Особенности СУБД Microsoft Access

Лекция 4.5

Базы данных и СУБД на примере Microsoft Access

 1. Понятие о базе данных и СУБД

2. Классификация БД

3. СУБД

4. СУБД Microsoft Access

5. Достоинства и недостатки Microsoft Access

 Понятие о базе данных и СУБД

База данных представляет собой один или несколько специальным образом организованных файлов, которые хранят систематизированную информацию, доступ к которой осуществляется с помощью программных средств системы управления базой данных (СУБД). Иначе говоря, база данных – это совокупность данных, обладающая определенными свойствами:

1. cтруктурированностью;

2. взаимосвязанностью;

3. независимостью от прикладных программ.

Замечание 1

Таким образом, база данных (БД) представляет собой совокупность организованной определенным образом информации на какую-либо тему (в рамках какой-либо предметной области), хранящуюся в электронном виде. К примеру, база данных сети магазинов и т. д.

Классификация БД

Базы данных можно классифицировать по разным признакам:

 По характеру хранимой информации БД бывают:

· фактографическими - хранящими краткую информацию в строго определенном формате, это, так называемые, картотеки;

· документальными – к ним относятся всевозможные документы, причем не только текстовые, но и графические, звуковые (мультимедиа), а также видеофайлы – все это, так называемые, архивы.

 По способу хранения данных (по техническим средствам) БД бывают:

· централизованными – когда вся информация хранится на одном компьютере, который может быть представлен как автономно, так и в качестве сервера сети с открытым доступом для пользователей-клиентов;

· распределенными – которые используются в локальных и глобальных компьютерных сетях, причем разные части базы хранятся на разных компьютерах.

По структуре организации данных БД бывают:

· реляционными;

· иерархическими;

· сетевыми.

 

 

СУБД

Определение 1

Система управления базой данных (СУБД) является комплексом программ и языковых средств, применяемых при создании, ведении и использовании баз данных.

СУБД предоставляет возможность программистам разработать новые, более совершенные средства обработки данных, а пользователям – возможность непосредственного управления хранящимися данными.

Современные СУБД должны удовлетворять требованиям:

· возможности манипулирования данными (например, ввод, выбор, вставка, обновление, удаление и др.);

· возможности поиска и формирования запроса;

· обеспечения целостности (согласованности) данных;

· обеспечения секретности и защиты данных (например, от несанкционированного доступа, от аппаратных сбоев).

Основными показателями в работе СУБД являются:

· высокая производительность;

· стоимость хранения и использования данных;

· простота в обращении к базе данных.

На сегодняшний день имеется большое количество СУБД, различающихся архитектурой, внутренним языком программирования, управляющей ими операционной системой и другими характеристиками. Среди СУБД, ориентированных на работу с конечным пользователем, для небольших организаций наиболее популярными являются MS Access, FoxPro, Paradox. Более сложными системами являются распределенные СУБД, предназначенные для работы с большими БД, которые распределены по нескольким серверам. К ним относятся Oracle, Sybase, Informix.

СУБД Microsoft Access

Определение 2

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access представляет собой профессиональную программу управления базами данных, с помощью которой возможны накапливание и систематизация разнообразной информации, а также поиск и сортировка объектов согласно выбранным критериям, конструирование удобных форм для ввода данных и генерирование на основании имеющихся записей прекрасно оформленных отчетов.

 Используя MS Access можно обеспечить одновременный доступ к данным десяткам пользователей. Данная БД используется для хранения больших объемов информации, управления данными, их выборкой, сортировкой и другими действиями.

 Замечание 2

С БД могут работать 2 категории исполнителей: проектировщики (программисты) и пользователи. Проектировщиками разрабатывается структура таблиц БД и согласовывается с заказчиками, а также ведется отладка БД. Пользователи заполняют и обслуживают БД.

СУБД работает в 2-х режимах: проектировочном и пользовательском.

Первый применяется при создании или изменении структуры базы данных и создании ее объектов. Второй режим используется при непосредственной работе с ранее подготовленными объектами для наполнения БД или получения данных из нее.

