Порядок передачи, учета и хранения

ПРОЕКТНОЙ И РАБОЧЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СИСТЕМЫ «ТРАНСНЕФТЬ»

(с изменением № 1)

 

Главный инженер-первый заместитель генерального директора АО «Гипротрубопровод»   ________________ В.В. Павлов «___» __________ 2017 г.

Вице-президент ПАО «Транснефть»   _______________ А.Н. Сапсай «___» __________ 2017 г.

Москва

2014 г.

Предисловие

1 ДОКУМЕНТ Разработан АО «Гипротрубопровод»

2 Утвержден ПАО «Транснефть»

3 Дата введения: 01.09.2016

4 ВВЕДЕН ВЗАМЕН ОР-03.100.50-КТН-091-14 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок передачи, учета и хранения проектной и рабочей документации в организациях системы «Транснефть», утвержденного
ПАО «Транснефть» 30.06.2014

5 Срок ДЕЙСТВИЯ – до замены (отмены)

6 Оригинал документа хранится в службе научно-технического обеспечения и нормативной документации управления инновационного развития и НИОКР
ПАО «Транснефть»

7 Документ входит в состав отраслевого информационного фонда ПАО «Транснефть»

8 Аннотация

Документ устанавливает порядок приема, передачи, учета и хранения проектной и рабочей документации в организациях системы «Транснефть»

9 Подразделение ПАО «Транснефть», ответственное за документ (куратор) – отдел сопровождения ПИР объектов ТПР и КР Департамента программы ТПР и КР

Информация о статусе документа, о наличии изменений к настоящему документу, а также тексты изменений могут быть получены в отраслевом информационном фонде ПАО «Транснефть»

________________________________________________________________________________

Права на настоящий документ принадлежат ПАО «Транснефть». Документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения ПАО «Транснефть».

®© ПАО «Транснефть», 2016 г.

Содержание

1       Область применения. 1

2       Нормативные ссылки. 1

3       Термины и определения. 3

4       Сокращения. 7

5       Основные положения. 8

6       Порядок передачи проектной и рабочей документации. 10

6.1 Общий порядок передачи проектной и рабочей документации. 10

6.2 Порядок выдачи проектной и рабочей документации подрядным организациям.. 11

6.3 Порядок выдачи проектной и рабочей документации из технической библиотеки работникам отделов и служб ОСТ. 13

7       Требования к учету и передаче проектной и рабочей документации. 14

7.1 Требования к передаче проектной и рабочей документации. 14

7.2 Требования к оформлению и комплектности передаваемой проектной и рабочей документации. 15

7.3 Требования к учету проектной и рабочей документации. 16

8       Требования к организации хранения и порядку размещения ПД и РД в технических библиотеках. Порядок уничтожения ПД и РД.. 16

8.1 Требование к помещению технической библиотеки. 16

8.2 Порядок размещения проектной и рабочей документации в технической
библиотеке. 18

8.3 Порядок уничтожения проектной и рабочей документации, в том числе аннулированной 19

Приложение А (обязательное) Форма журнала учета и регистрации проектной и рабочей документации. 21

Приложение Б (обязательное) Форма накладной для оформления процедуры передачи проектной и рабочей документации. 22

Приложение В (обязательное) Форма книги учета выдачи проектной и рабочей документации в ОСТ (подразделения ОСТ) 23

Приложение Г (обязательное) Форма электронного реестра проектной и рабочей документации ОСТ 24

Приложение Д (обязательное) Форма акта о выделении к уничтожению проектной и рабочей документации, не подлежащей хранению.. 25

Приложение Е (обязательное) Форма акта об уничтожении проектной и рабочей документации, не подлежащей хранению.. 26

Приложение Ж (обязательное) Форма протокола заседания комиссии по вопросам уничтожения экземпляров проектной и рабочей документации оставшихся невостребованными при организации закупок по выбору подрядной организации по строительно-монтажным работам и после завершения строительно-монтажных работ. 27

