Сроки хранения бухгалтерских документов

 

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета, поэтому их регистрация, учет и хранение представляют важную задачу. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ – это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация – это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. При налоговой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета. Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то перед организацией может возникнуть проблема: как доказать налоговым органам факт совершения хозяйственной операции?

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение.

Из этого следует, что понятие «первичные учетные документы» шире понятия «оправдательные документы», например, «Требование – накладная» типовой межотраслевой формы № М‑11 предназначена для отражения операций, связанных с перемещением материальных ценностей внутри одной организации, но не затрагивает и не изменяет обязательства организации перед другими.

Поэтому документирование хозяйственных операций – это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно – кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

При организации учета с помощью компьютерных программ роль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственной операции.

От качества первичных документов в значительной степени зависит качество всего бухгалтерского учета в организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, форма которых не содержится в альбомах унифицированных форм, должны содержать для придания им юридической силы, следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления;

3) название организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Сроки хранения первичной документации, определяет законодательство, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются:

1) Решением Центральной экспертно‑проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы РФ от 27 июля 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета»

2) «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06 октября 2000 г.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов – фактур, приходно‑кассовых ордеров и т. д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их передачи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются.

Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками:

а) годовые – постоянно;

б) квартальные – 5 лет;

в) месячные – 1 год.

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним – постоянно.

Протоколы по утверждению балансов:

а) годовых – постоянно;

б) квартальных – 5 лет.

4. Первичные документы – 5 лет.

5. Переписка по бухгалтерскому учету и взаиморасчетам между организациями – 5 лет.

6. Лицевые счета:

а) рабочих и служащих – 75 лет;

б) получателей пенсий и пособий – 5 лет.

Расчетно‑платежные ведомости – 5 лет;

расчетно‑платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов) – 75 лет.

Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 5 лет после ликвидации.

Доверенности на получение денежных средств – 5 лет.

Гарантийные письма – 5 лет.

Учетные регистры (главная книга, журналы‑ордера и др.) – 5 лет.

Вспомогательные и контрольные книги, кассовая книга, оборотно‑сальдовые ведомости – 5 лет.

Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет.

Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных поручений и др. – 5 лет.

Сведения об учете задолженностей по зарплате, по удержаниям из зарплаты, о выплате отпускных и выходных пособий – 5 лет.

16. Документы по инвентаризации – 5 лет.

Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности и т. п. – до минования надобности (но не менее 5 лет).

Исполнительные листы – до минования надобности (но не менее 5 лет).

Справки на оплату учебных отпусков и льгот по налогам – до минования надобности (но не менее 5 лет).

Документы по дебиторской задолженности, по недостачам, хищениям, растратам – до минования надобности (но не менее 5 лет).

Акты по переоценке основных средств и расчеты по начислению износа – постоянно.

Паспорта сооружений – 5 лет после их списания.

Документы о проведении ревизий – 5 лет.

Акты ревизионных проверок – 5 лет.

Переписка о финансово‑экономической деятельности – 5 лет.

Акты проверок правильности взимания налогов – 5 лет.

Хозяйственные договоры и паспорта сделок – 5 лет.

Договоры о материальной ответственности – 5 лет после увольнения материально‑ответственного лица.

Образцы подписей материально‑ответственных лиц – до минования надобности.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

При проверке первичных документов по форме выявляется, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка первичных документов позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Проверка первичных документов по содержанию выявляет законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции, а также логическую увязку отдельных показателей. При такой проверке также проверяется, была ли на самом деле выполнена эта операция и соответствует ли выполнение данной операции указанному объему.

Не допускается оформление операций, противоречащих действующему законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр.

В банковских документах не допускается внесение исправлений, подчисток, помарок.

Аналогичное требование предъявляется и к кассовым документам.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или быть выписаны на машине (пишущей или вычислительной), и подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.

При обнаружении ошибок в банковских и кассовых документах их следует переписывать заново. В остальные первичные учетные документы (кроме банковских и кассовых) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Для систематизации однородных хозяйственных операций также используются сводные документы, в которые заносятся показатели сгруппированных хозяйственных операций.

Для облегчения и оперативности ведения бухгалтерского учета подавляющее большинство организаций применяет компьютерные бухгалтерские программы и составляет учетные документы на магнитных носителях информации.