Архивного фонда Российской Федерации

 

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам ар-хива – это комплекс взаимосвязанных архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на еди-ной методической основе для поиска архивной информации в це-лях эффективного использования.

 

Классификация архивной документной информации явля-ется главной проблемой современной организации архивного ин-формационного пространства.

Документной информацией называют сведения,содержащиеся

 

в документе. Архивные документы, являющиеся первоисточника-ми сведений, получили название носителей первичной документ-ной информации. Различные сообщения о документах,состоящиеиз описаний, специальных шифров и кодов, называются вторич-ной документной информацией. Архивные справочники,содержа-щие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

 

Все архивные справочники, описывающие документную ин-формацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обяза-тельные справочники существуют во всех государственных ар-хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и ряд других. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также фор-

 

38

мируются исторически (делопроизводственные картотеки; кар-тотеки и перечни документов; указатели, обзоры, аннотирован-ные каталоги). Назовем основные принципы построения системы НСА:

 

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации справоч-ников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

 

2) неповторяемость информации различных видов справочни-ков;

 

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

 

По уровням документов справочники системы НСА подраз-деляются на межархивные (на уровне Архивного фонда РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов и их частей); внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

 

Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации. Для того чтобы первичную инфор-мацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она под-вергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, обоб-щению, в результате чего появляется описание – вторичная доку-ментальная информация. Описание дел заключается в выявлении

 

и письменном обозначении информационных характеристик. На обложках и карточках указываются в единой последовательности одинаковые информационные характеристики документов и дел.

 

Информационными характеристиками каждого дела являютсяназвание учреждения с указанием вышестоящего ведомства; на-звание его структурной части (функции, отрасли); индекс дела по номенклатуре; заголовок дела; аннотация; крайние даты докумен-тов дела; количество листов; архивный шифр. Заголовки не всег-да могут раскрыть содержание отдельных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются докумен-ты, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях.

 

Приемы составления заголовков. Заголовок должен бытькратким, точным и литературно грамотным. Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательно-сти элементов:

 

– вид дела (дело, материалы, переписка и др.), вид или разно-видность документов (протоколы, планы и др.);

 

39

– автор (дает возможность уяснить смысл и степень достовер-ности фактов);

 

– корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с кото-рыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

 

– предмет или вопрос (отражает содержание документов дела);

– территория (указывает на территорию: о которой говорится в документах; на которой были созданы документы);

 

– время (событий или составления документов);

– формальные признаки (подлинность или копийность). Состав и содержание документов, созданных в делопроизвод-

 

стве XVI–XVII и XVIII–XIX вв., обладают рядом специфических особенностей, которые следует учитывать при составлении заго-ловка, а именно:

 

1) при описании документов XVI–XVII и XVIII–XIX вв. недо-пустимы произвольные замены, механическая модернизация тер-минов, сложившихся в делопроизводстве;

 

2) своеобразие документов XV–XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи, заим-ствованных из текста документа;

 

3) необходимо уделять внимание сохранению транскрипции имен и фамилий, упоминающихся в документе персоналий, назва-ний должностей и титулов;

 

4) с особым вниманием необходимо подходить к фиксации должностного либо церковного звания исторического лица (оно должно соответствовать занимаемому им положению в тот пери-од, к которому относится документ);

 

5) следует избегать определений, носящих отпечаток историче-ского или идеологического противостояния (так как они могут ис-казить значение документов).

Архивные описи. Архивная опись –это архивный справочник,пред-назначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись вы-полняет информационную, учетную и классификационную функции.

 

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Классификацией документов и дел в пределах архивного фонда называется их научная группировка в соответ-ствии с исторически сложившейся структурой фондообразовате-ля или основными направлениями его деятельности. К основным классификационным признакам относятся структурный,функци-ональный, отраслевой, тематический, хронологический. Дополни-

 

40

тельными классификационными признаками являются номиналь-ный, корреспондентский, авторский, предметно-вопросный, гео-графический, хронологический.

