Порядок выдачи проектной и рабочей документации из технической библиотеки работникам отделов и служб ОСТ

6.3.1 Выдача документов из технической библиотеки работникам отделов и служб ОСТ регистрируется в книге учета выдачи документов, оформленной в соответствии с приложением В настоящего документа, которая ведется ответственным специалистом по организации учета, хранения и передачи ПД и РД.

6.3.2 Работники отделов и служб ОСТ при получении ПД и РД обязаны проверить состояние, комплектность документации и расписаться в ее получении в книге учета выдачи. При возврате ПД и РД специалист по учету и хранению ПД и РД обязан проверить состояние и комплектность документов и выполнить соответствующую запись в книге учета выдачи.

6.3.3 Документы из технической библиотеки УКС (ОКС) выдаются для пользования на срок до 10 рабочих дней. После завершения указанного срока документы должны быть возвращены в техническую библиотеку. Срок использования документации может быть продлен на период до 30 рабочих дней, в случае необходимости формирования РБС и ПЗС до 60 рабочих дней.

6.3.4 При невозврате документации в техническую библиотеку в указанный срок или при обнаружении недостачи книг или отдельных листов в них, а также повреждений документов, ответственный работник УКС (ОКС) составляет докладную записку на имя начальника УКС и начальника отдела или службы, работник которой не возвратил или допустил порчу документации.

6.3.5 Начальник УКС (ОКС) инициирует проведение расследования о причинах невозврата документации, по результатам которого составляется акт и принимается комиссионное решение о восстановлении документации. При утрате или порче документации изготовление копии производится за счет специалиста, утратившего документацию, по его заявлению.

Комиссия по выяснению причин невозврата ПД и РД создается приказом по ОСТ.
В состав комиссии входят главный инженер ОСТ, заместитель генерального директора ОСТ по строительству, начальник УКС (ОКС), ответственный за учет, хранение и передачу ПД и РД, представитель службы безопасности ОСТ, представитель службы информационной безопасности ОСТ. Решение комиссии оформляется соответствующим актом.

В случае невозврата ПД и РД, содержащей КТ, расследование необходимо проводить с учетом требований п. 18 ОР-03.100.00-КТН-061-15.

6.3.6 На основании составленного акта утраченная документация подлежит восстановлению в течение не более 30 календарных дней.

Требования к учету и передаче проектной и рабочей документации

Требования к передаче проектной и рабочей документации

7.1.1 ПД и РД после утверждения «В производство работ» в течение 3-х рабочих дней передается в УКС (ОКС) работником ОПиПП ОСТ, ответственным за подготовку, оформление и передачу ПД и РД по накладной. Накладная оформляется в двух экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде в формате Еxcel.

7.1.2  В накладной указывается наименование каждого отправляемого документа, регистрационный учетный номер (инвентарный номер, номер экземпляра, количество листов в экземпляре, гриф конфиденциальности (при необходимости)). Не допускается указывать только общий заголовок, а затем давать ссылки на тома или книги, также не допускается указывать только инвентарный номер.

7.1.3 Перечень документации, передаваемой по накладной, должен быть систематизирован в соответствии с составом проектной документации. Заголовки книг (альбомов), указанные в накладной, должны быть полными, без сокращений.

7.1.4 ПД и РД, предъявленная для передачи, проверяется специалистом УКС (ОКС), отвечающим за организацию учета и хранения ПД и РД, на соответствие составу проектной документации, накладной, оформленной в соответствии с приложением Б настоящего документа, а также в соответствии с требованиями раздела 7.3 (настоящего регламента).

7.1.5 В ходе приемки осуществляется проверка каждой книги (альбома). В конце накладной цифрами и прописью указывается: дата передачи, количество фактически принятых единиц хранения, номера отсутствующих книг (альбомов), а также ставятся подписи сотрудников, которые участвовали в процедуре проверки документации.

7.1.6  Ответственный за прием, учет, хранение и передачу ПД и РД отвечает за правильное заполнение, хранение и учет накладных на передачу документации, своевременно заполняет и ведет все необходимые книги и журналы по регистрации и учету документации, поступившей в техническую библиотеку.

7.2 Требования к оформлению и комплектности передаваемой проектной и рабочей документации

7.2.1 Передаваемая ПД и РД должна быть комплектной и сброшюрованной в книги (альбомы), сложенными на формат А4 по ГОСТ 2.301. Не допускается объединение в одной книге (альбоме) документации по разным объектам. Не допускается объединение книг (альбомов), относящихся к разным разделам проектной документации. В соответствии с п.8.1 ГОСТ Р 21.1101-2013 под брошюровкой понимается размещение материалов ПД и РД на бумажном носителе в переплетах.

7.2.2 На каждой книге (альбоме) должен быть написан заголовок (наименование проектной документации, название объекта, название документации), обозначение и инвентарный номер.

