Лабораторная Работа №3. Разработка базы данных средствами ms access

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MS ACCESS

 

Создание таблиц и схемы базы данных

 

Задание 1. Создание таблиц базы данных. Подготовительный этап

На диске X:/ (Пуск/Компьютер) (рис. 3.1.1) откройте папку ИТвУ и создайте в ней папку по своей фамилией (Правая кнопка мыши/Создать/Папку).

 

Рис. 3.1.1. Фрагмент окна «Компьютер»

 

Войдите в созданную папку и вызвав контекстное меню создайте базу данных (Правая кнопка мыши/Создать/База данных Microsoft Access). Назовите базу данных «Библиотека» и двойным щелчком мыши откройте ее.

 

Создание таблицы «Раздел»

На ленте Создание двойным щелчкомвыберите Конструктор таблиц.

В окне Конструктора таблицы в столбце Имя поля введите названия столбцов для таблицы Раздел: код раздела и ниже название раздела (рис. 3.1.2).

В столбце Тип данных из раскрывающегося списка для поля код раздела выберите числовой, а для поля название раздела – текстовый (рис. 3.1.2).

 

 

Рис. 3.1.2. Ввод названий полей в таблицу раздел

 

Укажите в таблице первичный ключ. Для этого переведите курсор в поле код раздела и на панели инструментов ленты Конструктор выберите пиктограмму Ключа (рис. 3.1.3).

 

 

 

Рис. 3.1.3. Панель инструментов ленты «Конструктор»

 

Сохраните созданную структуру таблицы, для этого на панели инструментов выберите кнопку с пиктограммой дискеты. В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы: Раздел.

Закройте созданную таблицу.

 

Создание таблицы «Тема»

Снова на ленте Создание двойным щелчкомвыберите Конструктор таблиц, чтобы создать структуру таблицы Тема. С помощью Конструктора создайте таблицу Тема, содержащую следующие поля (табл.3.1.1):

Таблица3.1.1

Структура таблицы Тема

 

Имя поля	Тип данных
код темы	Числовой
код раздела	Числовой
название темы	Текстовый

 

Введите названия столбцов для таблицы Тема. Выберите типы данных: для поля код темы – числовой, для поля код раздела – числовой, для поля название темы – текстовый.

Укажите в таблице первичный ключ. Для этого переведите курсор в поле код темы и на панели инструментов выберите пиктограмму Ключа.

Сохраните созданную таблицу под название Тема и закройте ее.

 

Создание таблицы «Книга»

С помощью Конструктора создайте таблицу Книга, содержащую следующие поля (табл. 3.1.2).

Таблица 3.1.2

Структура таблицы Книга

 

Имя поля	Тип данных
Номер книги	Числовой
Код темы	Числовой
Автор	Текстовый
Название	Текстовый
Издательство	Текстовый
Год издания	Числовой
Количество экземпляров	Числовой
Цена	Денежный

 

Укажите в таблице первичный ключ – Номер книги.

Сохраните и закройте таблицу Книга.

 

Создание таблицы «Читатель»

 

С помощью Конструктора создайте таблицу Читатель, содержащую следующие поля (табл. 3.1.3).

Таблица 3.1.3

Структура таблицы Читатель

 

Имя поля	Тип данных
Номер билета	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Адрес	Текстовый
Домашний телефон	Текстовый
Место учебы	Текстовый

 

Укажите в таблице первичный ключ – Номер билета.

Переведите курсор в поле Имя и в нижней части окна Конструктора, в области «Свойства поля», в строке «Размер» укажите 20.

Переведите курсор в поле Домашний телефон и в области «Свойства поля», в строке «Маска ввода» введите ##-##-##.

Переведите курсор в поле Место учебы и в области «Свойства поля», в строке «Значение по умолчанию» введите МГТУ.

Сохраните и закройте таблицу Читатель.

 

Создание таблицы «Журнал»

С помощью Конструктора создайте таблицу Журнал, содержащую следующие поля (табл. 3.1.4).

Таблица 3.1.4

Структура таблицы Журнал

 

Имя поля	Тип данных
Номер строки	Числовой
Номер билета	Числовой
Номер книги	Числовой
Дата выдачи	Дата/Время
Дата возврата план	Дата/Время
Дата возврата факт	Дата/Время
Залог (да/нет)	Логический

 

Укажите в таблице первичный ключ – Номер строки.

Переведите курсор в поле Залог и в области «Свойства поля», в строке «Формат» из раскрывающегося списка выберите Включено/Выключено.

Сохраните и закройте таблицу Журнал.

 

Задание 2. Создание схемы базы данных

 

Выберите команду Работа с базами данных/Схема данных.

В диалоговом окне Добавление таблицы выделите все таблицы списка и нажмите кнопку Добавить, затем закройте диалоговое окно.

