Как грамотно подготовить наглядный материал, иллюстрирующий

СОДЕРЖАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА?

Знаете ли вы о том, что зрительный нерв в 50 раз толще слухового? Это

значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глаза-

ми. Поэтому делайте презентацию своего проекта зрелищной. Для создания

визуального ряда используйте рисунки, таблицы, иллюстрации, слайды. Ви-

зуальные средства делают презентацию более привлекательной, красноречи-

вой, убедительной и достоверной.

88

Грамотно использовать визуальный ряд – значит создать зрительный об-

раз, который передаст слушателям вашу идею. Приведем наглядный и убеди-

тельный пример из выпуска № 46 рассылки Сергея Шипунова «Уроки рито-

рики и ораторского мастерства».

«Оратор выходит на сцену, держа в руках очень красивую розу с крупны-

ми лепестками. Роза – это человек. Каждый человек красив так же, как и

эта роза.

Пауза. Оратор дает возможность каждому полюбоваться красивым,

благородным цветком.

Но что происходит с человеком, когда он начинает употреблять нарко-

тики? Первая доза – и она вырывает у человека талант, вторая доза – и она

вырывает у человека ум, третья доза – и она вырывает у человека память,

четвертая доза – и она вырывает у человека мечты, пятая доза – и она вы-

рывает у человека…

(С каждой фразой оратор вырывает у розы лепестки и бросает их на пол, пока вскоре в его

руках не остается покалеченный цветок, один взгляд на который заставляет сжиматься сердце).

Если не хотите покалечить свою жизнь, свою душу, свое будущее,

если не хотите, чтобы вы стали подобными этому мертвому, искалеченному

цветку, то скажите НЕТ НАРКОТИКАМ!»

Как видите, оратор сумел грамотно и точно выстроить визуальный ряд

своей идеи, который – мы уверены – слушатели не смогут забыть очень дол-

го.

Итак, визуальный ряд презентации – это удачный образ. Разумеется, та-

кой образ легко создать при помощи анимации и слайдов. Поэтому после

того, как в 1984 г. Боб Гаскинс придумал для выступлений программу

PowerPoint, огромное количество людей на планете занято созданием ppt-

слайдов для своих презентаций.

Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превра-

щая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?

Существуют ли правила эффективного использования визуальных

средств?

89

Разумеется. Самое главное – представьте себя на месте человека, кото-

рый сидит в зале и смотрит на то, что вы показываете. Если вы сядете в конце

зала, то наверняка заметите, что с экрана монитора сложнее читать, чем с

обычного листа, да и небольшой размер экрана накладывает ограничения при

показе материала. Отсюда правило: на слайде не должно быть больше 4-5

строк текста. Для слайда выбирайте простой, не дробный фон, шрифт – Аrial

(без засечек), поскольку шрифты с засечками (типа Times New Roman) пло-

хо воспринимаются глазом с экрана.

Советуем вам для раскрытия всего потенциала слайдовой презентации

использовать следующие нехитрые приемы:

· Слайд должен акцентировать только ключевые идеи.

«Меньше – значит больше». Идея проста: чем меньше деталей

оказывается на экране, тем мощнее их воздействие на аудито-

рию. Чем меньше идей оказывается на слайдах, тем больше

внимания достается каждой идее. Таким образом, слайд не дол-

жен показывать все – его задача актуализировать только

самое главное и на этом акцентировать внимание слушателей.

Самого главного, как вы понимаете, не может быть много.

· Наиболее важная идея слайда должна «схватываться»

мгновенно. Слайдов не просто должно быть мало – они долж-

ны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографи-

ровать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному

– к выступающему человеку.

· Слайд не должен конкурировать с вами в борьбе за внима-

ние аудитории. З апомните: ключевая фигура презентации – вы-

ступающий, а картинки и слайды только помогают его главной

идее добраться до умов аудитории.

В статье «Как провести красивую и успешную презентацию» Сергей

Борзов советует применять для мультимедийной презентаций правило попу-

лярного на Западе блогера Гая Кавасаки.

90

· Правило гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом.

10 слайдов – это то количество, которое могут полноценно «усвоить» слуша-

тели. Большее число слайдов говорит о том, что вы не сумели выделить глав-

ные мысли, подтверждающие правильность тезиса вашей речи. Загромоздить

презентацию всевозможными фактами, цифрами, графиками – означает уни-

чтожить её воздействующую силу. Тот, кто не забивает один единственный

гвоздь, втыкает дюжину слабеньких канцелярских кнопок – и все отваливает-

ся. Каждый слайд должен работать на главную идею и приближать вас к

главной цели презентации. Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите

на слайдах действительно самое главное.