 

Описательная статья описи состоит из порядкового номера, де-лопроизводственного индекса, заголовка дела и в ряде случаев ан-нотации документа, крайних дат документов в деле (число, месяц, год), отметки о количестве листов в деле, примечаний.

 

Справочный аппарат к описи включает титульный лист,оглав-ление, предисловие, список сокращений, указатели (по виду раз-личают предметные, именные, географические, хронологические, комбинированные указатели). К подготовленной архивной описи обязательно должна прилагаться заверительная надпись на от-дельном листе-заверителе, в которой указывается количество ли-стов в описи. Она подписывается составителем описи.

 

Вопросы и задания

 

1. Каковы принципы построения системы научно-справочного аппарата? Какие требования предъявляются к системе НСА?

 

2. Какие принципы следует учитывать при составлении заго-ловка?

 

3. Раскройте значения терминов: система научно-справочного аппарата (СНСА), документная информация, носители первич-ной документной информации, вторичная документная информа-ция, архивная информационная среда, архивный шифр, архивная опись, классификация документов и дел в пределах архивного фонда, классификационная схема, заверительная надпись.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Оте-чественные архивы. 2000. № 3. С. 14–18.

 

2. Киселев И.П., Волкова И.В., Нежданова О.Ю. Современное состо-яние и перспективы развития СНСА к документам государственных ар-хивов // Отечественные архивы. 2000. № 5. С. 12–14.

 

3. Корсукова Г.П. К вопросу о составе системы научно-справочного ап-парата к документам архива // Отечественные архивы. 2004. № 2. С. 64–65.

 

4. Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации / сост. Л.Ю. Покровская, С.Н. Супра-нова, Н.И. Телегина и др.; под ред. И.Н. Давыдовой, Л.Ю. Покровской. Самара: НТЦ, 2007. 123 с.

 

41

5. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: краткий справочник / сост. О.Ю. Нежданова; ред. В.П. Козлов. М.: Росар-хив, 1994. 115 с.

6. Государственные архивы СССР: справочник-путеводитель: в 2 ч.

М.: Мысль, 1989.

7. Крайская З.В. Организация архивного дела в СССР. М., 1980. С. 40–41.

8. Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отрасле-

вых архивах: справ. М.: Мысль, 1991. 589 с.

9. Центральные архивы Москвы: путеводитель. М., 1999. Вып. 1–3;

2000. Вып. 4.

10. Центральный фондовый каталог Архивного фонда Россий-ской Федерации. URL: http://212.34.41.11/CFC-search (дата обращения: 25.05.2013).

 

Система каталогов в архиве

 

Понятие архивного каталога. Архивный каталог –межфондо-вый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по определенному признаку (по пред-метам, темам, отраслям) в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Его функция заключается в содействии информационному поиску. Со-вокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Для работы в государственном архиве необходимо овла-деть методами поиска информации с помощью архивного каталога.

 

Процесс подготовки, составления и ведения архивных катало-гов называется каталогизацией архивных документов. Она вклю-чает в себя несколько видов работ:

1) определение вида каталога;

2) разработку схемы классификации документной информации в каталоге;

 

3) выявление и отбор документной информации для каталоги-зации;

 

4) описание документной информации на каталожных карточ-ках;

5) индексирование каталожных карточек;

6) систематизацию карточек и ведение каталога.

Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархив-ными. Различают следующие виды каталогов: систематический, тематический, предметный (именной и географический), каталог по истории административно-территориального деления.

 

42

Схема классификации документной информации в каталоге.

Создание каталога конкретного вида начинается с разработки схе-мы его классификации. В России и странах Восточной Европы Би-блиотечно-библиографическая классификация (ББК) используетсякак основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации.

 

В международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации: Универсальная деся-

тичная классификация Мельвиля Дьюи для книг (ДК Дьюи, 1972 г.)

и Классификация при помощи двоеточия (Ш.Р. Ранганатана).