Расположите имеющиеся таблицы каскадом в следующем порядке: Раздел, Тема, Книга, Журнал, Читатель(рис. 3.1.4).

Чтобы перемещать таблицы в окне Схема данных установите курсор на заголовке таблицы и потащите в нужном направлении.

 

 

Рис. 3.1.4. Схема базы данных «Библиотека»

 

Чтобы создать связь между таблицами Раздел и Тема, установите курсор на поле Код раздела в таблице Раздел, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Код раздела в таблице Тема. Отпустите клавишу мыши.

На экране появится диалоговое окно Изменение связей. Включите опцию Обеспечение целостности данных, при этом для Вас станут доступными две дополнительные опции:

каскадное обновление связанных полей – это автоматическое обновление значений внешнего ключа в дочерней таблице (поля Код раздела в таблице Тема), при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (поля Код раздела в таблице Раздел).

каскадное удаление связанных записей – это автоматическое удаление дочерних строк (строк в таблице Тема) при удалении родительской строки (строки в таблице Раздел).

Включите эти дополнительные опции, щелкните по кнопке Создать. В окне Схема данных связь будет показана графически.

Установите курсор на поле Код темы в таблице Тема, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Код темы в таблице Книга, чтобы создать связь междутаблицами Тема и Книга. В диалоговом окне включите все три опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку Создать.

Установите курсор на поле Номер книги в таблице Книга, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Номер книги в таблице Журнал, чтобы создать связь междутаблицами Книга и Журнал. В диалоговом окне включите все три опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку Создать.

Установите курсор на поле Номер билета в таблице Читатель, удерживая нажатой клавишу мыши, переместите и наложите его сверху на поле Номер билета в таблице Журнал, чтобы создать связь междутаблицами Читатель и Журнал. В диалоговом окне включите все три опции обеспечения целостности данных и нажмите кнопку Создать.

Результат представлен на рис. 1.3.4.

Сохраните созданную схему базы данных (пиктограмма дискетки на панели инструментов ) и закройте окно Схема данных.

 

Ввод данных в таблицы

 

Внимание! ЕСЛИ ВЫ ЗАКРЫВАЛИ БАЗУ ДАННЫХ, то после ее открытия необходимо включить параметры содержимого, для этого следует нажать кнопку параметры в верхней части окна (рис. 3.2.1). В открывшемся диалоговом окне выбрать опцию «Включить это содержимое». Это необходимо выполнять в начале всех последующих работ, иначе ряд действий будет заблокирован для выполнения, в связи с действием политики безопасности.

 

 

Рис. 3.2.1 Панель сообщений «Предупреждение системы безопасности»

 

Создание запросов

 

Запрос 1

Выполните команду Создание/ Другие/ Конструктор запросов (рис. 3.3.1).

 

 

Рис. 3.3.1. Группа команд Создание/Другие

 

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Тема и Книга (рис. 3.3.2).

 

 

Рис. 3.3.2. Диалоговое окно «Добавление таблицы»

 

Закройте диалоговое окно.

В окне Конструктора из таблицы Тема двойным щелчком выберите поле Название темы, а из таблицы Книга поля: Автор, Название, Издательство, Год издания.

Переведите курсор в столбец Название темы бланка запроса и в строке Условие отбора укажите в квадратных скобках следующую фразу: [Введите название темы] (рис. 3.3.3).

 

 

Рис. 3.3.3. Фрагмент запроса

 

Чтобы запустить запрос, на панели инструментов выберите кнопку с пиктограммой восклицательного знака.

Появится диалоговое окно, запрашивающее ввод названия литературной темы. Укажите Маркетинг. Результатом будет список книг по данной теме (рис. 3.3.4).

 

 

Рис. 3.3.4. Результат выполнения запроса

 

Закройте и сохраните запрос под названием Поиск книг по заданной теме.

 

Запрос 2

Создайте запрос, выводящий на экран сведения о читателях, задержавших книги на руках дольше положенного срока. Для этого выполните команду Создание/ Другие/ Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Книга, Журнал, Читатель. Закройте диалоговое окно.

В окне Конструктора из таблицы Читатель выберите поля: Номер билета, Фамилия, Имя, из таблицы Книга – поля: Автор и Название, из таблицы Журнал – поля: Дата возврата план и Дата возврата факт.

Переведите курсор в чистый столбец, расположенный справа от столбца Дата возврата факт бланка запроса. В строке Поле нажмите правую кнопку мыши и из контекстного меню выберите команду Построить.

В верхней части окна построителя выражений введите Разница в днях:.

В левом столбце построителя выражений раскройте вкладку Таблицы и выберите таблицу Журнал. В среднем столбце построителя двойным щелчком выберите поле Дата возврата факт, выберите кнопку со знаком минус, двойным щелчком выберите поле Дата возврата план.

