Номенклатура дел отдела персонала

 

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел отдела персонала составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1.». «т. 2» и т.д. [3, 54 с.].

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ОАО «Хладокомбинат» включает в себя следующие разделы:

) Основания к приказам по личному составу.

) Положение об отделе персонала.

) Должностные инструкции сотрудников

) Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

) Личные дела сотрудников.

) Заявления о приеме на работу по совместительству.

) Графики отпусков, заявления на отпуск.

) Трудовые книжки сотрудников.

) Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

) Документы для служебного пользования.

) Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

) Описи на дела, сданные в архив.

) Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с документами на комбинате используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в программе 1С: 8.2 ЗУП. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела персонала способствует система под названием «Перечень». Эта система позволяет ускорить процесс сдачи специализированных отчетов в пенсионный фонд России по спискам льготных профессий и упорядочивает хранение данных.

Система 1С предоставляет работникам отдела персонала следующие возможности:

оперативный доступ к информации о кадровом составе;

получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека;

подготовка и издание приказов;

изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях;

подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов;

все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Эта современная автоматизированная система обеспечивает эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.

Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

 

2.3 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность отдела персонала и документов по учету и регистрации

 

Основное назначение кадровой документации в ОАО «Хладокомбинат» - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К документам регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров относится документация по личному составу. Они создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п. К этому виду документации относятся:

распорядительные документы,

документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

информационно - расчетные документы;

официальная внутренняя переписка;

журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие [3, 154 с.].

Распорядительные документы.

Так же работа комбината была бы невозможна без распорядительных документов. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения генерального директора. С их помощью генеральный директор осуществляет полномочия по управлению комбинатом, предусмотренные уставом.

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность комбината в целом, к работе отдела персонала они относятся только косвенно. Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В неё входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудниковкомбината. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся:

трудовая книжка,

трудовой договор,

справка о трудовой деятельности,

копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки [6, 142 с.].

Информационно-расчетные документы ведутся отделом персонала для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:

личная карточка работника;

штатное расписание;

табель учета рабочего времени;

личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет на имягенерального директора представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами комбината и руководством [6, 164 с.].

Важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Отдел персонала в ОАО «Хладокомбинат» ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (приложение 1);

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№Т-2 «Личная карточка работника»;

№Т-3 «Штатное расписание»;

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение 3);

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№Т-7 «График отпусков»;

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (приложение 2);

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку»;

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся на комбинате для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

журнал регистрации трудовых договоров;

журнал регистрации оснований к личным приказам;

журнал регистрации личных приказов;

журнал регистрации оснований к приказам о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

журнал регистрации приказов о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);

журнал регистрации приказов о командировках работников;

журнал регистрации командировочных удостоверений;

журнал регистрации локальных нормативных актов;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

журнал выдачи справок по личному составу;

журнал учета больничных листов;

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой больницей.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой больницей по своему усмотрению.

Исходя из вышеперечисленного мы можем сделать следующие выводы:

вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом;

максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений:

важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.

 

2.4 Приказы по личному составу порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов главного врача по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в учреждении.

К документации по личному составу относятся в частности:

) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;

) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки формы №Т-2;

) личные дела;

) лицевые счета по заработной плате.

Приказами по личному составу документально оформляются:

прием, перевод на другую работу, увольнение;

изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

установление размеров оплаты труда;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция главного врача и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности учреждения. Кадровые приказы начинаются со слов: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (согласовано) юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л», для приказов о переводе - «кл», для приказов по командировкам - «к», для приказов о предоставлении отпуска - «о».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Согласно решению Коллегии Росархива, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у генерального директора комбината время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:

изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т.е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.

Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:

о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене,

его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

об основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

об указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:

изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

изменения в обстоятельствах времени, места и т.д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом мы можем сделать вывод, что функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:

заявления от работника;

трудового договора (контракта);

приказа о приеме на работу;

личной карточки (форма №Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

 

2.5 Правила оформления личной карточки сотрудников ОАО «Хладокомбинат»

 

Специалист отдела персонала на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ и личную карточку: для отдела кадров по форме Т-2.

Специалист отдела персонала на основании «Приказа о приеме» делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.

Далее, на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, перекладывает ее из раздела оформляемых в основную картотеку и расставляет по алфавитному порядку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего - ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.

Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.

Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в основные разделы:

раздел I - общие сведения;

·раздел II - сведения о воинском учете;

раздел III - прием на работу и перевод на другую работу;

раздел IV - аттестация;

раздел V - повышение квалификации;

раздел VI - профессиональная переподготовка;

раздел VII - поощрения и награды;

раздел VIII - социальные льготы

раздел IX - дополнительные требования;

раздел X - основание увольнения.

Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

) Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО - «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН - «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО - «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

) Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

) Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:

гражданин Российской Федерации - 1;

гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;

лицо без гражданства - 4.

) Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).

Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.

) В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

начальное (общее) образование - 02; основное общее образование - 03;

среднее (полное) общее образование - 07;

начальное профессиональное образование - 10;

среднее профессиональное образование - 11;

неполное высшее образование - 15;

высшее образование - 18;

послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

) Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.

) Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».

) По строке 8:

а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности - указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.

б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;

в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».

) Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

состоит в зарегистрированном браке - 2;

состоит в незарегистрированном браке - 3;

вдовец (вдова) - 4;

разведен (разведена) - 5;

разошелся (разошлась) - 6.

) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).

) Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.

) Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое - со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

) Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:

пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлеж