Создайте отчет, содержащий сведения о количестве задержанных книг по месяцам

Перед выполнением отчета проверьте правильность выполнения запроса «Список должников».

Не ленте Создание имеется группа команд связанная с созданием отчетов (рис. 3.4.1)

 

 

Рис. 3.4.1. Группа команд «Отчеты» ленты «Создание

 

Выполните команду Создание/группа команд «Отчеты»/Мастер отчетов.

На первом шаге мастера из списка Таблицы и запросы выберите источник данных для создаваемого отчета – запрос Список должников.

Нажатием кнопки с пиктограммой двойной стрелки перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля запрос Список должников. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

На втором шаге мастера определяется вид представления данных. В левом списке выделите таблицу Журнал. В правом списке все поля запроса будут объединены в один блок. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

На третьем шаге мастера включите группировку данных по полю Дата возврата план, для этого в левом списке выделите поле Дата возврата план и нажмите кнопку с пиктограммой одинарной стрелки вправо (рис. 3.4.2). Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

 

 

Рис. 3.4.2. Включение группировки по полю «Дата возврата план»

 

На четвертом шаге мастера включите сортировку данных по полю Дата возврата план, для этого из верхнего раскрывающегося списка выберите поле Дата возврата план. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

На пятом шаге мастера просмотрите предлагаемые макеты и выберите Ступенчатый, задайте альбомную ориентацию. Проверьте, чтобы была включена опция Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

На шестом шаге мастера просмотрите предлагаемые стили оформления отчета и выберите Стандартная. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее.

На седьмом шаге мастера укажите имя отчета Задержанные книги и нажмите кнопку Готово.

Созданный отчет загрузится в режиме просмотра данных.

Заметьте, что не все заголовки столбцов полностью видны поскольку слишком длинные. Отредактируйте их. При необходимости увеличьте ширину отдельных столбцов, для этого необходимо снять общее выделение и щелкнуть мышью по изменяемому столбцу. При этом обратите внимание на то, чтобы в целом ширина отчета не превысила одной страницы.

Добавьте в отчет итоги о количестве долгов за каждый месяц. Для этого переключитесь в режим Конструктора.

Выберите команду КонсЫ ((труктор/группа команд Группировка и итоги/ Группировка. В нижней части окна откроется область «Группировка, сортировка и итоги» (рис. 3.4.3).

 

 

Рис.3.4.3. Область «Группировка, сортировка, итоги»

 

Для того чтобы вывести примечание группы, необходимо выбрать команду «Больше 4» (рис. 3.4.3) для открытия дополнительных параметров группировки «Дата возврата план». В результате откроется список дополнительных параметров, в котором необходимо изменить значение «без раздела примечания» на «с разделом примечание» (рис. 3.4.4)

Закройте областьнажав еще раз на пикторгамму Группировки (Конструктор/группа команд Группировка и итоги/ Группировка).

 

Рис. 3.4.4. Список дополнительных параметров выбранной группировки.

 

На ленте Конструктор /группа элементов Элементы управления выберите кнопку Поле и щелкните в области Примечания группы.

В левой части элемента управления Поле вместо слова Поле укажите Всего книг:

Вызовите окно свойств правой части элемента, содержащей слово Свободный (Правая клавиша мыши/Свойства). На закладке Данные щелкните в строке Данные и нажмите кнопку с тремя точками. Загрузится Построитель выражений.

В верхней части построителя выражений укажите функцию Count (). Поместите курсор между скобками функции.

В левом столбце выберите папку текущего отчета, в среднем столбце построителя выражений двойным щелчком выберите поле Дата возврата план.

В итоге должно получиться следующее выражение:

Count ([Дата возврата план]).

При необходимости удалите все лишнее и нажмите кнопку ОК.

Закройте окно свойств.

Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что добавились итоги по количеству задержанных книг в каждом месяце.

Подведите итог по общему количеству задержанных книг. Для этого в режиме Конструктора заметьте, что подразделительной полосой Примечание отчета нет белой области. Чтобы добавить белую область, установите курсор на нижнюю границу разделительной полосы Примечание отчета и потяните вниз. Скопируйте вычисляемое Поле из области Примечания группы и вставьте его в область Примечания отчета. Отформатируйте вычисляемое поле следующим образом: цвет шрифта красный, размер шрифта 12.

Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что в конце отчета на последней странице подведен общий итог.

Сохраните и закройте отчет.