Приобретение услуг и запасов

4.6.1. В лаборатории установлена процедура по выбору и приобретению необходимых услуг и запасов, влияющих на качество поверки СИ (оборудования, нормативных документов, программного обеспечения, расходных материалов, услуг по поверке и ремонту средств измерений и т.д.).

Процедура устанавливает требования к организации материально-технического снабжения с целью бесперебойного и качественного функционирования лаборатории.

Лаборатория систематически проводит анализ потребности в материалах, эталонах, средствах измерений. На основании проведенного анализа начальник лаборатории составляет заявки на закупки необходимых материалов. Заявки направляются на рассмотрение директору. Ответственным за предоставление заявок на закупку оборудования, средств измерений и эталонов является начальник лаборатории.

Закупка эталонов, СИ и ВО осуществляется в соответствии с бюджетом ООО «ТЕХНОКОМ» на планируемый период. При этом также учитывается:

· необходимости приобретения (физический и/или моральный износ заменяемого оборудования или освоение новых видов поверки);

· наличие сведений об утверждении типа СИ в Федеральном Информационном Фонде по обеспечению единства измерений;

· соответствие метрологических и технических характеристик установленным требованиям;

· требования к размещению оборудования;

· стоимость оборудования (сравнение с аналогами).

Директор ООО «ТЕХНОКОМ» анализирует разработанные заявки и принимает решение (визирует заявки) о включении их в бюджет.  

4.6.2. Поступившие ТМЦ выдаются в лабораторию. Сотрудники лаборатории проверяют количество, комплектность, качество и наличие нормативной, технической документации в соответствии с условиями договора (контракта), заявки. В лаборатории обеспечена сохранность полученных запасов.

4.6.3. Закупочные документы на каждую единицу закупаемой продукции содержат данные, описывающие эту продукцию. Описание анализируется, а его техническое содержание одобряется, прежде чем эта продукция или услуга будет допущена к использованию. Гарантийные сроки обслуживания на оборудование устанавливаются в сопровождающих документах (паспортах) или могут быть оговорены в договоре. Если комплектность оборудования не определена соответствующими документами, они могут быть оговорены в договоре (контракте) или заявке.

4.6.4. Запрос на закупку производится напрямую поставщику через сайты производителей или их электронную почту. Оформление поставок, выполнение работ и услуг производится в виде договора. В договоре или заявке оговариваются условия качества оборудования, средств измерений и материалов. Изготовитель (поставщик) удостоверяет качество поставляемой продукции соответствующими документами: сертификат об утверждении типа, свидетельство о поверке, сертификат качества, сертификат соответствия, паспорт изделия.

Ответственность за выбор поставщиков и контроль выполнения работ несет начальник лаборатории.

4.6.5. Основными услугами, влияющими на качество поверки являются услуги по:

- дополнительной профессиональной подготовке и обучению сотрудников поверочной лаборатории;

-по приобретению программного и информационного обеспечения;

-по поверке эталонов и СИ поверочной лаборатории;

-по приобретению поверительных клейм

Все эти услуги оказываются по договорам с организациями, предоставляющими эти услуги.

 

Обслуживание заказчиков

4.7.1. Лаборатория тесно сотрудничает с заказчиками по всем вопросам, связанным с выполнением работ по поверке СИ.

По желанию Заказчика, ему предоставляется доступ в лабораторию для наблюдения за процедурой поверки. При нахождении в помещении при проведении поверки принадлежащих ему СИ, заказчик должен полностью подчиняться исполнителю, ответственному за проведение работы, и не должен вмешиваться в процесс поверки.

Лаборатория ООО «ТЕХНОКОМ» обеспечивает конфиденциальность своей информации, полученной при проведении поверочных работ. Информация не должна раскрываться третьей стороне без письменного согласия ее владельца. Если закон требует доведения информации до сведения третьей стороны, то владелец информации должен быть поставлен об этом в известность. Данная информация может быть передана третьей стороне только по решению руководителя ООО «ТЕХНОКОМ» на официальный письменный запрос этой третьей стороны.

В лаборатории приняты следующие меры, исключающие утечку информации, полученной от заказчика, и обеспечивающие ее конфиденциальность:

- исключение доступа посторонних лиц в помещения лаборатории и к техническим документам;

- получение сотрудником информации, не связанной с выполнением должностных обязанностей, только с разрешения директора;

- наличие специальных стеллажей для хранения документов;

- предупреждение каждого сотрудника о недопустимости разглашения конфиденциальной информации и ответственности за нарушение данного правила.