В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографи-ческий институт (МБИ) в Брюсселе издал усовершенствованную ДК, которая с 1906 г. называется Универсальной десятичной клас-сификацией (УДК). Изначально она предназначалась для установ-ления связи между библиографиями и библиотеками всего мира.

 

С конца 70-х гг. XX в. в отечественном архивоведении исполь-зовалась Схема единой классификации документной информации

в систематических каталогах государственных архивов СССР

(СЕК), которая во многом вобрала черты упомянутых систем. Приступая к каталогизации документов архивного фонда, не-

обходимо подробно изучить структуру СЕК, чтобы представлять,

 

к какому отделу, подотделу логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

Выявление, отбор и описание документной информации.

При каталогизации следует уделять внимание важным событиям, фактам и явлениям, отражающим определенный исторический пе-риод, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

 

Отобранная для каталогизации документная информация опи-сывается на каталожных карточках путем применения различных приемов описания: подокументного, поединичого, группового.

 

Описание документной информации на каталожных карточ-

ках представляет собой фиксирование вторичной документнойинформации. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе сведения:

 

– классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со-бытия);

 

– информационные (содержание документов);

– поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

– внешние (язык документа и способ воспроизведения);

 

43

– контрольные (должность и подпись составителя, дата состав-ления карточки).

Индексирование каталожных карточек. После выявления,

отбора и описания документной информации на каталожных кар-точках можно приступить к их индексированию – процессу выбо-ра или составления индексов по схеме и их проставления на ката-ложных карточках. Индекс – это условное обозначение, состоящее из букв, цифр и условных знаков.

 

Назначение индекса – передать содержание информации, кото-рая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас-сификационной схеме и отразить связи между этими делениями. Система индексов –это система построения индексов с учетомметодики (перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил).

 

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндекси-

рованные карточки систематизируют для включения в каталог. Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами

 

в порядке расположения букв и цифр.

 

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая си-стематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках.

 

Вопросы и задания

 

1. Назовите отличия каталога от архивной описи.

2. Какие этапы включает в себя каталогизация архивных доку-ментов?

 

3. Раскройте значения терминов: архивный каталог, каталогиза-ция архивных документов, система каталогов архива, системати-ческий каталог, тематический каталог, предметный каталог, ката-лог по истории административно-территориального деления, ин-дексирование, индекс.

 

Список рекомендуемой литературы

 

1. Схема единой классификации документной информации в система-тических каталогах государственных архивов СССР. М., 1978. 278 с.

 

2. Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек / под ред. З.Н. Амбарцумяна. М., 1959. 190 с.

 

3. Библиотечно-библиографическая классификация: рабочие табли-цы для массовых библиотек / сост. Н.Н. Асеева, Г.П. Ванская. М.: Либо-рея, 1999. 688 с.

 

44

4. Каталог славяно -русских рукописных книг XI–XIV вв., хранящих-ся в ЦГАДА СССР: в 2 т. / сост. О.А. Князевская, Н.С. Коваль, О.Е. Ко-шелева, Л.В. Мошкова; под ред. М.И. Автократовой, О.А. Князевской, С.О. Шмидта. М., 1988. 349 с.

 

5. Каталог славяно-русских рукописных книг XV в., хранящихся в Российском государственном архиве древних актов / сост. И.Л. Жучкова, Л.В. Мошкова, А.А. Турилов; под ред. А.А. Турилова. М.: Древлехрани-лище, 2000. 416 с.

 

6. Писцовые книги Русского Севера / сост. Н.П. Воскобойникова, В.Ю. Беликов, Н.Ф. Демидова, М.Ю. Зенченко, Г.А. Иванова. М.: Памят-ники исторической мысли, 2001. 480 с.

 

7. Центральный фондовый каталог Архивного фонда Российской Фе-дерации. URL: http://212.34.41.11/CFC-search (дата обращения: 25.05.2013).

 

 

45

 

 

Глава 4

 

ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ

С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

 

Главное условие сохранности культур-ного наследия – желание его сохранить.

 

А.И. Комеч