Вся информация БД хранится в одной или нескольких таблицах, состоящих из набора однотипных записей, размещенных друг за другом. Эти записи представляют собой строки таблицы, которыми можно управлять. В БД строку таблицы называют записью, а столбец - полем.

Каждая запись может хранить самую разнообразную информацию. Поля одного типа разных записей образуют столбец таблицы, который содержит значения определенного свойства. Поля являются различными характеристиками объекта. Значения полей в одной строке относят к одному объекту. Каждое поле имеет свое имя.

Другие модули БД используются для обработки информации таблиц. Запросы проводят выборку данных согласно определенным условиям. Формы используют для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты выводят оформленные списки записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Таким образом, объектами базы данных Microsoft Access являются:

· таблицы – основной объект используется для хранения данных и структуры БД;

· запросы – представлены специально созданными таблицами для отбора, сортировки и анализа данных;

· формы – объекты для удобства ввода данных;

· отчеты – выводят данные на бумагу в удобном для просмотра виде;

· страницы – используются для работы в сети Интернет;

· макросы – представляют собой макрокоманды для автоматизации повторяющихся операций;

· модули – используются для обработки событий и вычислений.

Microsoft Access позволяет объединить сведения из различных источников в одной реляционной БД. С помощью создаваемых форм, запросов и отчетов можно быстро и эффективно обновить данные, получить ответы на вопросы, осуществить поиск необходимой информации, проанализировать данные и выпустить на печать отчеты.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. В ходе работы с данными из нескольких таблиц устанавливается связь между ними.

Замечание 3

При выходе из Microsoft Access измененные данные сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится запрос на подтверждение сохранения этих изменений перед завершением работы.

Основными действиями, которые пользователь может выполнить, применяя СУБД являются:

· создание структуры базы данных;

· заполнение базы информацией;

· изменение структуры и содержания базы данных;

· поиск информации в базе;

· сортировка данных;

· защита базы данных.

 Достоинства и недостатки Microsoft Access

Достоинствами СУБД Microsoft Access являются простота, гибкость, русификация, наличие разнообразных мастеров, конструкторов, надежная работа.

Недостатками Microsoft Access явились слабые средства защиты и восстановления информации, ограничения на объем информации, отсутствие собственного языка программирования, низкая скорость при работе с большими объемами информации.

База данных Access

1. Особенности СУБД Microsoft Access

2. Таблицы и запросы

3. Формы и отчеты

Таблицы. Основные понятия БД

1. Основные понятия БД

2. Типы полей

3. Свойства полей БД

4. Объекты СУБД

5. Таблица как объект СУБД

6. Создание межтабличных связей

Основные понятия БД

Поле представляет собой минимальный поименованный элемент информации, которая хранится в БД и рассматривается как единое целое.

Поле может быть представлено числом, буквами или их сочетанием (текстом). К примеру, в телефонном справочнике в качестве полей используются фамилии и инициалы, адреса, номера телефонов, т.е. 3 текстовых поля (номер телефона тоже рассматривают как текст).

 

Запись – это совокупность полей, которые соответствуют одному объекту. Например, абоненту АТС будет соответствовать запись из 3 полей.

Файл является совокупностью связанных по определенному признаку записей. Таким образом, простым случаем представления базы данных является файл.

Типы полей

Все данные в БД делятся по типам. Информация в полях, которые принадлежат 1 столбцу (домену), имеет одинаковый тип. Подобный подход дает возможность ЭВМ выполнять контроль вводимой информации.

К основным типам полей БД относятся:

• символьный (текстовый) - в поле по умолчанию могут храниться до 256 символов;
• числовой, содержащий числовые данные разных форматов, которые используются для проведения расчетов;
• дата/время - содержит значения даты и времени;
• денежный - использует денежные значения и числовые данные (до 15 знаков целой части и 4 знаков дробной части);
• примечание - способно содержать до 216 символов (216=65536);
• счетчик - специальное числовое поле, в котором каждой записи присваивается уникальный для нее номер;
• логический - хранит 1 из 2 значений: true или false;
• объект OLE (Object Linking and Embedding - технология вставки и связывания объекта) – в поле может содержаться любой объект: электронная таблица, текстовый документ, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, внедренные или связанные с СУБД;
• гиперссылка - содержит строку, которая состоит из букв и цифр и представляет адрес сайта или веб-страницы;
• мастер подстановок - создает поле, в котором предлагает выбрать значения из списка или уже содержит набор постоянных значений.

Свойства полей БД

С помощью полей БД можно не только определить структуру БД, но и групповые свойства данных, которые записываются в ячейки, которые принадлежат каждому из полей.

К основным свойствам полей таблиц БД в СУБД Microsoft Access относятся:

• имена полей — определяют, как нужно обращаться к данным полей при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
• типы полей — определяют типы данных, содержащихся в полях;
• размеры полей — определяют максимальную длину данных, которые размещаются в данном поле (в символах);
• форматы полей — определяют способы форматирования данных в ячейках полей;
• маски ввода — определяют форму ввода данных в поля (средство автоматизации ввода данных);
• подписи — определяют заголовки столбцов таблиц полей (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
• значения по умолчанию — это значения, которые вводятся в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• условия на значение — ограничения, проверяющие правильность ввода данных (средство автоматизации ввода, используемое для данных числового, денежного типов или типа даты);
• сообщения об ошибке — текстовые сообщения, выдаваемые автоматически при вводе ошибочных данных (проверка на ошибку выполняется автоматически при заданном свойстве Условие на значение);
• обязательные поля — определяют обязательные заполнения полей при заполнении базы;
• пустые строки — разрешают вводить пустые строковые данные (относится лишь к текстовым данным);
• индексированные поля — используются для ускорения операций, связанных с поиском или сортировкой записей по значению, которое хранится в этом поле, также используются для проверки на наличие повторов, что автоматически исключает дублирование данных.

Свойства у полей различаются в зависимости от типов хранящихся в них данных. Так, вышеуказанные свойства полей относятся в основном к текстовому полю. В полях других типов могут добавляться свои свойства. К примеру, важным свойством для действительных чисел является количество знаков после десятичной запятой. Для рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE многие из вышеуказанных свойств вообще не имеют значения.

Просмотр базы данных

В OpenOffice.org для просмотра базы данных можно использовать два различных метода.
Выберите Файл - Открыть, чтобы открыть файл базы данных.
Файл базы данных предоставляет полный доступ к таблицам, запросам, отчетам и формам. Можно изменить структуру таблиц и содержимое записей данных.
Выберите команду Вид - Источник данных для просмотра зарегистрированных баз данных.
Представление источника данных может использоваться для перетаскивания полей таблиц из зарегистрированных баз данных в документы и для выполнения слияний.

Создание новой базы данных

Выберите команду Файл - Создать - База данных.
При этом запускается мастер баз данных, с помощью которого можно создать новый файл базы данных.
В окне мастера баз данных выберите тип базы данных и установите флажок, чтобы открывать мастер таблиц в качестве следующего мастера.
Мастер таблиц помогает добавлять таблицу к новому файлу базы данных.

Работа с таблицами

Данные сохраняются в таблицах. Например, адресная книга системы, которая используется для адресов электронной почты пользователя, представляет собой таблицу базы данных этой адресной книги. Каждый адрес - это запись данных, представленная в виде строки в этой таблице. Эти записи данных включают поля данных, например поля имени, фамилии и поле адреса электронной почты.

Лекция 4.5

Базы данных и СУБД на примере Microsoft Access

 1. Понятие о базе данных и СУБД

2. Классификация БД

3. СУБД

4. СУБД Microsoft Access

5. Достоинства и недостатки Microsoft Access

 Понятие о базе данных и СУБД

База данных представляет собой один или несколько специальным образом организованных файлов, которые хранят систематизированную информацию, доступ к которой осуществляется с помощью программных средств системы управления базой данных (СУБД). Иначе говоря, база данных – это совокупность данных, обладающая определенными свойствами:

1. cтруктурированностью;

2. взаимосвязанностью;

3. независимостью от прикладных программ.

