Глава 2. Особенности организации делопроизводства в городском суде Г. Стерлитамак

 

 

2.1. Особенности делопроизводства городского суда

 

Организация работы с документами есть деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов в текущей деятельности юридического лица, а также их хранению. Понятия хранения и использования документов не нуждаются в комментариях в силу их очевидности и обыденности.

«Документооборот — это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело»[8].

Документы, используемые в судах, не являются однородными по своим характеристикам, что дает основание для их классификации по различным основаниям.

Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом[9]:

1. По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото -, фонодокументы.

2. По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

3. По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

4. По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.

5. По происхождению: официальные и личные.

6. По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии.

7. По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

8. По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

В судебных органах выделяет три укрупненные группы документов:

- основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного органа. В эту группу входят судебные дела, производства, обзоры и т. д.

- документы по личному составу;

- документы экономического обеспечения деятельности судов. В эту группу входят бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т. д.

Судебная деятельность связана с оформлением большого количества документов и дел. Их регистрация, учет, контроль за исполнением и сохранностью, ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка их передачи и движения, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передача их в архив регулируются Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде (Утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 с последующими изменениями и дополнениями).

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного делопроизводства, обязательную для всех работников районного суда. Все работники районного суда ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

В судебных органах функции по осуществлению делопроизводства возлагаются на определенную категорию работников. Передача функций по осуществлению судебного делопроизводства сотрудникам из числа несудейского аппарата судов преследует цель освобождения судей от выполнения дополнительной, неосновной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия[10].

Судьи, освобождаются от составления отчетов, заполнения различных, довольно объемных, статистических карточек, составления сопроводительных писем, регистрации входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм. Кроме того, освобождаются от выписывания повесток, оформления и сшивания томов судебных дел и производств, собственноручного ведения протоколов судебных заседаний, прочей рутинной работы, которая в силу свой повторяемости и относительной простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья.

С учетом чрезвычайной загруженности российских судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Подобное размежевания функций правосудия и делопроизводства основано на повсеместно применяемом и проверенном многими поколениями специалистов научном принципе разделения труда.

Однако в области судебного делопроизводства задействован не только технический персонал аппаратов судов, но и непосредственно судьи, вплоть до председателя суда. Судьи и руководитель суда со своими заместителями осуществляют общее руководство судебным делопроизводством.

Среди основных понятий, используемых в судебном делопроизводстве, являются понятия черновых и подлинных документов, а также их копий. Документ, который отражает авторскую работу над его текстом, называется черновым. Подлинником официального документа является его единственный либо первый экземпляр. Копией является объект на бумажном либо электронном носителе, воспроизводящий информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде дубликата, выписки либо отпуска. Дубликатом называется повторный экземпляр основного документа, имеющий равную юридическую силу.

Выписка есть разновидность копии документа, воспроизводящая его часть и заверенная должным образом. Выписки удобны в применении тогда, когда копия и основной документ несопоставимы по размерам. Например, в ходе обычной организационной деятельности председателем суда издаются различные распоряжения, касающиеся разнообразных сторон деятельности суда.

Один из пунктов распоряжения за определенное число содержит положение о том, что секретарю судебного заседания предоставляется очередной ежегодный отпуск с указанием дат его начала и окончания. В том случае, если указанному работнику аппарата суда необходима копия этого распоряжения, нет необходимости делать ксерокопию всего распоряжения, занимающего нередко несколько страниц формата А4. Достаточно сделать выписку одного пункта и заверить ее.

Кроме того, судебному делопроизводителю необходимо хорошо представлять себе, что такое «номенклатура дел». В суде ряд исполнительных документов группируется в дела по определенным признакам. «Чтобы правильно сгруппировать документы в дела составляют специальный документ - справочник, который называется «Номенклатура (то есть перечень, список) дел». Этот справочник показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку». Таким образом, главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях.

В этих актах содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов и т.д.

 

2.2. Состав и оформление документации судебного делопроизводства

 

В соответствии с действующим законодательством и соответствующей компетенцией городской суд составляет и издает различные виды документов.

Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- документы по личному составу;

- справочно-информационные документы;

- плановая документация;

- учетно-отчетная документация.

Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам[11].

Одна из основных управленческих функций деятельности городского суда – это функция организации системы и процессов управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и председатель суда.

Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам городского суда относится: штатные расписания, должностные регламенты работникам, правила и другие документы.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение труда между работниками. Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, являются правовой основой деятельности городского суда[12].

 Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения.

Текст документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.

В форме распоряжений председателя суда принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда. Ответственность за качество подготовки приказов и распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Распорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений). При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений. Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.

Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия. Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

 В состав справочно-информационных документов, городского суда, входят такие виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.

Особое место в деятельности городского суда занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями.

Содержанием переписки являются:

- запросы,

- уведомления,

- соглашения,

- напоминания,

- требования,

- разъяснения,

- подтверждения,

- просьбы и т.д.

 Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы. Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.

Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц. В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.

Постановление  – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения[13].

Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п. Таким образом, законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня – федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно – методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.