7.2.3 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в книгу, все ее листы нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

7.2.4 При наличии положительных экспертных заключений откорректированная
ПД (РД) утверждается главным инженером ОСТ. Отделом экспертиз производится проставление штампа «Экспертиза проведена» на титульном листе текстовых материалов и на каждом листе графических материалов, а для чертежей, сброшюрованных в отдельный том, только на титульном листе с указанием даты, и в течение не более 2 рабочих дней направляется в УКС ОСТ. После утверждения РД приказом ОСТ на титульном листе текстовых и графических материалов, а также на каждом листе графических материалов (чертежей), сброшюрованных в отдельный том, ОПиПП ОСТ ставится штамп
«В производство работ», с указанием даты и подписи главного инженера ОСТ.

7.2.5 Книги (альбомы) ПД и РД должны быть скомплектованы отдельно по объектам (пунктам инвестиционной программы, программы ТПР и КР, программы ликвидации) и разложены по экземплярам (комплектам) ПД и РД на каждый объект (пункт программы).

7.2.6 Копии ПД и РД на машинных носителях должны передаваться в футлярах. На вкладыше, который помещается внутрь футляра, а также на самом электронном носителе должны быть зафиксированы идентичные названия документа, дата создания, а также его электронный формат (при наличии указан ограничительный гриф).

Требования к учету проектной и рабочей документации

7.3.1  Для обеспечения документирования процесса передачи ПД и РД и изменений к ней на всех этапах подготовки и организации строительства данные о процедурах передачи документации вносятся в электронный реестр. Электронный реестр ведется в ОСТ. Ответственным за ведение электронного реестра является работник УКС (ОКС) ОСТ, назначаемый в соответствии с требованиями пункта 5.2 настоящего регламента.

7.3.2 Электронный реестр ведется в формате Excel и содержит обязательные реквизиты в соответствии с приложением Г.

7.3.3 Ответственное подразделение УКС (ОКС) не реже чем раз в месяц осуществляет сверку комплектов ПД и РД в технической библиотеке и на площадке строительства совместно с проектным институтом и подрядчиком на предмет ее актуальности, с учетом требований ОР-91.010.30-КТН-035-014 (раздел 16, подпункт н). В случае выявления отсутствия актуальных комплектов, заказчик в течении 3 рабочих дней обеспечивает передачу недостающих комплектов ПД и РД, оформленных в установленном порядке.

Требования к организации хранения и порядку размещения ПД и РД в технических библиотеках. Порядок уничтожения ПД и РД

Требование к помещению технической библиотеки

8.1.1 ПД и РД, переданная в УКС, размещается в специально оборудованном помещении (технической библиотеке).

8.1.2 Оборудование технической библиотеки должно включать металлические стеллажи для хранения документации, организованное рабочее место специалиста по учету и хранению ПД и РД для приемки документации, ввода данных о документации в персональный компьютер, рабочее место, оборудованное для просмотра выданных документов больших форматов работниками.

8.1.3 Помещение технической библиотеки должно соответствовать требованиям и нормам пожарной безопасности. Электропроводка в помещении должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений. Помещение должно быть оборудовано системой пожаротушения и укомплектовано первичными средствами пожаротушения (углекислотными или воздушно эмульсионными огнетушителями).

8.1.4 Для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

- для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 40 - 60%;

Температурно-влажностный режим в технической библиотеке контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Для измерения температурно-влажностного режима хранения в помещении устанавливаются контрольно-измерительные приборы. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем, где исключено попадание прямых солнечных лучей. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха заполняется в соответствии с приложением К.

Освещение технической библиотеки может быть предусмотрено как за счет естественных, так и искусственных источников света. Недопустимо воздействие прямых солнечных лучей на стеллажи для хранения ПД и РД. Освещенность рабочих поверхностей должна быть обеспечена в соответствии с СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03.

8.1.5 Оборудованное рабочее место в технической библиотеке должно соответствовать требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, СанПиН 2.2.4.548-96.

8.1.6 Помещение технической библиотеки должно быть оборудовано инженерно-техническими средствами охраны в соответствии с РД-13.310.00-КТН-072-12 и
РД-13.310.00-КТН-221-12. Входные двери (окна) помещения должны иметь замки (запоры), гарантирующие их надежное закрытие, и опечатывающее устройство. Порядок использования ключей (механических, электронных) должен исключать несанкционированный доступ посторонних лиц.

8.1.7 Доступ в помещение технической библиотеки разрешается в присутствии специалиста по учету и хранению ПД и РД или работника УКС (ОКС), временно исполняющего его обязанности в соответствии с приказом генерального директора ОСТ.

8.1.8 Нахождение посторонних лиц в помещении технической библиотеки УКС (ОКС) в отсутствие специалиста по учету и хранению ПД и РД или работника УКС (ОКС), временно исполняющего его обязанности, не допускается.