Не допускается ознакомление заказчика и иных лиц с результатами поверки до их оформления и утверждения.

Комплект нормативных и технических документов на СИ, подлежащие поверке, поступивший от заказчика, является собственностью заказчика и после проведения поверки возвращаются заказчику.

Результаты поверки СИ передаются заказчику после оплаты проведенной работы.

Оформленные протоколы являются собственностью лаборатории ООО «ТЕХНОКОМ» и передаются заказчику по его требованию.

Лаборатория не имеет права тиражировать протоколы поверки и передавать их третьей стороне без разрешения заказчика. Лаборатория имеет право предоставлять результаты поверки СИ на обязательные требования контролирующим органам.

4.7.2. Лаборатория имеет обратную связь с заказчиками, которая используется для улучшения системы качества, усовершенствования выполнения поверки, а также обслуживания заказчиков услуг. Сотрудники лаборатории придают большое значение эффективному обмену информацией, консультациям и методическим рекомендациям по техническим вопросам.

Связь с заказчиком услуг поддерживается в течении всей работы. Лаборатория предусматривает извещение заказчика обо всех задержках или значительных отклонениях при проведении поверки. Обратная связь с заказчиком услуг лаборатории осуществляется также при помощи анкетирования.

В ООО «ТЕХНОКОМ» установлены следующие правила информационного взаимодействия с заказчиками:

- посредством официального сайта: www.tehseg.ru;

- посредством электронной почты: [email protected];

- посредством мобильной связи;

- посредством переписки по почте, при этом информация предоставляется на основании официального письменного запроса заказчика.

 

Претензии

В лаборатории предусмотрена политика и процедуры по урегулированию претензий заказчиков.

4.8.1. Претензии (жалобы) могут быть получены по почте или вручены лично. Поступившая претензия (жалоба) регистрируется в журнале «Входящая корреспонденция», а также в Журнале учета претензий (Приложение 12) начальником лаборатории и направляется на рассмотрение директору.

Подтверждение получения лицу, предъявляющему претензию (жалобу) осуществляется после ее регистрации. Подтверждение может быть передано по почте, телефону или электронной почте.

При получении жалобы директор проводит ее первоначальную оценку, с целью определения:

- относится ли она к деятельности лаборатории, за которую она несет ответственность;

- возможности проведения немедленных действий по рассмотрению претензии;

- установления важности и возможных последствий;

- установления конкретных шагов по работе с претензией.

После оценивания директор ставит на претензию резолюцию, которая должна содержать:

- перечень лиц, ответственных за расследование претензии (жалобы).

- сроки ее исполнения (ответа);

- мероприятия по ее расследованию (при необходимости);

- требуемые средства для решения.

Необходимо учитывать, что анализ и расследование претензии должен проводиться лицами, не имевшимими отношение к предмету претензии.

Претензия с резолюцией передается начальнику лаборатории.

4.8.2. До начала расследования претензий и несоответствий начальник лаборатории проводит выяснение обстоятельств и обоснованность претензий, проверяет полноту и последовательность выполнения процедур системы качества. Сотрудники лаборатории проводят контрольную поверку забракованного СИ и опрос лиц, причастных к выполнению данных работ.

В случае признания правомерности предъявляемых претензий выявляются причины, приведшие к неудовлетворительному качеству выполнения поверки, порче или потере СИ, устанавливаются конкретные сотрудники, по вине которых произошли нарушения.

4.8.3. При расследовании претензии (жалобы) проводится сбор и проверка всей информации, необходимой для оценки обоснованности претензии (жалобы), расследование всех необходимых обстоятельств и данных, связанных с претензией (жалобой), доведение информации до сведения соответствующего персонала, подготовка предложений по последующим необходимым мероприятиям. Уровень расследования должен быть соразмерным важности, частоте возникновения и тяжести последствий претензии (жалобы).

4.8.4. После расследования обстоятельств и данных по претензии (жалобе) начальник лаборатории готовит для принятия решения директором:

- информацию, подтверждающую обоснованность претензии (жалобы);

- предложения по исправлению проблемы и предупреждению ее повторного появления в будущем (корректирующие действия) с указанием сроков проведения и лиц, ответственных за реализацию предпринимаемых действий.