Приложение И (обязательное) Форма журнала учета и регистрации проектной и рабочей документации с грифом.. 29

Приложение К (обязательное) Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха. 29

Приложение Л (обязательное) Порядок передачи проектной и рабочей документации в подразделения ОСТ. 31

Приложение М (рекомендуемое) Форма журнала учета выдачи проектной и рабочей документации в подрядной организации. 32

Библиография. 33

 

Область применения

1.1 Настоящий документ устанавливает порядок приема, передачи, учета и хранения проектной и рабочей документации на этапах после завершения экспертизы проектной и рабочей документации, в процессе реализации проектных решений при проведении строительно-монтажных работ, а также после завершения строительства, технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта объектов организаций системы «Транснефть» до завершения гарантийного периода эксплуатации после завершения работ на объектах. Действие настоящего документа распространяется на помещения (технические библиотеки) в которых хранятся, подготавливаются к хранению или уничтожению проектная и рабочая документация до передачи документации в Архив ОСТ (НУ, ПК, ПО, РНПУ, РНУ, РПУ, РУМН, УМН).

1.2 Настоящий документ предназначен для применения организациями системы «Транснефть», осуществляющими прием, передачу, учет и хранение проектной и рабочей документации, а также устанавливает требования к хранению и учету проектной и рабочей документации для подрядной организации при выполнении строительно-монтажных работ. На организации, осуществляющие деятельность технических заказчиков при строительстве, техническом перевооружении, реконструкции объектов организаций системы «Транснефть», действие документа распространяется в части организации мест и порядка хранения проектной и рабочей документации.

Нормативные ссылки

В настоящем документе использованы нормативные ссылки на следующие документы:

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 21.001-2013 Система проектной документации для строительства. Общие положения

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации.

ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

СНиП 31-05-2003 Общественные здания административного назначения

СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 Проектирование, строительство, реконструкция и эксплуатация предприятий, планировка и застройка населенных пунктов. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий

СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

СанПиН 2.2.4.548-96 Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные нормы и правила

РД-13.310.00-КТН-072-12 Магистральные нефтепроводы и нефтепродуктопроводы. Комплексы инженерно-технических средств охраны объектов. Требования к оборудованию и организации эксплуатации

РД-13.310.00-КТН-221-12 Магистральные нефтепроводы и нефтепродуктопроводы. Комплексы инженерно-технических средств охраны. Инженерно-техническая укрепленность и антитеррористическая защита. Требования к оснащению офисных зданий

РД-91.010.00-КТН-131-14 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Проектная и рабочая документация для строительства, технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта, ликвидации и консервации объектов магистральных нефтепроводов и нефтепродуктопроводов. Требования к составу, содержанию и оформлению

ОР-33.030.00-КТН-134-06 Регламент использования корпоративной почтовой системы ОАО «АК «Транснефть»

ОР-35.240.50-КТН-052-09 Регламент предоставления доступа к информационным ресурсам Единой информационной системы ОАО «АК «Транснефть»

ОР-01.120.00-КТН-169-10 Инструкция по делопроизводству в ОАО «АК «Транснефть»

ОР-03.100.10-КТН-123-14 Порядок взаимодействия структурных подразделений ОАО «АК «Транснефть» и организаций системы «Транснефть» при закупке работ и услуг по строительству, реконструкции, техническому перевооружению, капитальному ремонту, ремонтно-эксплуатационным нуждам объектов ОАО «АК «Транснефть» и организаций системы «Транснефть»

ОР-91.010.30-КТН-035-14 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок организации и осуществления авторского надзора за строительством, реконструкцией, техническим перевооружением и капитальным ремонтом производственных объектов магистральных нефтепроводов и нефтепродуктопроводов

ОР-03.100.00-КТН-061-15 Положение о коммерческой тайне ОАО «АК «Транснефть»

ОР-03.100.50-КТН-004-15 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок взаимодействия Заказчика (Инвестора) и Генерального проектировщика при выдаче заданий на проектирование, разработке проектной документации, проведении внутренних и внешних экспертиз по инвестиционным проектам ОАО «АК «Транснефть»

