Реквизиты внутреннего заявления

1) адресат (наименование лица, которому адресовано заявление (кому) – должность, фамилия и инициалы; пишется вверху справа);

2) адресант (сведения о заявителе (кого) - должность, фамилия, инициалы);

3) наименование документа (точка после не ставится);

4) текст заявления (формулирует просьбу и краткую, но исчерпывающую аргументацию);

5) приложение (список прилагаемых к заявлению документов);

6) дата составления (ставится ниже текста слева);

7) личная подпись (ставится на одной строке с датой справа).

Пример внутреннего заявления

Директору ООО «Sirius» Р.В. Захарову Мосиенко Елены Григорьевны, инженера-конструктора проектного отдела Заявление Прошу предоставить мне внеочередной отпуск с 14.03.2017 по 20.03.2017 в связи с болезнью ребенка, который нуждается в постоянном уходе. Копия документа о состоянии здоровья ребенка прилагается.     медицинская справка формы 086-У от 26.01.2017 ЦГБ №4 г. Донецка на 1 л. в 1 экз.     Приложение: 28 января 2017 г. /подпись/

 

ПРАКТИКУМ

Задания на составление и редактирование заявлений

 

Задание 1. Исправьте ошибки в адресовании заявлений. Запишите правильные варианты.

1) Директору института русского языка

от Младшего Научного сотрудника

Шилова П.П.

2) Главе предприятия электроприбор

тов. Головатому А.А.

Механика цеха Готовой продукции

Владислава Шиша

3) Начальнику Отдела Кадров

Левченку Олегу Владимировичу

От Васильева Николая Петровича (об отпуске).

Задание 2. Отредактируйте тексты заявлений. Запишите правильные варианты.

 

1) Прошу вашего разрешения на освобождение от занятий в связи с семейными обстоятельствами с 10 по 14 марта.

2) Обращаюсь с просьбой разрешить перевести меня на заочную форму обучения в связи с тем, что у меня болеет дочка.

3) В связи с переездом на новую квартиру прошу вашего разрешения на освобождение меня от занятий с 8 по 10 апреля.

4) В следствии перехода на другую работу прошу освободить меня от работы инженера конструкторского отдела.

Задание 3. Отредактируйте документы. Запишите правильные варианты.

а) Заявление.

Для декана Факультета Экологии и Химической Технологии Донецкого Национального Технического Университета Полякова Ивана Кузьмича от студентки 1-го курса Сотниковой Н.И.

Прошу освободить меня от здавания экзамена по аналитической химии,

потому что я здавала его в электро-металлургическом техникуме и имею оценку в дипломе.

(подпись)

б)

Директору автобазы №1275 от Сергеева Л.Н.

заявление

 

Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Сергеев Л.Н. по такому вопросу. Очень прошу вас освободить меня от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу предоставить. Очень прошу не отказываться в моей просьбе и подписываюсь.

 

Сергеев Л.Н. 2 марта 2016г.

 

в)

Начальнику мартеновского цеха Толочко Ю.О.

Слезно прошу предоставить мне неделю за мой счет с 15 января по 22 января, потому что мне надо уехать домой. Там сильно болеет моя теща, я должен ей помочь.

 

Зелюков Сергей

 

Задание 4. Прочитайте перечень документов, оформите их как реквизит конкретного документа. Составьте и запишите этот документ.

Копия паспорта, копия диплома о высшем образовании, трудовая книжка, резюме, медицинская справка.

Задание 5. Составьте заявление на имя директора фирмы «Остров», в которой Вы хотели бы работать на должности инженера.

Задание 6. Составьте заявление на имя декана Вашего факультета о предоставлении академического отпуска в связи с необходимостью срочного лечения.

Тема 4. Текст как основной реквизит документа.

РАСПИСКА ЛИЧНАЯ

План

1. Определение понятия «текст», структура текста.

Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.

Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.

В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.

При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».

Рассмотрим детально структуру каждой части документа.

Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.

В основной части (доказательстве) составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.

В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.

Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.

… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).

Цель пассивного окончания – проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).

…Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).

Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.

Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).

Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.

Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.

Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.

Примером может служить текст заявления.

Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.

Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.

Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.

Существуют следующие требования к тексту документа:

1. Он должен быть достоверным и объективным.

2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.

3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.

4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».

5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.

6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.