4.8.5. Директор, не позднее 3 дней со дня получения претензии, собирает совещание, на котором проводится детальное рассмотрение предъявляемых претензий.

По результатам совещания составляется акт с заключением о принятии (снятии) претензии, копия акта, и принятые решения доводятся до сведения заказчика, предъявившего претензию.

Если претензия не может быть немедленно удовлетворена, то руководство предпринимает все меры для ее решения, которые могут привести к наиболее эффективному результату в возможно более короткие сроки.

Решение, сообщаемое предъявителю претензии, должно быть принято лицами, не имевшими отношения к предмету претензии после выполнения соответствующих действий.

Решения по претензиям может принимать директор или начальник лаборатории.

Решения по претензии доводятся до предъявителя претензии и персонала немедленно после принятия решения.

Решение оформляется в письменном виде, в произвольной форме в виде ответа на претензию. В решении прописываются результаты рассмотрения претензии, выполнение соответствующих предпринятых действий, а также уведомление об окончании процесса ее рассмотрения. После подписания директором, решение регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции и направляет предъявителю претензии.

4.8.6. Деятельность по управлению претензией признается удовлетворительной, когда предъявитель претензии (жалобы) удовлетворен или принято заключительное решение.

Начальник лаборатории формирует все документы, полученные в процессе работы и относящиеся к одной претензии (жалобе), в один файл.

Документы по претензии подшиваются в папку «Претензии», которая находится на хранении у начальника лаборатории. Директор, совместно с предъявителем претензии должен определить, необходимо ли и, если да, то в какой степени разглашать предмет претензии и сделанное по ней заключение.

4.8.7. Вся собранная и зарегистрированная информация по претензиям (жалобам) анализируется руководством при проведении анализа системы менеджмента качества и проведении мониторинга, анализа и улучшения системы менеджмента качества лаборатории.

 

4.9. Управление работами по поверке, не соответствующими установленным требованиям

4.9.1.1. Лаборатория имеет политику и процедуры, к которым прибегают в случаях, если любой аспект поверки или результаты этой работы не соответствуют собственным процедурам лаборатории или требованиям, согласованным с заказчиком услуг лаборатории. Политика и процедуры гарантируют, что:

a) если несоответствующая работа выявлена, то

-сотрудники обязаны немедленно уведомить об этом начальника лаборатории. Работы, выполняемые с нарушением установленных требований, на любой стадии, должны быть незамедлительно приостановлены и возобновлены только по согласованному разрешению руководителя подразделения.

- установлены и предприняты соответствующие действия (включая приостановку работы и, при необходимости, приостановку выдачи протоколов и аннулирование свидетельств о поверке).

б) проведена оценка значимости несоответствующей работы;

в) незамедлительно приняты корректирующие действия вместе с любым решением о приемлемости несоответствующей работы;

г) при необходимости заказчик услуг лаборатории извещен и работа отменена;

д) установлена ответственность за разрешение необоснованно возобновить работу.

4.9.1.2. Работами по поверке, не соответствующими установленным требованиям, применительно к деятельности лаборатории, являются:

- ошибки при оформлении документов (протоколов поверки, свидетельств о поверке и т.д.);

- срыв сроков;

- некачественное выполнение работ по поверке СИ и т.п. (далее несоответствия);

- нарушение установленного порядка работ при проведении поверки СИ;

- несоблюдение требований и методик, правил эксплуатации средств поверки.

4.9.1.3. Несоответствия определяются:

- по жалобам и претензиям клиентов;

- при проверке деятельности лаборатории внешними организациями;

- в процессе внутренних проверок;

- в процессе работы на СИ;

По выявленным несоответствиям формируются записи:

- акты, распоряжения, предписания.

Процесс управления несоответствующей продукцией/услугой осуществляется в следующем порядке:

- обнаружение несоответствующей продукции/услуги;

- анализ несоответствия;

- устранение несоответствия;

- предупреждение повторного возникновения несоответствия.

4.9.1.4. Анализ несоответствий начинается после их выявления на основании записей по несоответствиям.

Анализ несоответствий, как правило, проводится назначенной комиссией по приказу. В процессе анализа несоответствий назначенная комиссия выясняет размеры и причины несоответствий.

