Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений.

Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.

Подготовьте пресс-релиз №3.

Это сообщение должно привлечь внимание местной прессы.

Подготовьте пресс-релиз №4.

Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании и другие дополнительные сведения.

Организуйте работу пресс-центра.

Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рябом. Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.

Разошлите приглашения на приемы.

За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.

Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии.

Убедитесь, что в буфете знают, когда начать, и когда закончить обслуживание гостей.

Пригласите фотографа.

Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или званного приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в вашем фирменном журнале.

Приготовьте итоговое сообщение для прессы.

Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.

55. Проверьте стенд перед открытием.

Если ваша работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.

Организуйте прием посетителей.

Организуйте приемы для посетителей в день открытия или если необходимо в день закрытия выставки.

Проверяйте стенд ежедневно.

Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.

Каждый день продвигайтесь к цели.

Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-то неожиданности. Может потребоваться дополнительны персонал. В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продали?

Организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.

Когда выставка заканчивается, возникает желание побыстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: организовать транспорт и убрать экспонаты. Возможно, они понадобятся для работы вашим зарубежным агентам, поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.

Подведите итоги.

Возвратившись домой, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в выставке на следующий год!

 

Правильность изложенных подходов к проведению выставок подтверждается и мнениями американских специалистов выставочного бизнеса, которые также считают, что предвыставочный и послевыставочный маргетинг не менее важны, чем сама выставка. Задача предвыставочного этапа состоит в том, чтобы заставить прийти на выставку как можно больше потенциальных покупателей вашего товара. Тогда вы, может быть, превзойдете заветную цифру 45, которую крупнейший американский консультант выставочного бизнеса С. Миллер называет законом торговой выставки (автор закона он сам). Действительно, если ваша экспозиция работает 30 часов в течение 4 дней, а физически вы в состоянии вступить в контакт с 12 посетителями в час, то всего вы можете обработать 360 человек. Серьезных покупателей, не зевак, из них бывает от силы 25%, однако среди этих последних покупатели именно вашей продукции составляют в лучшем случае половину, т.е. 45 человек. Это и есть нижний максимум контрактов, который дает неподготовительное участие в выставке, сколь бы грандиозной она не была. Верхний предел, как легко догадаться, - 360 контрактов, но чтобы приблизиться к нему, нужно много и умело потрудиться.

Изощренность американцев здесь не знает границ. Миллер приводит пример из жизни маленькой калифорнийской компании по производству игрушек. Она решила поучаствовать в нью-йоркской выставке, на которой ожидалось 30 тысяч посетителей, но так же 1500 конкурентных фирм. Чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов, компания провела широкую маркетинговую работу по приглашению целевой аудитории и назначению встреч на выставке. З десять недель до открытия каждый потенциальный клиент получил от имени президента компании первое письмо – с приглашением посетить мероприятие. Второе письмо содержало план выставки с указанием точного местоположения стенда компании. Наконец, с третьим письмом клиенты получили подарок, который должен был облегчить их ходьбу по выставке – пару обувных стелек с логотипом компании. Теперь, всякий раз, надевая и снимая ботинки клиент видел логотип фирмы по производству игрушек. А за две недели до открытия выставки каждому обладателю стелек позвонил лично президент и менеджер компании. В результате, пишет Миллер, явились более 30% потенциальных покупателей – вдвое больше случайного максимума. Столь же изобретательно и тщательно отрабатываются послевыставочные моменты: из каждого контакта выжимается все возможное, хотя бы продолжение знакомства. Только тогда будут положительные итоги.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Выводом этой работы может быть то, что выставочный и туристский бизнес очень тесно связанны друг с другом. Изложенные выше некоторые аспекты выставочной деятельности подчеркивают, что у туристского и выставочного бизнеса есть одна общая черта – необходимость привлечения потенциального покупателя товара, услуг и оформления соответствующей сделки. В значительной мере от умения работать с клиентом, удовлетворить его запросы зависит успех в этих сферах деятельности.

Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель выставочной деятельности – с одной стороны, помочь потребителю и фирмам – продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, а с другой стороны, помочь туроператору найти партнеров по сбыту в других странах и регионах, способных качественно и количественно удовлетворить требования туроператора по продажам.