Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления

 

Внедрение в организациях выполняет ряд взаимосвязанных функций. Во-первых, объективизирует идеальный проект (решение), построенный в умах специалистов. Представляет его в форме, доступной для восприятия и понимания другим людям. Во-вторых, предоставляет производству необходимые возможности для повышения его эффективности. В-третьих, соотносит эффективность с исходным замыслом и вносит в научный проект необходимые коррективы.

Основным объектом управления и, соответственно, внедрения является организация. Внедрение ведет к изменениям подсистем организации, их элементов и связей, что в свою очередь рождает новые потребности в изменениях и обуславливает развитие организаций.

Закрепление предполагает создание механизмов, гарантирующих относительную стабильность и эффективную деятельность организации в результате внедрения нововведений. Все решения в процессе внедрения должны быть застрахованы от «неполадок», особенно это касается предприятий с современными технологиями. Регулирование и наладка должны стать неотъемлемой частью этапа закрепления внедрения научно-исследовательского проекта в организации.

Экономический эффект в результате совершенствования системы документационного обеспечения управления достигается за счет:

1. снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей, документаций;

2. экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функции;

.   снижения трудоемкости затрат управленческого персонала на передачу информации (документов) по ходу технологического процесса ее обработки в подразделениях организациях;

.   повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу;

.   сокращения общей длительности цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате минимизации суммы межоперационного времени.

Экономический эффект в сфере производства в результате мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления образуется за счет:

−  уменьшения простоев в производстве;

−  снижения непроизводственных расходов;

−  снижения сверхурочных часов работы;

−  устранения сверхнормативных запасов материальных ресурсов;

−  повышения оперативности управления документацией;

−  повышения производительности труда.

Рассмотрим эффективность системы документационного обеспечения управления на предприятии.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Применение на практике разработанных нормативных документов и предложений позволит более эффективно производить оперативный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку и решение конкретных задач, исключить появление возможных ошибок при подготовке отчётной документации.

Внедрение предложений обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение нагрузок, так как время, затраченное на работу с документами существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников аппарата управления.

Заключение

 

1. Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

. ООО «ГРАНД» - общество с ограниченной ответственностью. Высшим должностным лицом является генеральный директор. Юридический адрес предприятия: 453500 г. Белорецк, ул. Маяковского, 14.

Общество является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица, согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, товарный знак.

ООО «ГРАНД» взаимодействует с большим числом поставщиков и имеет постоянных клиентов. У ООО «ГРАНД» сложились прочные связи в поставщиками комплектующих и партнерами. Закупка комплектующих осуществляется из Китая, Швеции, Германии и некоторых городов России.

Динамично развивающееся предприятие российского машиностроения, крупнейший производитель переносных электрических бетоносмесителей, пневматических отбойных молотков, краскопультов. Завод «ГРАНД» входит в Группу компаний «Энтузиаст», специализирующуюся на поставке инструмента и оборудования для строительства в России на протяжении 20 лет.

Вся выпускаемая продукция имеет сертификат соответствия. Гарантия на продукцию с1оставляет 6 месяцев, имеются сервисные центры во многих городах РФ. Сырье, материалы и комплектующие для производства продукции поставляются ведущими производителями России. Продукция предприятия поставляется во все города Российской Федерации и страны СНГ.

. Анализ показал, что существующий порядок организации делопроизводства в ООО «ГРАНД» имеет ряд недостатков: встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует четкий порядок регистрации документов; отсутствуют необходимые организационные документы по ведению делопроизводства: инструкция по делопроизводству, график документооборота, номенклатура дел, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя; отсутствует схема маршрута движения документов.

. Процесс совершенствования документационного обеспечения системы управления, как правило, включает: унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов.

. Для усовершенствования системы документационного обеспечения в ООО «ГРАНД» предлагается разработать следующие документы: проект инструкции по делопроизводству; матрица распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления; проект должностной инструкции секретаря - делопроизводителя; график документооборота; проект схемы маршрута движения документов; проект номенклатуры дел организации.

. Ожидаемая эффективность от введения данных предложений - повышение производительности труда на 5% и выручки предприятия на 1,5%, за счет оптимизации трудовых процессов, улучшения мотивации труда, рационального распределения трудовых ресурсов.