С этой целью могут быть произведены следующие мероприятия:

- опрос специалистов;

- изучение документов, данных и записей;

- обмен мнениями;

- проведение необходимых измерений и наблюдений;

4.9.1.5. Размер несоответствия оценивается по следующим двум категориям:

1) Значительными несоответствиями являются:

- нарушения требований Законодательства;

- несоответствия, для устранения которых необходим срок более одного календарного месяца;

- отсутствие или несоблюдение обязательной документированной процедуры;

- систематическое нарушение процессов;

- многократное повторение одного несоответствия;

- требующее для корректирующих мероприятий значительных трудовых и финансовых затрат.

2) Незначительными несоответствиями считаются:

- вызванные ошибкой исполнителя без существенных последствий и устранимые в срок до одной недели.

В результате анализа определяется причина несоответствия и назначается ответственное лицо, которому поручается устранение несоответствий, а также определяются меры, обеспечивающие исключение возникновения несоответствий в дальнейшем.

Когда определено, что несоответствия могут подвергнуть риску результаты поверки, соответствующая деятельность должна быть прекращена до тех пор, пока корректирующие действия не будут проведены и не приведут к удовлетворительным результатам. Результаты, на которые могли повлиять несоответствия, должны быть проверены, и Заказчики должны быть проинформированы, если результаты поверочных работ под сомнением.

Правила извещения Заказчиков о работах, выполненных с нарушением установленных требований:

а) если средства измерений, повереные с отступлением от установленных требований системы качества, не выданы Заказчику, то, после проведения корректирующих мероприятий, поводится их повторная поверка. Результаты работы, полученные при проведении поверки с отступлением от норм системы качества, аннулируются.

б) если средства измерений, повереные с отступлением от установленных требований системы

качества, выданы Заказчику, то начальник поверочной лаборатории незамедлительно сообщает Заказчику о возможной недостоверности результатов поверки, результаты поверки отзываются, средство измерений подлежит поверке повторно.

Для устранения несоответствий дается определенное время. Менеджер по качеству полностью отвечает за устранение несоответствий.

Обоснованные претензии заказчиков и несоответствия, возникшие по вине лаборатории, устраняются в первоочередном порядке. Отметка о выполнении и устранении выявленного несоответствия фиксируется в журнале внутреннего контроля при выявлении несоответствий (Приложение 13).

4.9.1.6. Должностные лица, виновные в выполнении работ, не соответствующих установленным требованиям, привлекаются к ответственности в соответствии с должностными инструкциями.

Решение о возобновление работ принимается начальником поверочной лаборатории. Работники поверочной лаборатории, принявшие необоснованное решение о возобновлении работ, несут дисциплинарную ответственность.

4.9.1.7. Общие правила и действия на случай выявления услуг, оказанных с нарушением установленных требований, определены в Инструкции по предупреждению работ, выполненных с нарушением установленных требований (Приложение 14).

4.9.2. В лаборатории принимаются все меры для того, чтобы несоответствующие работы не повторялись или при их повторном появлении были предприняты корректирующие действия.

Улучшение

Постоянное улучшение результативности работ и оказанных услуг по обеспечению единства измерений направлено на совершенствование данной деятельности.

Деятельность по улучшению включает в себя:

- анализ и оценку состояния обеспечения единства измерений;

- определение сфер и целей ее улучшения;

- поиск возможных решений для достижения поставленных целей и выбор оптимальных из них;

- выполнение выбранного решения;

- анализ и оценку результатов эффективности выполнения принятого решения;

- регистрацию и последующее оформление проведенных изменений, процессов и процедур.

Объектами реализации улучшения СМК является совокупность всех отдельных процессов и процедур деятельности по обеспечению единства измерений.

Улучшение результативности системы менеджмента качества в лаборатории происходит за счёт использования политики в области качества, целей и задач в области качества, результатов проверок (внутренних и внешних), анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий и анализа со стороны руководства ООО «ТЕХНОКОМ», собственных наблюдений административного и технического персонала.

 

Корректирующие действия

4.11.1. Корректирующие действия применяются для устранения или минимизации случаев повторного возникновения несоответствий.

В поверочной лаборатории предусмотрены корректирующие действия в случаях выявления несоответствий работ по поверке СИ установленным требованиям или отступления от политики или процедур, предусмотренных системой менеджмента.

Несоответствия могут быть выявлены в результате:

- Контроля качества работ по поверке;

- Внутренних и внешних проверок;

- Анализа со стороны руководства;

- Обратной связи с заказчиками (поступление претензий, рекламаций);

- Наблюдений персонала.

Выявленные несоответствия фиксируются в Журнале проведения внутреннего контроля при выявлении несоответствий (Приложение 13).

