Организуйте рассылку приглашений в своей стране.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог, а может быть приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить, и что может наиболее привлечь нужного вам посетителя.

33. Спланируйте рекламную и информационную работу.

Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставкой в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, котрые есть у организаторов.

Договоритесь о дополнительной рекламе.

Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой, торговой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы бы могли использовать.

Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе.

Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли а Вашей стране. Поговорите заранее с вашим зарубежным агентом, возможно, он хочет пригласить ценных клиентов на вашу выставку. Этот визит необходимо спланировать заранее.

Используйте нетрадиционные виды рекламы.

Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности. Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.

Отправьте пресс-релизы за рубеж.

Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать в виде фотокопий куда только возможно. Пошлите копию и зарубежным агентам. Пользуясь своим влиянием, они, возможно смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.

Закажите заранее место для рекламы в прессе.

Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.

Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы.

Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов, или литературы. Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов и журналистов. Конечно же, у вас должны быть только профессионального фотографа, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.

Поместите рекламу в каталог выставки.

Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго поле окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер телекса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, и могли найти контакт с авми.

Подготовьте коммерческую литературу для распространения на стенде.

Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свом фамилии и адреса. И той и другой литературы должно быть достаточно.

Закажите услуги переводчика.

Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.

Предусмотрите типографские работы.

Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.

Составьте график выполнения типографских работ.

Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится. Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становиться предметом ненужных волнений.

Подготовьте пресс-релиз №1.

Он должен быть готов за месяц до начала выставки. Это сообщение должно содержать общую информацию об участии вашей фирмы в выставке, короткие сведения о новых видах продукции. Сообщение должно быть выпущено большим тиражом.

Подготовьте пресс-релиз №2.

Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детально информации о вашей продукции, а так же фотографии, иллюстрации, отзывы художника о вашей экспозиции, фотографии стенда и моделей продукции.