Использование архивных документов и регулирование доступа к ним

 

Использование документов архива –комплекс работ по обеспе-чению информационных потребностей общества в ретроспектив-ной документальной информации. Это сложная и ответственная научная работа, которая требует высокого профессионализма, зна-ния в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики.

 

Направления и цели использования документов. В качествеважнейших задач архивоведения в направлении использования архивных документов постулируются укрепление российской го-сударственности, удовлетворение информационных потребностей общества, обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования архивных документов участвуют две сто-роны: архив и пользователь. Пользователями информации госу-дарственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суды, прокуратуры, министерства, ведомства, пред-приятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, СМИ, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, общественные организации, граждане.

 

Сотрудники архивов несут ответственность за точность, досто-верность и своевременность предоставления информации, неис-

 

46

пользование информации во вред интересам общества и личности. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просве-тительскими, социально-правовыми (обеспечение прав граждан).

 

Использование документов в управленческих целях предпола-гает информационное обеспечение работы какого-либо ведомства или организации, повышение эффективности управления. Ис-пользование архивных документов в политических целях осущест-вляется при разработке законопроектов и программ реформ, для укрепления государственности, при изменении административ-но-территориального деления, определении межгосударственных границ и т.д. Архивные документы могут быть использованы в экономических целях:при планировании экономического разви-тия, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных процессов.

 

Использование архивных документов играет большую роль в культурно-просветительской деятельности (например,для со-хранения памятников истории и культуры). Использование доку-ментов в научных целях осуществляется при проведении научных исследований и подготовке научных работ (статей, диссертаций, монографий, курсовых и дипломных работ) по историческим ис-точникам, хранящимся в архивах. Научное использование доку-ментов предполагает также их публикацию в изданиях научного типа, создание справочников и обзоров документов.

 

Различают следующие основные формы использования доку-ментов:

 

– исполнение тематических запросов и запросов в целях обе-спечения прав граждан;

 

– инициативное информирование учреждений о документах архива по профилю их деятельности;

 

– предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

 

– выдача дел во временное пользование на определенных усло-виях;

 

– публикация документов;

– информационные мероприятия в научных и культурно-про-светительских целях.

Исполнение запросов является наиболее важной формой ис-пользования документов архива. Запросом является письмо орга-низации или заявление гражданина, в котором сформулирована

 

47

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

 

 

тема, обозначены географические и хронологические рамки нуж-ной заявителю информации. Различают тематические, персо-нальные (в т.ч.об истории семьи,рода)и социально-правовые (в т.ч.консульские) запросы.

 

При поиске запрашиваемой информации необходимо соблю-дать сроки исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные инстанции составляет пять дней со дня регистрации; срок исполнения запроса на основании НСА ар-хива – 15 дней; срок исполнения запроса, требующего обращения

 

к документам архива – не более 30 дней (в случае особой сложно-сти запроса руководитель архива может продлить этот срок на 30 дней).

 

Архив предоставляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня документов, тематической подбор-ки, тематического обзора документов. При исполнении тематиче-ских запросов организаций в архиве могут создаваться тематиче-ские перечни, подборки и обзоры документов.

 

Инициативное информирование учреждений осуществляет-

ся архивом без обращения потребителя. Выявление документов ведется в расчете на потенциального потребителя информации. В результате работы по выявлению документной информации со-ставляется информационное письмо. Инициативное информирова-ние осуществляется, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров на коммерческое использование документов.