4.11.2. Для принятия решения о корректирующих действиях проводится анализ причин, приведших к некачественной поверке СИ. В ходе анализа должны быть рассмотрены:

- Требования заказчика;

- Методы и процедуры;

- Квалификация и подготовка персонала;

- Оборудование, его техническое обслуживание и поверка.

В зависимости от вида работ, выполненных с нарушением установленных требований, менеджер по качеству обязан разработать следующие корректирующие мероприятия:

а) в случае выхода из строя, повреждения или сомнения в работоспособности эталонов, средств измерений, менеджер по качеству принимает решение о проведении внеочередного технического обслуживания или ремонта, консультируется с производителями эталонов о возникших проблемах;

б) если нарушение было вызвано нарушением поверителя требованиям нормативной документации по поверке СИ, принимается решение о применении мер дисциплинарного воздействия;

в) при недостаточной квалификации сотрудника принимается решение о повышении его квалификации путем обучения.

4.11.3. После анализа причин несоответствий в Журнале проведения внутреннего контроля при выявлении несоответствий (Приложение 13) описываются корректирующие мероприятия, наиболее подходящие для устранения выявленных несоответствий и их причин. Содержание корректирующих мероприятий доводится до сведения персонала, участвующего в работах по поверке СИ.

4.11.4. Ответственность за выработку и реализацию корректирующих мероприятий несет начальник лаборатории.

При внесении корректирующих действий указания начальника лаборатории должны быть четкими, понятными и учитывать квалификацию персонала.

4.11.5. Дата выполнения и устранения выявленного несоответствия указывается в Журнале проведения внутреннего контроля при выявлении несоответствий (Приложение 13)

Результаты предпринятых действий контролируются в ходе внутренних проверок.

Если несоответствия выявлены повторно, сразу после проведения корректирующих действий, начальник лаборатории принимает решение о проведении дополнительной внутренней проверки системы менеджмента качества.

 

Предупреждающие действия

4.12.1. Предупреждающие мероприятия направлены на предотвращение возникновения работ, выполненных с нарушением установленных требований, как технического характера, так и связанных с управлением качеством или усовершенствованием отдельных элементов СМК. Общее руководство и планирование работ по проведению предупреждающих мероприятий осуществляет начальник лаборатории - менеджер по качеству.

Предупреждающие действия подразумевают организационные и технические меры, выполняемые с целью предупреждения негативных воздействий, которые могут сказаться на результатах поверки СИ.

Предупреждающие действия включают:

- постоянное изыскание возможностей улучшения организации работ по поверке;

- анализ деятельности лаборатории, рабочих процедур и тенденций развития средств и методов поверки;

- подготовку и повышение квалификации сотрудников;

- своевременное техническое обслуживание, замена или усовершенствование эталонов и вспомогательного оборудования.

4.12.2. Планирование и проведение предупреждающих действий осуществляется в ООО «ТЕХНОКОМ» систематически на всех уровнях управления организацией.

4.12.3. Разработку и реализацию предупреждающих действий осуществляют с целью улучшения работ по поверке СИ по следующей процедуре:

- по результатам анализа поверочной деятельности определяются необходимые улучшения и выявляются потенциальные источники несоответствий технического характера или связанные с СМК;

- определяется состав, содержание и сроки реализации мер предупреждающего действия;

4.12.3. Решение о необходимости принятия мер по исключению и предупреждению появления причин несоответствия в зависимости от его значимости и требуемых трудозатрат принимаетсядиректором и начальником лаборатории – менеджером по качеству.

4.12.4. Предупреждающие действия осуществляются, в основном, на ранних стадиях деятельности:

- при анализе требований заказчика до подписания договора на оказание услуг;

- при технологической подготовке к оказанию услуг;

- при планировании закупок материалов и оборудования, их хранении, включая информацию о поставщиках.

4.12.5. На основе анализа несоответствий и нарушений, а также анализа причин возможных несоответствий должны приниматься эффективные меры для предотвращения и предупреждения потенциальных несоответствий.

4.12.6. Результаты анализа причин несоответствий реализуются в виде предложений по

совершенствованию СМК, рабочих документов, процедур по выполнению работ и оказанию услуг.

4.12.7. Источниками информации выявления потенциальных проблем и последующей разработки предупреждающих действий являются:

-анализ соответствия критериям аккредитации и иным обязательным требованиям;

-анализ потребностей и ожиданий заказчиков;

-анализ рынка (мониторинг рынка аналогичных услуг, текущие данные по себестоимости услуг и т.д);

- использование данных анализа финансово-хозяйственной деятельности;

- использование данных анализа СМК со стороны руководства;

- данные о претензиях и рекламациях;

- анализ результатов внешних и внутренних аудитов:

- самооценки

В целях предупреждения потенциальных несоответствий начальник лаборатории систематически выявляет потенциальные проблемы, находящиеся в его компетенции;

- производит оценку и обоснование их важности;

- определяют потенциальные несоответствия, которые могут привести к негативным последствиям;

- при необходимости разрабатывают предупреждающие мероприятия

4.12.7. Предупреждающие мероприятия могут разрабатываться на текущий период и на перспективу.

Предупреждающие действия на текущий период содержат комплекс неотложных мероприятий по предупреждению потенциальных несоответствий, несущих угрозу некачественному оказанию услуг ООО «ТЕХНОКОМ».

 Предупреждающие действия на перспективу содержат мероприятия:

- по повышению надежности и безопасности оказания услуг;

- по техническому перевооружению;

- по повышению компетенции персонала;

- по снижению себестоимости при оказании услуг.

4.12.8. Руководство ООО «ТЕХНОКОМ» анализирует выполнение предупреждающих действий/мероприятий. Решения по результатам анализа включают:

- оценку результативности предупреждающих мероприятий;

- оценку целесообразности корректировки предупреждающих мероприятий;

- оценку экономической эффективности предпринятых предупреждающих мероприятий.

4.12.9. В зависимости от содержания, объема, финансирования, сроков проведения предупреждающих мероприятий записи по предупреждающим мероприятиям могут проводиться

- в приказах, распоряжениях, других организационно-распорядительных документах ООО «ТЕХНОКОМ».

- в «Плане предупреждающих мероприятий» (Приложение 15).

Управление записями

4.13.1. Общие положения.

4.13.1.1. Процедура управления записями регламентирована СТО СМК 1.1-02-2017 «Управление записями».

В лаборатории установлены процедуры управления (сбора, идентификации, доступа, систематизации, хранения, ведения и изъятия) следующими записями по качеству и техническим вопросам:

- Результаты контроля качества работ по поверке и внутренних проверок;

Записи по качеству включают в себя:

а) выявленные несоответствия и предпринятые корректирующие действия;

б) материалы по претензиям со стороны заказчика;

в) документы о проведении внутренних проверок СМК;

г) результаты анализа со стороны руководства;

-  Протоколы поверки СИ.

- Данные по учёту, поверке (аттестации), ремонту и техническому обслуживанию средств поверки.

Журналы для ведения записей идентифицированы, страницы пронумерованы. На первом листе Журналов указывается дата начала ведения Журнала, ответственный за ведение Журнала. Также допускается ведение этих журналов в электронном виде. 

4.13.1.2. Записи имеют однозначную идентификацию, датированные и понятны пользователям и проверяющим.

Содержание должно соответствовать форме, если она предусмотрена.

Подлинность и достоверность данных и любых внесенных изменений заверяется подписью сотрудника, отвечающего за ведение записи. В случае утраты (при необходимости) восстанавливается дубликат записи.

Если в зарегистрированных данных обнаружена ошибка, то она исправляется сотрудником лаборатории, заметившим ошибку, путём перечёркивания недостоверных (ошибочных) данных и вписыванием действительных данных.

4.13.1.3. Все документы по поверке СИ архивируются. Их регистрация, сохранность и недоступность контролируется начальником лаборатории. Архив протоколов хранится в электронном виде и в папке «Протоколы поверки». При архивировании электронной информации используется программа АСМО. Доступ к электронной информации ограничен и защищен паролями. Информация о результатах поверки СИ хранится не менее трех интервалов между поверками.

4.13.1.4. Доступ к электронной информации ограничен и защищен паролями. Защита от потери данных на электронном носителе предусматривает резервное копирование данных. Ответственным за резервное копирование данных является старший инженер по метрологии. С целью обеспечения сохранности электронных документов в лаборатории осуществляется резервное копирование документов на съемный носитель.

Резервное копирование осуществляется два раз в месяц на съемный носитель. Доступ к съемному носителю с резервными копиями имеет только начальник поверочной лаборатории.
В случае утери или повреждения документа, проводится его восстановление из резервной копии.