ОР-91.010.30-КТН-156-15 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок приемки в эксплуатацию законченных строительством объектов магистральных трубопроводов. Формирование приемо-сдаточной документации

ОР-03.100.50-КТН-056-16 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок выдачи заданий на проектирование, разработки и экспертизы проектной и рабочей документации для строительства, технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта и ликвидации объектов организаций системы «Транснефть»

ОР-91.200.00-КТН-080-16 Магистральный трубопроводный транспорт нефти и нефтепродуктов. Порядок внесения изменений в рабочую документацию в процессе выполнения строительно-монтажных работ и заключения дополнительных соглашений к контрактам строительного подряда по объектам строительства, технического перевооружения, реконструкции, ремонта и ликвидации магистральных трубопроводов организаций системы «Транснефть

ОР-35.240.00-КТН-117-16 Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ОАО «АК «Транснефть», и иных конфиденциальных сведений

Примечание – При пользовании настоящим нормативным документом целесообразно проверить действие ссылочных документов в соответствии с действующим «Перечнем законодательных актов и основных нормативных и распорядительных документов, действующих в сфере магистрального трубопроводного транспорта нефти и нефтепродуктов». Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим нормативным документом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 входящий документ: Документ, поступивший в организацию (подразделение).

3.2 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

3.3 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на персональном компьютере.

3.4 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

3.5 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

3.6 единица хранения документов: Учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

3.7 инженерные изыскания для строительства: Вид строительной деятельности, обеспечивающей комплексное изучение природных и техногенных условий территории (региона, района, площадки, участка, трассы) объектов строительства, составление прогнозов взаимодействия этих объектов с окружающей средой, обоснование их инженерной защиты и безопасных условий жизни населения.

3.8 исходящий документ: Документ, отправляемый из организации (подразделения).

3.9 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

3.10 машинный носитель: СD-диск или другой носитель, на который записана информация в электронном виде, предназначенные для обработки данной информации с помощью персонального компьютера.

3.11 невостребованная документация: Проектная и рабочая документация, прошедшая экспертизу и утвержденная «в производство работ» по объектам, исключенным из инвестиционной программы, программы технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта, программы ликвидации и не планируемая к использованию.

3.12 организации системы «Транснефть»: Организации, осуществляющие на основании устава и/или гражданско-правового договора деятельность, связанную с: транспортировкой по магистральным трубопроводам нефти и нефтепродуктов; производством оборудования, насосов, электродвигателей и/или иных технологических устройств для объектов магистрального трубопроводного транспорта; обеспечением работоспособности (эксплуатации), финансовой стабильности, безопасности, социального, информационного и/или иным обеспечением деятельности объектов/предприятий магистрального трубопроводного транспорта, если в таких организациях ПАО «Транснефть» и/или его дочерние общества являются учредителями, либо участниками (акционерами), владеющими в совокупности более чем 20 процентами долей (акций и т.п.).

3.13 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

3.14 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

3.15 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица.

       3.15.а подрядная организация: Юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и места происхождения капитала, либо любое физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, который соответствует требованиям, установленным Заказчиком, и с которым Заказчик заключил договор по итогам закупки.

3.16 приемо-сдаточная документация: Документация, в состав которой входит разрешительная документация, дающая право на выполнение строительно-монтажных работ, и исполнительная документация, подтверждающая фактическое выполнение строительно-монтажных работ в объеме, установленном проектной документацией.

3.17 проектная документация: Совокупность текстовых и графических проектных документов, определяющих архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения, состав которых необходим для оценки соответствия принятых решений заданию на проектирование, требованиям законодательства, нормативным правовым актам, документам в области стандартизации и достаточен для разработки рабочей документации для строительства (по ГОСТ 21.001).

