Оперативное хранение кадрового документооборота. Правила и сроки хранения документов, содержащих информацию по личному составу

 

На территории ОАО «Хладокомбинат» есть свой архив. Специалисты отдела персонала, по мере надобности имеют возможность в любой момент ознакомится с тем или иным документом, созданным ранее. Не стоит забывать какое это важное дело - правильно сформировать документы для передачи в архив.

Формирование дел для архивации. Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28. - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать положения вместе с основными документами;

приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

В помещении отдела персонала хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Таким образом, мы можем понять, что личные дела уволенных работников хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.

Перечень кадровых документов, подлежащих хранению.

) Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Статья 189 ТК РФ. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Хранится постоянно.

) Положение о защите персональных данных работников. Статья 86 ТК РФ. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Хранится постоянно.

) Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Хранится постоянно.

) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).

) Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).

) Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ. При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Хранится постоянно.

) Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ. При наличии системы обучения в организации. Хранится постоянно.       

) Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ. При проведении аттестации по решению работодателя. Хранится постоянно.   

) График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Хранится 1 год.

) Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ. Заключается в письменной форме с каждым работником. Хранится постоянно 75 лет.

) Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. Принимаются по решению работодателя. Хранится постоянно.

) Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ. Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Хранится 75 лет.

) Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ. Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). Хранится 75 лет.

) Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ. Хранится 75 лет.

) Приказы по основной деятельности. Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». Хранится 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе).

) Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Издаются на основании графика отпусков или заявления работника. Хранится 5 лет.

) Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Хранится 5 лет.

) Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Ведется на каждого работника. Хранится 75 лет.

) Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив.

) Договоры о полной материальной ответственности. Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. №85. Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. Хранится 5 лет.

) Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно). Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.     

) Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 75 лет.

) Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 75 лет.

) Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 50 лет.   

) Журнал регистрации командировочных удостоверений. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.

) Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Хранится 75 лет.

) График сменности. Статья 103 ТК РФ. Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. Хранится 1 год.

) Журнал учета проверок инспектирующих органов. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица. Хранится постоянно.

) Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ. Составляются ежемесячно. Хранится 75 лет.

) Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. №10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение». Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. Хранится 75 лет.

) Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранится 50 лет.

) Переписка о назначении: государственных пенсий и пособий. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.

) Переписка о назначении: льготной пенсии. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 10 лет.

) Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ. Хранится постоянно.

) Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ. Хранится 10 лет.

) Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. №90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) Хранится 5 лет.

) Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. №73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях». Хранится 45 лет.

) Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. Хранится 45 лет.

Ознакомившись с ведением кадрового делопроизводства в ОАО «Хладокомбинат, мы пришли к выводам, что:

тесное взаимодействие между структурными подразделениями и непосредственно отделом персонала необходимо для качественной работы предприятия в целом;

при управлении организационными процессами ОАО «Хладокомбината» задействована линейно-функциональная структура, когда начальники структурных подразделений подчиняются генеральному директору, при этом четко распределяя функции управления и должностные обязанности между собой;

номенклатура дел отдела персонала составляется его начальником, согласовывается и утверждается его руководителем;

современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.

На комбинате действительно уделяется серьезное отношение к ведению трудовых книжек и оперативному хранению документов в архиве отдела персонала.