4.13.2. Технические записи.

В лаборатории ведутся записи о первичных наблюдениях, расчетах (при необходимости) и другой информации по проведению поверок. Записи ведутся в тетрадях, которые имеет каждый поверитель. Записи ведутся в произвольной форме.

Если в записи необходимо внести исправления, то ошибочные значения перечеркиваются, но не стираются, и рядом пишется правильное значение. Внесенные исправления должны подтверждаться подписью лица, ответственного за ведение записей, с расшифровкой подписи и датой исправления. Записи могут вестись в электронном виде, при этом программа должна исключать доступ посторонних лиц к ведению и изменению записей.

 

Внутренние проверки

4.14.1. Процедура внутреннего аудита регламентирована СТО СМК 1.1-03-2018 «Внутренний аудит».

Менеджер по качествуодин раз в год и в соответствии с предварительно установленным план-графиком (Приложение 16.1) проводит внутренние аудиты своей деятельности, чтобы верифицировать соответствие требованиям системы менеджмента качества и стандарта ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009. Программа внутреннего аудита охватывает все элементы системы менеджмента. Менеджер по качеству несет ответственность за планирование и организацию проверок в соответствии с графиком и требованиями менеджмента.

4.14.2. Внутренний аудит деятельности лаборатории проводятся с целью:

- оценки результативности функционирования системы менеджмента качества и её отдельных элементов, соответствие её требованиям Политики в области качества и действующей НД;

- выявления несоответствий в работе требованиям НД;

- определение проверки результативности корректирующих мер по результатам предыдущих проверок.

Несоответствия, найденные в ходе внутреннего аудита, дают ценную информацию для улучшения системы менеджмента качества лаборатории и должны также быть использованы в анализе со стороны руководства.

4.14.3. В лаборатории ООО «ТЕХНОКОМ» установлен двухступенчатый контроль качества:

- первая ступень – проверка выполнения положений РК лаборатории посредством внутреннего аудита в соответствии с утвержденной программой;

- вторая ступень – контроль качества работы сотрудников, выполняющих поверку СИ.

Внутренний аудит проводится в соответствии с утвержденным планом. При обнаружении несоответствий в работе лаборатории или по требованию руководства организации проводятся внеочередные внутренние проверки.

Внутренние аудиты проводятся в подразделениях лаборатории 1 раз в год, чтобы:

• установить соответствие СМК установленным требованиям;

• проверить, результативно ли внедрена СМК и поддерживается ли она в рабочем состоянии;

• получить необходимые исходные данные для организационного и детального планирования.

Ответственность за планирование, организацию проверок и назначение комиссии по проверке несет начальник лаборатории.

Начальник лаборатории анализирует акт и предлагает корректирующие действия по устранению несоответствий и причин, их вызвавших, и разрабатывает план мероприятий по устранению несоответствий. При последующих проверках определяется результативность предпринятых корректирующих действий.

До 15 декабря текущего года на основании распоряжения по лаборатории о проведении аудита начальником лаборатории (менеджером по качеству) разрабатывается Программа внутреннего аудита СМК в соответствии с Приложением 16.2. Программа направляется на утверждение директору. При отсутствии замечаний, Программа утверждается. Сбор фактических данных производится путем экспертизы документации, анализа правильности выполнения персоналом процедур, предусмотренных нормативной документацией.

В качестве источников информации используются:

- опросы работников лаборатории;

- наблюдения за деятельностью персонала, функционированием процессов;

- данные обратной связи от Заказчиков;

- нормативные документы системы менеджмента качества;

- протоколы поверок.

Менеджер по качеству отвечает за программу аудита и выступает в роли ведущего аудитора.Т.к. лаборатория является небольшой организацией, то менеджер по качеству может проводить аудиты самостоятельно. Руководство, однако, должно убедиться, что менеджер по качеству выполняет свои функции добросовестно и беспристрастно.

4.14.4. Результаты аудита оформляются менеджером по качеству в виде отчета по форме Приложения 17.

На основании представленного отчета директор Общества утверждает его и принимает решение о действиях, предотвращающих недостатки (если они были выявлены). Документация по внутренним аудитам (план-график, программа, отчеты, планы предупреждающих действий) должна храниться в течение 5 лет.

Контроль качества работы сотрудников, выполняющих поверку СИ, проводится согласно инструкции по проведению внутреннего контроля (Приложение 18).