В верхней части построителя выражений должна получиться конструкция:

Разница в днях: [Журнал]![Дата возврата факт] – [Журнал]![Дата возврата план].

Удалите все лишнее. Нажмите кнопку ОК.

В строке Условие отбора данного столбца укажите: >0.

Запустите запрос.

Результатом будут сведения о том, кто из читателей, какие книги и на сколько дней задержал (рис. 3.3.5).

 

 

Рис. 3.3.5. Результат выполнения запроса

 

Сохраните запрос под названием Список должников.

 

Запрос 3

Создайте запрос, выводящий на экран сведения о размере пени за несвоевременную сдачу книг в библиотеку из расчета: 2 рубля за каждый день. Для этого выполните команду Создание/ Другие/ Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы перейдите на закладку Запросы и выберите запрос Список должников. Закройте диалоговое окно.

В окне Конструктора из запроса Список должников выберите поля: Номер билета, Фамилия, Имя, Автор, Название, Разница в днях.

Переведите курсор в чистый столбец, расположенный справа от столбца Разница в днях бланка запроса. В строке Поле нажмите правую кнопку мыши и из контекстного меню выберите команду Построить.

В верхней части окна построителя выражений введите Пени:

В левом столбце построителя выражений раскройте группу Запросы и выберите запрос Список должников.

В среднем столбце построителя выражений двойным щелчком выберите поле Разница в днях, выберите на клавиатуре знак умножить, затем цифру 2.

В верхней части построителя выражений должна получиться конструкция:

Пени: [ Список должников]![ Разница в днях] *2.

Нажмите кнопку ОК.

Запустите запрос.

Результатом будут сведения о том, кто из читателей, сколько должен заплатить за каждую задержанную книгу.

Закройте и сохраните запрос под названием Расчет размера пени.

Запрос 4

Создайте запрос, выводящий на экран сведения о размере штрафов, уплаченных недобросовестными читателями. Для этого выполните команду Создание/ Другие/ Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы перейдите на закладку Запросы и выберите запрос Расчет размера пени. Закройте диалоговое окно.

В окне Конструктора из запроса Расчет размера пени выберите поля: Номер билета, Фамилия, Имя, Пени.

На ленте инструментов Конструктор выберите кнопку Итоги (S) (рис. 3.3.6). В бланк запросы будет добавлена строка Групповая операция.

 

 

Рис. 3.3.6. Панель инструментов Конструктор/Итоги

 

Переведите курсор в столбец Пени бланка запроса и в строке Групповая операция вместооперации Группировка из раскрывающегося списка выберите Sum.

Запустите запрос.

Результатом будут сведения о том, кто из читателей сколько должен заплатить за все книги, которые он задержал.

Переименуйте столбец Sum -Пени. Для этого вернитесь в режим Конструктора с помощью кнопки Режим, расположенной на ленте инструментов Главная.

Переведите курсор в столбец Пени бланка запроса и в строке Поле укажите Штраф: Пени.

Снова запустите запрос.

Закройте и сохраните запрос под названием Расчет размера штрафов.

 

Создание отчетов

 

Задание 1. Создание простых отчетов в режиме Мастера

 

Задание 2. Создание составного отчета

Создайте составной отчет, содержащий личные данныечитателей и сведения о штрафах, которые они должны заплатить.

Для этого сначала создайте простой отчет, содержащий личные данныечитателей.

Выполните команду Создание/группа команд «Отчеты»/Мастер отчетов.

В качестве источника данных понадобятся все поля таблицы Читатель, кроме поля Место учебы, пригодитсямакет Табличный, ориентация альбомная, стиль оформления Стандартная. Сохраните отчет под названием Сведения о читателях.

Откройте созданный отчет в режиме Конструктора.

Освободите немного места в Области данных, переместив границу Нижнего колонтитула вниз.

Выберите Конструтор /группа Элементы управления/ Подчиненная форма/отчет и щелкните на свободном месте в Области данных.

В окне мастера переведите переключатель в положение Имеющиеся отчеты и формы и выберите отчет Штрафы и нажмите кнопку Готово.

В режиме просмотра должны одновременно отображаться данные обоих отчетов, просмотрите все страницы составного отчета.

В режиме Конструктора надпись Штрафы замените нанадпись Задержанные читателем книги. Во встроенном (подчиненном) отчете с помощью полосы прокрутки найдите надписи в заголовке группы «Номер билета»: Номер билета, Фамилия, Имя и выберите для них белый цвет шрифта, чтобы они не были видны в режиме просмотра данных. Отформатируйте заголовки и данные (рис. 4.4.7)

Сохраните и закройте созданный составной отчет.

 

Рис. 4.4.7. Вид составного отчета в режиме просмотра.

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MS ACCESS