20 минут – это время, отведенное непосредственно для рассказа. Даже если

вам на проведение презентации предоставили час, учтите, что в отведенный

час вам еще придется настроить технику, а потом ответить на вопросы слу-

шателей.

30 размер шрифта – оптимальный выбор для написания текста на слайдах.

Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно

«схватив» его глазами, сможет сконцентрировать все свое внимание именно

на вашем рассказе. Ничто не помешает вам поддерживать зрительный кон-

такт с аудиторией во время выступления.

Репетиция, репетиция, репетиция!

Думаем, что в комментариях этот пункт не нуждается. Ставки слишком

высоки – не надейтесь на счастливый случай, приложите все силы к подго-

товке презентации вашего проекта и задействуйте все имеющиеся у вас ре-

сурсы.

Во время репетиции хотя бы один раз нужно обязательно использовать

всю технику, которая понадобится для демонстрации презентации. Тогда вы

наверняка не попадете в глупую ситуацию, когда уже во время выступления

проектор вдруг не включается (просто надо подольше кнопочку держать), «о,

ужас! – нет видеосигнала!» (на ноутбуке нужно было перейти в режим рабо-

91

ты с внешним монитором), на экране все изображение «плывет» (фокус не

настроили), да мало ли что еще…

Вы должны удостовериться в своей способности контролировать аудито-

рию и распознавать ее реакцию на свое выступление. Пригласите людей,

способных дать вам «обратную связь», пусть они присутствуют на репети-

ции. Их советы пригодятся вам для корректировки подачи содержательной

части и ее визуализации.

Еще один важный вопрос, который часто задают: сколько времени по-

требуется на подготовку презентации проекта? Если следовать советам

специалистов в этой области, то рассчитать его весьма просто: на одну мину-

ту выступления должен приходиться как минимум час подготовки. Подсчи-

тали? Да, согласны с вами, подготовка эффективной презентации – весьма

затратный по времени процесс. Репетиции, репетиции, репетиции – и всего

одно выступление. Получается, что презентация проекта – премьерный спек-

такль, играемый зачастую единожды. Вероятно, некоторым утешением для

многих может послужить следующая мысль: готовя одну презентацию, вы

одновременно готовите и все последующие, поскольку совершенствуете свои

навыки. Таким образом, каждая подготовка – вклад в собственный профес-

сионализм и, соответственно, в свой успех, настоящий и будущий.

Надеемся, что наши советы пригодятся вам при подготовке презентации

вашего проекта. И вместе с вами мы услышим и увидим не одну великолеп-

ную презентацию, заслуживающую искренних оваций.

Полезные советы по подготовке к проведению Презентации

проекта:

Контрольный список помогает убедиться в том, что основные этапы алгоритма подготовки

пройдены, необходимые действия по подготовке к представлению проекта выполнены.

Вопрос Да Комментарии

92

Сформулирована ли цель презентации?

Поставлены ли основные задачи представления проек -

та?

Сформулирована ли основная идея презентации проек -

та?

Проведен ли предварительный анализ интересов

аудитории?

Составлен ли социально - психологический портрет

аудитории?

Отобрано ли основное содержание презентации с уче -

том поставленной цели?

Выбраны ли методы подачи материала в соответствии

с социально - психологическим портретом аудитории?

Выработана ли четкая структура содержания?

Составлен ли подробный и четкий план выступления?

Выбран ли “ ударный ” момент в аргументации вашего

представления?

Проведен ли мозговой штурм с целью составления

перечня возможных вопросов?

Тщательно ли продуманы стратегии и тактики ответов,

особенно на каверзные вопросы?

Продуман ли и грамотно сформулирован визуальный

ряд, иллюстрирующий содержание презентации?

Продуманы ли тактики организации пространственной

среды для проведения презентации?

Проведена ли репетиция с обязательным использова -

нием всей техники, которая понадобится для де -

монстрации презентации?

Основные идеи и выводы по теме:

 Мы изучили алгоритм подготовки к проведению презентации проекта,

познакомились с основными правилами визуализации информации.

