Эффективность использования времени руководителя

После определѐния мероприятий программы, необходимых для достижения целей, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это очень важный момент в планировании. Срок выполнения необходимо определить с максимальной точностью.

Хорошее планирование работы и целесообразное использование рабочего времени руководителем создает одновременно и более благоприятные предпосылки для планирования времени другими работниками. Разные способы управления создают, и разные предпосылки для планирования времени.

Индивидуальный план работы руководителя содержит задачи, которые должны быть решены лично им, с указанием точных сроков их выполнения (решения). Планировать свою работу следует так, чтобы обеспечить выполнение всех задач руководства.

Планы индивидуальной работы руководителей составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.

При планировании индивидуальной работы руководитель может использовать календари с делениями, указывающими время, специальные карточки, еженедельник с делениями по дням и часам, графики, информационные таблицы и т.д. Самый целесообразный способ планирования индивидуальной работы каждый руководитель выбирает сам, причѐм этот способ не должен требовать больших затрат времени и вызывать дополнительные нагрузки. В последнее время наиболее актуальными в планировании работы «продвинутых» руководителей стали электронные записные книжки и календари.

Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планирование работы, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем.

В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов, участия в

комиссиях и т.д.; для личных бесед или совещаний в более узком кругу (консультации с выше- и нижестоящими руководителями, с сотрудниками, беседы с коллегами и подчинѐнными и др.); для приѐма посетителей; для участия в собраниях коллектива работников и конференциях; для учѐбы, командировок и т.д.; для обхода руководимого подразделения; личное время (перерывы).

Учитывая регулярно повторяющуюся деятельность (совещания, разбор почты, приѐм работников) в строго определѐнные часы и дни недели, можно наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить большое количество времени. При этом планировать свою работу руководитель может на более значительные отрезки времени (квартал, год) путѐм разработки «регламентов работы».

Рис. 2. Кривая интенсивности работы

В зависимости от характера работы целесообразно планировать еѐ выполнение в соответствии с известной в психологии «нулевой утомляемостью», представленной на рис. 2.

Так, вопросами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы (вопросы, связанные с выполнением плана работы, научно-технические проблемы и т.п.). Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (например, совещание по оперативным вопросам, обходы предприятия, просмотр корреспонденции и т.д.).

Индивидуальный план работы должен быть реальным и не перегруженным. Необходимо запланировать соответствующий резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (один

час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Это достигается путѐм тщательной организационной подготовки мероприятий. Индивидуальную работу, в которой принимает участие много сотрудников, нужно согласовывать с ними, чтобы их деятельность была запланирована в одно и то же время. Руководитель должен проконтролировать, как выполнены запланированные задачи, не теряется ли рабочее время по одним и тем же причинам. Тщательный контроль хода выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. Причѐм следует контролировать цель, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени, какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнаѐт самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Разработайте собственный регламент работы на какой-либо период (неделю, месяц, год). Оцените эффективность работы любого руководителя (или сделайте оценку своей эффективности как руководителя) по тесту. Прочитайте внимательно нижеследующие вопросы, вынесенные в таблицу 2 и дайте (получите) на них однозначные ответы «да» или «нет».

Таблица 2

Анкета по оценке эффективности работы руководителя

Продолжение таблицы 2

4 Благодарите ли Вы работника в присутствии его товарищей по работе?

5 Критикуете ли Вы своих подчинѐнных наедине?

6 Стремитесь ли Вы найти в людях хорошее?

7 Готовы ли Вы к тому, чтобы отметить хорошую работу своей группы в докладе вышестоящему руководителю?

8 Принимаются ли Ваши указания с удовольствием?

9 Даѐте ли Вы пояснение причин, заставивших принять

то или иное решение?

10 Оставляете ли Вы время для проведения планирования себе и подчинѐнным Вам работникам?

11 Поощряете ли Вы других вносить предложения, проявлять инициативу и критиковать?

12 Проявляют ли другие доверие к Вашим инициативам?

13 Знаете ли Вы, как можно эффективно использовать возможности подчинѐнного Вам персонала?

14 Есть ли у Вас желание узнать, чем интересуются Ваши подчинѐнные?

15 Умеете ли Вы быть внимательным слушателем?

16 Готовы ли Вы изменить свою работу с целью повышения еѐ эффективности?

17 Советуетесь ли Вы с подчинѐнными перед тем, как принять решение, касающееся их?

18 Пытаетесь ли Вы создать хорошую рабочую группу, в частности путѐм рассказа о предстоящих планах и о том, как мыслится их выполнение?

19 Есть ли у Вас план самосовершенствования, по крайней мере, на один год вперед?

20 Существует ли годичный план повышения квалификации персонала, и если таковой имеется, то соответствует ли он требованиям времени?

21 Умеете ли Вы ясно и доходчиво излагать свои мысли?

22 Разрешаете ли Вы себе и другим (на Вашем участке) делать ошибки?

23 Являетесь ли Вы честным по отношению к себе?

24 Есть ли у Вас желание уволить плохого работника?