3.18 рабочая документация: Совокупность текстовых и графических документов, обеспечивающих реализацию принятых в утвержденной проектной документации технических решений объекта капитального строительства, необходимых для производства строительных и монтажных работ, обеспечения строительства оборудованием, изделиями и материалами и/или изготовления строительных изделий (по ГОСТ 21.001).

3.19 регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

3.20 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3.21 реквизит документа: Обязательные элементы оформления документа, включающие: наименование документа, дату составления (подписания, утверждения), наименование экономического субъекта (составившего документ), содержание факта хозяйственной жизни,наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

3.22 сопроводительные документы: Документы, созданные с целью документирования процедуры передачи документации.

3.23 состав проекта: Обязательный полный перечень комплектов проектной и рабочей документации с указанием всех внесенных изменений и аннулированных комплектов, выпускаемых на объект инвестиционной программы, программы технического перевооружения, реконструкции и капитального ремонта.

3.24 техническая библиотека: Специально отведенное помещение для хранения проектной и рабочей документации (в бумажном виде и на машинных носителях) по объектам инвестиционной программы, ТПР и КР, программы ликвидации, объектам незавершенного строительства, и по объектам гарантийного периода эксплуатации после завершения строительно-монтажных работ в управлении капитального строительства (УКС), отделе капитального строительства (ОКС), оснащенное рабочим местом для ознакомления с необходимой для работы информацией.

3.25 технический заказчик: Юридическое лицо, действующее на профессиональной основе, уполномоченное заключать договоры на выполнение инженерных изысканий, на подготовку проектной документации, на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов капитального строительства.

3.26 учетные документы технической библиотеки: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

3.27 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

3.28 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

3.29 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

Сокращения

В настоящем документе применены следующие сокращения:

К – ограничительный гриф документа «Конфиденциально»;

КТ – ограничительный гриф документа «Коммерческая тайна»;

НПС – нефтеперекачивающая станция;

НУ – нефтепроводное управление;

ОСТ – организация системы «Транснефть»;

ОПиПП – отдел планирования и подготовки проектов, подразделение, осуществляющее функцию планирования и организации выполнения проектно-изыскательских работ по объектам инвестиционной программы, ТПР и КР, программы ликвидации;

ОКС – отдел капитального строительства ОСТ;

ОЭ – отдел экспертизы, подразделение осуществляющее функцию организации экспертизы ПД, РД, материалов согласований и экспертиз, материалов инженерных изысканий по объектам инвестиционной программы, ТПР и КР, программы ликвидации;

ПД – проектная документация;

ПЗС – пообъектно-заказная спецификация;

ПИР – проектно-изыскательские работы;

ПК – производственный комплекс;

ПНБ – площадка нефтебазы;

ПО – производственное отделение;

РБС – расчет базовой стоимости;

РД – рабочая документация;

РНПУ – районное нефтепродуктопроводное управление;

РНУ – районное нефтепроводное управление;

РПУ – районное продуктопроводное управление;

РУМН – районное управление магистральных нефтепроводов;

ТПР и КР – техническое перевооружение, реконструкция и капитальный ремонт;

УКС – управление капитального строительства организаций системы «Транснефть»;

УМН – управление магистральных нефтепроводов;

Основные положения

5.1 Порядок передачи ПД и РД от проектной организации в ОСТ, а также порядок утверждения ПД и РД «в производство работ» определен ОР-03.100.50-КТН-056-16,
ОР-03.100.50-КТН-004-15. Порядок внесения изменений в рабочую документацию в процессе строительно-монтажных работ определен отраслевым нормативным документом ОР-91.200.00-КТН-080-16.

5.2 Для обеспечения учета и хранения ПД и РД после утверждения «В производство работ» в УКС (ОКС) ОСТ назначается ответственный работник (специалист), с указанием в должностных обязанностях прав и ответственности за учет, хранение и передачу ПД и РД на всех этапах реализации проекта. Ответственный работник является материально ответственным лицом.