 Мы определили содержание и специфику каждого этапа алгоритма

подготовки к проведению презентации проекта.

93

 Мы научились грамотно и эффективно представлять свой проект.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Ребрик С. Презентация: 10 уроков.- М., 2006.

2. Гандапас Р. Презентационный конструктор. - М., 2006.

3. Коддлер И. Успешная презентация. - М., 2003.

94

Тема 5

ОЦЕНКА ПРОЕКТА

Цели и задачи изучения темы:

 Познакомиться с наиболее часто применяемыми техниками оценки

различных проектов.

 Знать перечень основных критериев, по которым заинтересованные

лица смогут оценивать результаты проекта.

 Научиться в самом начале разработки проекта формулировать его

предполагаемые выгоды и преимущества, исходя из основных крите-

риев, по которым в дальнейшем можно будет оценивать результаты

проекта.

Понятие оценки проекта

Оценка проекта – это определение его значимости, ценности, выявле-

ние пользы и выгоды от его реализации в сопоставлении с альтернативами.

Важно подчеркнуть, что всегда речь идет о сравнительной оценке. Причем,

если проекту нет реальной альтернативы, то и в этом случае он сравнивается

с так называемой нулевой альтернативой – оставить все как есть. Часто побе-

ждает именно последняя.

Каков бы ни был проект, существует четыре основных области, в кото-

рых он оценивается.

95

1. Результат (качество).

2. Издержки (стоимость).

3. Время (сроки).

4. Риски.

Результат (качество) – это оценка способности продукта (услуги), по-

лучаемой на выходе проекта удовлетворять актуальную потребность клиента

(отдельных людей или групп людей, общества, государства и т.д.). Чем она

выше, тем более вероятным является принятие решения об инвестиции в дан-

ный проект. Кроме того, может учитываться способность проекта осуще-

ствлять положительные внешние эффекты (например, при прочих равных

условиях проект по строительству кинотеатра обладает приоритетом по отно-

шению к строительству пивной, так как этот проект в случае его реализации

позволяет надеяться на положительные внешние эффекты для местного сооб-

щества в отличие от второго).

Издержки (стоимость ) – это оценка т.н. альтернативной стоимости и

негативных внешних эффектов проекта. Под альтернативной стоимостью по-

нимается стоимость благ и ресурсов, от которых пришлось отказаться (кото-

рые пришлось потратить) для того, чтобы реализовать данный проект. В наи-

более простом виде издержки - это количество потраченных на его реализа-

цию ресурсов. В более сложном анализе к числу издержек будут отнесены,

например, неблагоприятные экологические последствия, рост социальной

или политической напряженности по итогам реализации проекта. Чем выше

издержки, тем меньше шансов успешно реализовать этот проект.

Важно помнить, что в условиях современной экономики результат

проекта всегда сравнивается с издержками. Если издержки проекта по оценке

инвестора превосходят выгоды от его реализации, то проект не будет реали-

зован даже, если по своим стоимостным параметрам он лучше, чем его кон-

куренты. В этом случае как раз и побеждает «нулевая альтернатива». Такого

рода сравнение более или менее просто осуществляется при реализации ком-

мерческих проектов (и выгоды проекта и его издержки в конечном итоге

фиксируются в денежном виде и сравниваются между собой). Сложнее срав-

96

нение издержек и результата будет при реализации социальных проектов, по-

скольку результат здесь, как правило, не имеет рыночной цены. Но и в случае

социальных проектов такой анализ пусть интуитивно, но осуществляется ин-

вестором (государством, спонсором и т.д.).

Время (сроки) – временной интервал, необходимый для реализации

проекта с момента его старта. Чем больше сроки, тем меньше шансов на под-

держку проекта, поскольку этот фактор фиксирует разрыв между началом из-

держек по проекту и временем получения выгод от него. Всякий инвестор,

вложив ресурсы, хочет получить отдачу как можно быстрее. Кроме того, уве-

личение сроков проекта, как правило, связано с одновременным увеличением

его рисков.

Риски – это вероятность успешной реализации проекта (в данном слу-

чае важно разделять риски возникновения негативных внешних эффектов,

которые обычно включаются в перечень косвенных издержек проекта и рис-

ки срыва или затягивания проекта, о которых идет в данном случае речь). По-

скольку выгоды от проекта всегда в будущем, а будущее неопределенно, но

риски реализации проекта существуют всегда. Инвестор обычно принимает

их, но лишь в определенной мере. Государство, как правило, наименее рис-

ковый инвестор, а венчурная компания – наиболее рисковый. Но любой инве-

стор стремиться риски минимизировать.

