Вопрос №1. Организации хранения документов.

Экзаменационный билет № 1

Вопрос №1. Организации хранения документов.

Док-ты должны хранится в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками на окнах 1 этажа, дверные замки должны быть укрепленные. Окна защищают спец.остеклением или плотной тканью. Светильники должны быть закрытого типа. Обязательно должны быть первичные средства пожаротушения (огнетушители, брезент, песок). Док-ты большого формата (карты, чертежи, планы) хранятся на спец.стеллажах с горизонтальными

или вертикальным подвесным хранением.

Практическое задание. Заполнить книгу выдачи документов.

№ п/п

Да­та вы­да­чи

Фонд №

Опись №

Ед. хр. №

Ко­му вы­да­но

Рас­пис­ка в по­лу­че­нии де­ла

Да­та воз­вра­та де­ла

Рас­пис­ка в воз­вра­ще­нии де­ла

При­ме­ча­ние

30.01.2017

Иванов, специалист

Иванов

01.02.2017

Иванов

-

Итого в

году выдано из хранилища №

5 (пять)

(цифрами и прописью)

3 (три) ед. хр.

 

Наименование должности работника, составившего итоговую запись	Сомова		О.В.Сомова
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата

Экзаменационный билет № 2

Экзаменационный билет № 3

Вопрос №1. Температурно - влажностный режим архива.

В архиве должен соблюдаться температурно-влажностный режим:

температура – 18 – 20 градусов С

влажность – 50-55%

Пленочные носители требуют более жестких условий хранения и низких температур, поэту архивохранилища комплектуются приборами измерения температуры и влажности.

Практическое задание. Составить архивную справку.

Экзаменационный билет № 4

Экзаменационный билет № 5

Вопрос №2. Структура Государственной архивной службы.

Современная структура Государственного архива Российской Федерации была введена в 1992 году при создании архива и закреплена Положением о ГА РФ

Структурные подразделения ГА РФ включают:

• Научный совет;

• Методическая комиссия;

• Экспертно-проверочная комиссия;

• Комиссия по вопросам обеспечения сохранности;

• Комиссия по определению степени секретности документов Центр комплектования документами;

• Научно-информационный центр;

• Центр изучения и публикации документов.

Практическое задание. Составить приказ о составе экспертной комиссии.

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

 

10.01.2015 № 1

 

О создании экспертной комиссии

 

 

В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом № 35 от 01.12.2014

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

председатель комиссии: _______________ директора ООО

члены комиссии: _____________, главный бухгалтер

______________,секретарь

______________, архивист

2. Экспертной комиссии:

2.1. Провести экспертизу ценности документов ООО, законченных делопроизводством, в том числе: выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых по состоянию на 01.01.2014 года, истекли

2.2 Экспертизу ценности документов закончить к_________

2.3. Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли, произвести в срок до___________

2.4. Оказывать методическую помощь руководителям структурных подразделений по вопросам определения сроков хранения документов, законченных делопроизводством.

3. Руководителям структурных подразделений провести экспертизу ценности документов подведомственных подразделений.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на председателя экспертной комиссии.

 

Директор ______________

 

Экзаменационный билет № 6

Общие положения

1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)

Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
Архивариус (архивист) имеет право:

Права архивариуса (архивиста):

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Вопрос №2. Осуществление сохранности документов (требования к помещению архива).

Архив должен быть в специально построенном или приспособленном для хранения документов помещениях. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, серых, не отапливаемых, без вентиляции помещений. Под архив должно быть предоставлено неколько помещений основного значения: для хранения документов, для приема, временного размещения акклиматизации документов, рабочие комнаты сотрудников. Помещения должны быть пожаробезопасны, гарантированы от затопления и иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих труб, электропроводка должна быть скрытой, рубильники – вне помещений хранилища.

Практическое задание. Составить приказ о назначении на должность архивиста.

ООО _______________

от _________________ № 5-л/с

Приказ

В целях организации делопроизводства и работы архива, систематизации документов и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить на должность архивиста Ивановну Екатерину Ивановну, с должностным окладом в размере 10000 (десять тысяч) рублей

2. При осуществлении деятельности по хранению документов руководствоваться Положением "Об архиве", нормативно-правовыми актами, регламентирующими архивное дело.

Директор __________

 

Экзаменационный билет № 7

Экзаменационный билет № 8

Вопрос №1. Содержание реставрации и консервации документов.

при обнаружении док-ов с физическими дефектами основы или теста они регистрируются в спец.журнале или картотеки учета физического состояния док-та. Определяют мерв по ликвидации эти дефектов, реставрации и консервации. спец.обработку док-ов проводят с целью: -устранения причин ускоренного старения и разрушения док-ов; -восстановление документальной информации на более устойчивых носителях. Виды спец.обработки док-ов: дезинфекц, дезинсекция, деротизация

 

Практическое задание. Составить опись документов личного дела.

 

Экзаменационный билет № 9

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело

(№ и название)

Опись

(№ и название)

Фонд

(№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/п	Ф.И.О. поль­зо­ва­те­ля	Да­та вы­да­чи	Дата воз­вра­та

Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции. Виды.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Функции: 1. Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2. Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно- влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3. Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан.

4. Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.

Практическое задание. Заполнить опись предложенных дел.

 

 

Экзаменационный билет № 10

А К Т

УТВЕРЖДАЮ

01.02.2015 № 25 Директор

 

01.02.2015

 

 

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

 

 

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической и утратившие практическое значение документы архива ОООО

 

№	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечания
	Исходящая корреспонденция	Январь – июнь 2000		01А-05		3 года
	Входящая корреспонденция	Январь - август 2000		01А-06		3 года
	Журнал регистрации справок			05-11		3 года

 

 

Итого 3 (три) ед.хр. за 2000 год

 

Вопрос №2. Ведомственные архивы. Функции подготовки документов к передаче на государственное хранение, использование документов.

Экзаменационный билет № 11

Экзаменационный билет № 12

Вопрос №1. Требования к зданиям и помещениям архива.

Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром. В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ.
Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.

Практическое задание. Составить опись документов.

ОПИСЬ

документов

№ п/п	Наименование предоставляемого документа	Количество экземпляров	Количество листов

Экзаменационный билет № 13

Вопрос №1. Оформление заказов на выдачу дел.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации

 

(наименование организации)

 

(название архива)

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)		РАЗРЕШАЮ выдачу дел Руководитель архива (зав. читальным залом)
	№
		(подпись)		(расшифровка подписи)
(место составления)		Дата

на выдачу документов

 

(фамилия и инициалы исследователя, работника структурного подразделения)

 

(тема исследования)

Фонд №	Опись №	Ед. хр. №	Заголовок ед. хр.	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме

 

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов

заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования

 

Практическое задание. Составить карточку постеллажногопофондового топографического указателя.

Экзаменационный билет № 14

Вопрос №1. Анализ организации хранения документов образовательного учреждения.

не прходили!

 

Практическое задание. Составить карточку - заместитель дела.

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

Карта заместитель дела

Дело ___________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временное пользование

Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата

 

 

Экзаменационный билет № 15

Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях^[*].

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;^[**]

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;^[**]

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;^[**]

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов:

· информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

· выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

· исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

· ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность заведующего архива

Зав.архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций

Экзаменационный билет № 16

Вопрос №1. Составление описи особо ценных документов.

Опись особо ценных дел – документ, содержащий в себе перечень особо важных дел, позволяющий надлежащим образом вести их учет, а так же посредством использования данной описи существует возможность ускоренного поиска необходимого документа.

Опись особо ценных дел составляется на каждый фонд по мере выявления таких дел. Опись может составляться на дела одной описи фонда или сразу нескольких, в зависимости от количества соответствующих особо ценных дел. Следует иметь в виду, что нумерация дел здесь может вестись до любого четырехзначного числа в случае договоренности с соответствующим государственным архивом. После этого опись считается законченной и соответственно - заводится новая опись. К описи в обязательном порядке составляется титульный лист. Особенностью фиксирования особо ценных дел в описи является отображение отметки «ОЦ» напротив каждого такого дела.

Обязательное количество экземпляров документа – четыре. При передаче документов на государственное хранение три экземпляра данной описи передаются в соответствующий государственный архив. В случае, если организация имеет собственный архив достаточно составления одного экземпляра данного документа. Опись подписывается руководителем архива (или же иным уполномоченным должностным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

(подпись)		(расшифровка подписи)

 

№ п/п	№ опи­си	№ де­ла	За­го­ло­вок де­ла	Край­ние да­ты	Кол-во лис­тов	№ ед. уче­та стра­хо­во­го фон­да	При­ме­ча­ние

В данную опись внесено особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата

 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации		УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения
от		№			от		№

 

Практическое задание. Составить акт о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

 

Экзаменационный билет № 17

Экзаменационный билет № 1

Вопрос №1. Организации хранения документов.

Док-ты должны хранится в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками на окнах 1 этажа, дверные замки должны быть укрепленные. Окна защищают спец.остеклением или плотной тканью. Светильники должны быть закрытого типа. Обязательно должны быть первичные средства пожаротушения (огнетушители, брезент, песок). Док-ты большого формата (карты, чертежи, планы) хранятся на спец.стеллажах с горизонтальными

или вертикальным подвесным хранением.

Практическое задание. Заполнить книгу выдачи документов.

№ п/п

Да­та вы­да­чи

Фонд №

Опись №

Ед. хр. №

Ко­му вы­да­но

Рас­пис­ка в по­лу­че­нии де­ла

Да­та воз­вра­та де­ла

Рас­пис­ка в воз­вра­ще­нии де­ла

При­ме­ча­ние

30.01.2017

Иванов, специалист

Иванов

01.02.2017

Иванов

-

Итого в

году выдано из хранилища №

5 (пять)

(цифрами и прописью)

3 (три) ед. хр.

 

Наименование должности работника, составившего итоговую запись	Сомова		О.В.Сомова
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Дата