Документооборот в отделе персонала организации

 

 

Введение

персонал кадровый приказ документ

С каждым годом Россия все больше вливается в цивилизованную мировую экономику. Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.

Актуальность темы обусловлена тем, что значение отдела персонала в организациях в наше время возросло.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы отдела персонала.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками отдела персонала.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы отдел персонала работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в отделе персонала.

Выбранная тема, является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема управления персоналом находится в центре внимание не только специалистов по подбору персонала и специалистов по кадрам, но и всего административно - управленческого персонала в целом. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Ермоленко В.В., Вялова Л.М., Шекшня С.В., Кибанова А.Я. В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:

использование инновационных методов для анализа хода реализации стратегии управления персоналом;

выявление причин низкого качества управленческих решений на предприятиях;

роль контроллинга на всех этапах процесса управления персоналом на предприятиях.

Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.

Целью исследования является документооборот в отделе персонала.

Исходя из цели работы, необходимо выделить проблемы

документооборота управления персоналом и предложить решение этих проблем.

) Провести исследование содержаний функций отдела персонала.

) Провести анализ документации отдела персонала и кадрового

делопроизводства.

) Проанализировать состав и содержание кадровой документации в отделе персонала.

) Исследовать состояние делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат».

) Разработать организационно-методический проект развития кадрового делопроизводства в отделе персонала.

Предмет исследования - документооборот в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

Объект исследования - кадровое делопроизводство в отделе персонала.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления персоналом на предприятиях в условиях повсеместной глобализации рынков и структуры промышленности, сдвигами в архитектуре рабочих мест и демографией рабочей силы, ориентацией на высокие доходы собственников, быстрыми и непрерывными организационными и технологическими изменениями на предприятиях.

Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Работа состоит из титульного листа, реферата, содержания, введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, таблицы, приложения.

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников, а также таблицу и приложение.

В первом разделе проводится исследование сущности и содержание функций отдела персонала.

Во втором разделе анализируется кадровое делопроизводство и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».

В третьем разделе разрабатываются методы повышения эффективности системы управления персоналом ОАО «Хладокомбинат».

В заключении изложены основные выводы и перечислены результаты исследования.

 

1. Сущность, структура и содержание функций отдела персонала

 

Персонал - основной штатный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно - хозяйственные функции.

Персонал - наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа.

Практически любая организация испытывает потребность в персонале, на которую влияют различные факторы: рыночные, технологические, квалификационные, организационные, социальные и проч.

Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии. [1, с. 12]

Предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, что требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников. Опыт зарубежных фирм показывает, что успех сопутствует тем компаниям, которые ориентируются на перспективу инновационного управления трудом. Ведущие корпорации предлагают работникам взамен стабильности занятости, вознаграждения и жестких организационных структур создание условий для расширения знаний, повышения квалификации, непрерывного самосовершенствования, расширение полномочий работников в принятии хозяйственных решений. Это означает поворот менеджмента к формированию новых моральных ценностей, разделяемых всем персоналом фирмы.

Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.

Персонал является важнейшей частью предприятия и имеет сложную взаимосвязанную структуру.

) Организационная структура персонала - состав и соподчинённость взаимосвязанных звеньев управления.

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная и матричная.

Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю.

Функциональная структураоснована на разделении функций между структурными подразделении (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника сразу нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции.

Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов) стоящих пред предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители.

) Функциональная структура - отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующие признаки.

Функция управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку.

Комплекс задач - часть функций управления, выделяемая по признаку основных функций управления.

Задача управления - совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения.

Операция управления - совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определённого набора технических средств.

) Ролевая структура - характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.

Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуации.

Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе.

Поведенческие ролихарактеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе.

Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирования, наблюдения.

) Социальная структура - характеризует трудовой коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия).

Наиболее полной является социальная структура коллектива, сгруппированная по 12 признакам: пол, возраст, стаж работы, образование и так далее. Руководитель предприятия должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива для принятия стратегических решений по развитию предприятия, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом.

) Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы [2, с. 52-72].

Принимая во внимание вышеперечисленное, мы можем сделать вывод, что каждое предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, а это требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников для нормального функционирования в современной рыночной экономике.