Замечание 1

Таким образом, база данных (БД) представляет собой совокупность организованной определенным образом информации на какую-либо тему (в рамках какой-либо предметной области), хранящуюся в электронном виде. К примеру, база данных сети магазинов и т. д.

Классификация БД

Базы данных можно классифицировать по разным признакам:

 По характеру хранимой информации БД бывают:

· фактографическими - хранящими краткую информацию в строго определенном формате, это, так называемые, картотеки;

· документальными – к ним относятся всевозможные документы, причем не только текстовые, но и графические, звуковые (мультимедиа), а также видеофайлы – все это, так называемые, архивы.

 По способу хранения данных (по техническим средствам) БД бывают:

· централизованными – когда вся информация хранится на одном компьютере, который может быть представлен как автономно, так и в качестве сервера сети с открытым доступом для пользователей-клиентов;

· распределенными – которые используются в локальных и глобальных компьютерных сетях, причем разные части базы хранятся на разных компьютерах.

По структуре организации данных БД бывают:

· реляционными;

· иерархическими;

· сетевыми.

 

 

СУБД

Определение 1

Система управления базой данных (СУБД) является комплексом программ и языковых средств, применяемых при создании, ведении и использовании баз данных.

СУБД предоставляет возможность программистам разработать новые, более совершенные средства обработки данных, а пользователям – возможность непосредственного управления хранящимися данными.

Современные СУБД должны удовлетворять требованиям:

· возможности манипулирования данными (например, ввод, выбор, вставка, обновление, удаление и др.);

· возможности поиска и формирования запроса;

· обеспечения целостности (согласованности) данных;

· обеспечения секретности и защиты данных (например, от несанкционированного доступа, от аппаратных сбоев).

Основными показателями в работе СУБД являются:

· высокая производительность;

· стоимость хранения и использования данных;

· простота в обращении к базе данных.

На сегодняшний день имеется большое количество СУБД, различающихся архитектурой, внутренним языком программирования, управляющей ими операционной системой и другими характеристиками. Среди СУБД, ориентированных на работу с конечным пользователем, для небольших организаций наиболее популярными являются MS Access, FoxPro, Paradox. Более сложными системами являются распределенные СУБД, предназначенные для работы с большими БД, которые распределены по нескольким серверам. К ним относятся Oracle, Sybase, Informix.

СУБД Microsoft Access

Определение 2

Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access представляет собой профессиональную программу управления базами данных, с помощью которой возможны накапливание и систематизация разнообразной информации, а также поиск и сортировка объектов согласно выбранным критериям, конструирование удобных форм для ввода данных и генерирование на основании имеющихся записей прекрасно оформленных отчетов.

 Используя MS Access можно обеспечить одновременный доступ к данным десяткам пользователей. Данная БД используется для хранения больших объемов информации, управления данными, их выборкой, сортировкой и другими действиями.

 Замечание 2

С БД могут работать 2 категории исполнителей: проектировщики (программисты) и пользователи. Проектировщиками разрабатывается структура таблиц БД и согласовывается с заказчиками, а также ведется отладка БД. Пользователи заполняют и обслуживают БД.

СУБД работает в 2-х режимах: проектировочном и пользовательском.

Первый применяется при создании или изменении структуры базы данных и создании ее объектов. Второй режим используется при непосредственной работе с ранее подготовленными объектами для наполнения БД или получения данных из нее.

Вся информация БД хранится в одной или нескольких таблицах, состоящих из набора однотипных записей, размещенных друг за другом. Эти записи представляют собой строки таблицы, которыми можно управлять. В БД строку таблицы называют записью, а столбец - полем.