В целом с помощью указанных универсальных областей сравнения лю-

бые проекты можно в первом приближении сопоставить с помощью приве-

денной ниже матрицы качественных оценок.

Области

сравнения

Уровни качественных оценок

Проект «А» Проект «В»

Высокий Средний Низкий Высокий Средний Низкий

Результат

(качество)

√ _ _ _ √ _

Издержки

(стоимость)

_ √ _ √ _ _

Время _ _ √ √ _ _

97

(сроки)

Риски √ _ _ _ √ _

Оговорив перечисленные выше универсальные области сравнений, мы

должны зафиксировать ключевые различия между оценкой коммерческих и

некоммерческих (социальных проектов).

Коммерческие проекты в конечном итоге направлены на получение так

называемых частных благ, которые имеют на рынке определенную цену.

Поэтому результат любого коммерческого проекта может быть выражен в де-

нежном виде (если мы знаем цену и объем произведенных в результате

проекта продукции или услуг, то можем рассчитать доход от его реализации).

Коммерческие проекты всегда имеют своей целью максимизацию прибыли,

то есть разницы между приведенным потоком доходов от проекта и расходов

по нему. Результат проекта, поэтому всегда оценивается в денежной форме.

В социальной сфере производятся так называемые общественные блага,

которые рыночной цены не имеют. Поэтому оценка результата проекта в де-

нежном эквиваленте затруднена. Кроме того, при реализации социальных

проектов обычно гораздо большее значение имеют такие неденежные факто-

ры как экологические, социальные и политические риски и выгоды. Результа-

ты социального проекта оцениваются, таким образом, по большему количе-

ству критериев, и эти критерии не имеют такого ясного измерения как коли-

чество денег.

Как мы уже говорили в начале наших лекций, предполагаемые выгоды

и преимущества должны быть изложены авторами проекта в самом начале

его разработки. Тогда же должны быть определены критерии - признаки, на

основании которых производится оценка, и показатели - события, по кото-

рым можно судить об успешности реализации проекта.

Критерии и показатели требуются и на этапе предварительной оценки

проекта, и для оценки процесса его реализации, и при оценке конечного ре-

зультата.

98

Для текущей оценки процесса реализации проекта также используются

индикаторы - доступные для наблюдения и измерения характеристики, кото-

рые позволяют судить о том, что важно для управления проектом, но недо-

ступно для непосредственного измерения.

Используемые для оценки критерии, показатели и индикаторы выбира-

ются с учетом характера выполняемого проекта, природы создаваемого в нем

продукта, особенностей решаемых проблем. Например, к существенным

признакам ценности научного проекта относится новизна полученного ре-

зультата. В число показателей успешности таких проектов входит решение

важной научной проблемы.

Ценность технических проектов определяется пользой или выгодой от

созданного в итоге приспособления, устройства или механизма. В число по-

казателей успешности такого проекта могут войти изготовление действую-

щей модели или даже промышленного образца.

Также будут существенным образом друг от друга отличаться критерии

и показатели оценки творческих, благотворительных, экологических проек-

тов. Новая театральная постановка как проект будет оцениваться с помощью

тех критериев и показателей, которые вряд ли подойдут для оценки проекта

по изданию новой книги.

Поскольку указать некую универсальную систему критериев и показа-

телей оценки всех без исключения невозможно, то в большинстве случаев

это задача экспертов – знающих людей, имеющих опыт в соответствующей

области. Такие люди на основе имеющегося у них опыта подбирают наибо-

лее существенные признаки (критерии), определяют наиболее значимые со-

бытия (показатели), выделяют доступные для наблюдения и измерения ха-

рактеристики (индикаторы), которые будут использоваться для оценки

проекта.

Эффективность оценки проекта в значительной мере определяется

выбранными для ее проведения методами – т.е. совокупностью используе-

мых для оценки проекта приемов и операций. В зависимости от того, подда-

ются ли существенные параметры проекта прямому измерению и расчету или

99

нет, различают количественные и качественные методы оценки. В назва-

нии методов оценки часто указывают особенности используемых приемов и

операций. Примеры таких названий - метод экспертных оценок, метод

определения простого срока окупаемости проекта, метод расчета средней