Ответственный работник УКС (ОКС) ОСТ несет ответственность:

- за прием утвержденной «В производство работ» комплектной ПД и РД по объекту технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта, программы ликвидации объектов ОСТ;

- за учет, хранение, временную выдачу и передачу ПД и РД в период реализации проекта и после завершения строительства, технического перевооружения, реконструкции, капитального ремонта объектов ОСТ, в гарантийный период после завершения строительно-монтажных работ;

-за своевременную передачу ПД и РД на архивное хранение.

5.3  За комплектование изменений ПД и РД до утверждения «В производство работ» несет ответственность начальник отдела экспертизы. За комплектование изменений ПД и РД после утверждения «В производство работ» и передачу в техническую библиотеку несет ответственность начальник УКС (ОКС).

5.4 Для хранения ПД и РД после утверждения «В производство работ», до начала строительно-монтажных работ, в период реализации проекта, после завершения строительно-монтажных работ и до истечения гарантийного срока по контракту на строительно-монтажные работы, в ОСТ используется отдельное помещение (техническая библиотека УКС (ОКС)). Помещение должно соответствовать санитарным нормам и правилам, для производственных помещений и требованиям раздела 8.

       Актуальные комплекты ПД и РД, в течение всего периода строительства объекта хранятся у подрядной организации. Подрядная организация в процессе выполнения строительно-монтажных работ должна хранить ПД и РД в специально отведенном помещении, исключающем утрату документации. Ответственность за сохранность ПД и РД возлагается на подрядную организацию.

5.5 Для регистрации и учета всех комплектов ПД и РД ответственным работником УКС (ОКС) ОСТ ведется журнал учета и регистрации ПД и РД, оформляемый в соответствии с приложением А настоящего документа (журнал учета и регистрации ПД и РД ведется в электронной форме, в формате Excel).

5.6 Доступ специалистов к сетевому ресурсу, на котором размещена электронная копия ПД и РД, осуществляется на основании служебной записки руководителя отдела, или службы на начальника отдела информационных технологий, согласованной с руководителем УКС (ОКС). Предоставление доступа к ресурсу, на котором размещена электронная копия ПД и РД осуществляется с учетом существующих требований Компании согласно
ОР-35.240.50-КТН-052-09. Документация размещается на сетевом ресурсе в формате, не позволяющем вносить в нее изменения (pdf, bmp и т.д.).

5.7 В случаях, когда ПД и РД является приложением к договору (дополнительному соглашению) и подпадает под действие ОР-35.240.00-КТН-117-16, на договоре и ПД (РД) должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

5.8 Передача ПД и РД, содержащей коммерческую тайну, конфиденциальную информацию посредством электронной почты осуществляется только по каналам корпоративной компьютерной сети с соблюдением требований ОР-33.030.00-КТН-134-06. Отправка сообщений, содержащих коммерческую тайну, и иные конфиденциальные сведения по открытым (не защищенным) каналам передачи данных, в том числе, через сеть Интернет и иные сети общего пользования запрещается.

5.9 Передача ПД и РД, содержащей сведения составляющие коммерческую тайну и иные конфиденциальные сведения, сторонним организациям осуществляется в соответствии с требованиями ОР-01.120.00-КТН-169-10 (раздел 6), ОР-03.100.00-КТН-061-15 и аналогичных локальных нормативных актов, действующих в ОСТ.

5.10 Допуск специалистов по организации учета и хранения ПД и РД
к конфиденциальной информации, а также лиц, временно исполняющих их обязанности, оформляется в соответствии с требованиями ОР-03.100.00-КТН-061-15 и нормативными актами, действующими в ОСТ.

5.11 За утрату, порчу ПД и РД на работника возлагается ответственность в соответствии с требованиями Федерального закона Российской Федерации [1].

5.12 Порядок передачи ПД и РД в подразделения ОСТ и подрядную организацию представлен в приложении Л.

5.13 Порядок оформления, состав и требования по передаче приемо-сдаточной документации на законченные строительством объекты определены требованиями
ОР-91.010.30-КТН-156-15.