Каждая запись может хранить самую разнообразную информацию. Поля одного типа разных записей образуют столбец таблицы, который содержит значения определенного свойства. Поля являются различными характеристиками объекта. Значения полей в одной строке относят к одному объекту. Каждое поле имеет свое имя.

Другие модули БД используются для обработки информации таблиц. Запросы проводят выборку данных согласно определенным условиям. Формы используют для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты выводят оформленные списки записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Таким образом, объектами базы данных Microsoft Access являются:

· таблицы – основной объект используется для хранения данных и структуры БД;

· запросы – представлены специально созданными таблицами для отбора, сортировки и анализа данных;

· формы – объекты для удобства ввода данных;

· отчеты – выводят данные на бумагу в удобном для просмотра виде;

· страницы – используются для работы в сети Интернет;

· макросы – представляют собой макрокоманды для автоматизации повторяющихся операций;

· модули – используются для обработки событий и вычислений.

Microsoft Access позволяет объединить сведения из различных источников в одной реляционной БД. С помощью создаваемых форм, запросов и отчетов можно быстро и эффективно обновить данные, получить ответы на вопросы, осуществить поиск необходимой информации, проанализировать данные и выпустить на печать отчеты.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. В ходе работы с данными из нескольких таблиц устанавливается связь между ними.

Замечание 3

При выходе из Microsoft Access измененные данные сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится запрос на подтверждение сохранения этих изменений перед завершением работы.

Основными действиями, которые пользователь может выполнить, применяя СУБД являются:

· создание структуры базы данных;

· заполнение базы информацией;

· изменение структуры и содержания базы данных;

· поиск информации в базе;

· сортировка данных;

· защита базы данных.

 Достоинства и недостатки Microsoft Access

Достоинствами СУБД Microsoft Access являются простота, гибкость, русификация, наличие разнообразных мастеров, конструкторов, надежная работа.

Недостатками Microsoft Access явились слабые средства защиты и восстановления информации, ограничения на объем информации, отсутствие собственного языка программирования, низкая скорость при работе с большими объемами информации.

База данных Access

1. Особенности СУБД Microsoft Access

2. Таблицы и запросы

3. Формы и отчеты

Особенности СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - офисная система управления базами данных (СУБД). Она входит в состав пакета Microsoft Office, распространяемого на коммерческой основе. Продукт ориентирован на пользователей, не имеющих специальных знаний по работе с базами данных. С его помощью создавать их и управлять ими могут даже те, кто не знаком с языком запросов SQL и другими приемами, необходимыми для работы с более сложными СУБД.

Microsoft Access оснащен интуитивно понятным интерфейсом. С помощью хорошо визуализированных элементов управления, организованных в "ленту" (меню приложения), пользователь может в графическом режиме создавать, изменять, связывать между собой, удалять следующие группы объектов:

• таблицы;
• запросы;
• формы;
• отчеты;
• модули.

Замечание 1

Все перечисленные объекты хранятся в едином файле, который можно открыть в проводнике Windows одним щелчком мыши. Это делает продукты, созданные в формате Microsoft Access, удобными при копировании с компьютера на компьютер.

пробуй обратиться за помощью к преподавателям

Приложение оснащено и другими полезными в офисных базах данных возможностями: схема данных, которая также может быть представлена в наглядной форме, импорт данных из популярных форматов (текстовые файлы, электронные таблицы) и экспорт в них, подключение к внешним источникам данных, оснащение базы данных дополнительными возможностями с помощью специально написанных модулей на языке Visual Basic и т.п.

Рисунок 1. Основные элементы управления MS Access.

Следует отметить, что Microsoft Access предназначен для управления сравнительно небольшими базами данных (до несколько десятков тысяч записей), которыми пользуется сравнительно небольшое количество пользователей (порядка 20-30). Его главное достоинство - наглядность и низкий порог вхождения для пользователей. Для создания высоконагруженных баз данных с большим количеством пользователей следует задействовать более подходящие СУБД: MSSQL, PostgreSQL, MySQL, БД Oracle и т.д.