Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

 

Введение

 

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Правильная постановка ДОУ в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М.И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

)   изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;

)   провести анализ документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк;

)   разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления.

Объект исследования совершенствование ДОУ в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

В дипломной работе были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись: диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломной работы использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2007-2011 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломноёёц2й работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления.

Во второй главе дипломной работы проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «ГРАНД», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» и разработаны мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломной работе.

управление документационный экономический

Заключение

 

1. Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

. ООО «ГРАНД» - общество с ограниченной ответственностью. Высшим должностным лицом является генеральный директор. Юридический адрес предприятия: 453500 г. Белорецк, ул. Маяковского, 14.

Общество является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица, согласно Гражданскому Кодексу Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, товарный знак.

ООО «ГРАНД» взаимодействует с большим числом поставщиков и имеет постоянных клиентов. У ООО «ГРАНД» сложились прочные связи в поставщиками комплектующих и партнерами. Закупка комплектующих осуществляется из Китая, Швеции, Германии и некоторых городов России.

Динамично развивающееся предприятие российского машиностроения, крупнейший производитель переносных электрических бетоносмесителей, пневматических отбойных молотков, краскопультов. Завод «ГРАНД» входит в Группу компаний «Энтузиаст», специализирующуюся на поставке инструмента и оборудования для строительства в России на протяжении 20 лет.

Вся выпускаемая продукция имеет сертификат соответствия. Гарантия на продукцию с1оставляет 6 месяцев, имеются сервисные центры во многих городах РФ. Сырье, материалы и комплектующие для производства продукции поставляются ведущими производителями России. Продукция предприятия поставляется во все города Российской Федерации и страны СНГ.

. Анализ показал, что существующий порядок организации делопроизводства в ООО «ГРАНД» имеет ряд недостатков: встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует четкий порядок регистрации документов; отсутствуют необходимые организационные документы по ведению делопроизводства: инструкция по делопроизводству, график документооборота, номенклатура дел, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя; отсутствует схема маршрута движения документов.

. Процесс совершенствования документационного обеспечения системы управления, как правило, включает: унификацию документов учреждения; рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации; систему построения учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля исполнения документов; систематизацию и хранение документов.

. Для усовершенствования системы документационного обеспечения в ООО «ГРАНД» предлагается разработать следующие документы: проект инструкции по делопроизводству; матрица распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления; проект должностной инструкции секретаря - делопроизводителя; график документооборота; проект схемы маршрута движения документов; проект номенклатуры дел организации.

. Ожидаемая эффективность от введения данных предложений - повышение производительности труда на 5% и выручки предприятия на 1,5%, за счет оптимизации трудовых процессов, улучшения мотивации труда, рационального распределения трудовых ресурсов.

 

Пути совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях

 

Введение

 

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Правильная постановка ДОУ в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М.И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

)   изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;

)   провести анализ документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк;

)   разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления.

Объект исследования совершенствование ДОУ в ООО «ГРАНД» г. Белорецк.

В дипломной работе были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись: диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломной работы использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2007-2011 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломноёёц2й работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления.

Во второй главе дипломной работы проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «ГРАНД», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «ГРАНД» и разработаны мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломной работе.

управление документационный экономический