Вопрос № 6 Контроль, определение, этапы, виды

Контроль является одной из основных функций управления. Это процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения задач, направленных на достижение целей организации, т.е. это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение их причин и принятие управленческих решений.

Контроль делится на:

1. Предварительный, который осуществляется до начала действий подчиненных и осуществляется по трём направлениям:

В отношении персонала. На предприятие приглашаются работники, которые максимально соответствуют предъявляемым требованиям (должностным обязанностям). Их квалификация не должна быть ниже необходимой, так как работник не справится со своими обязанностями, и не должна быть выше, так как это приводит к неудовлетворенности занимаемой должностью и, как следствие, снижению эффективности;

В отношении материальных ресурсов. В данном случае разрабатываются стандарты предельно допустимого качества сырья и продукции, на основе которых проводится дальнейшая деятельность;

В отношении финансовых ресурсов. Составляется бюджет предприятия с указанием всех доходов и расходов (бизнес-план).

2. Текущий контроль – осуществляется в ходе деятельности. Он позволяет уже в процессе деятельности устранять возникающие недоработки, причем более эффективно по сравнению с другими видами контроля, так как сразу выясняются их причины. Но следует учесть, что данный метод наиболее затратный, поэтому он приводит к существенному увеличению цены.

3. Заключительный контроль, осуществляющийся после деятельности и дающий информацию о том, как выполняются поставленные цели. Заключительный контроль выполняет также функцию мотивации исполнителей и дает информацию о том, как спланировать работу на будущее.

В результате можно сделать вывод, что необходимы все виды контроля, но относительно каждого конкретного случая, к возможности и целесообразности их применения следует подходить особо.

Процесс осуществления контроля включает следующие этапы:

1. Выработка стандартов и критериев контроля. Этот этап необходим для реализации целей и миссии организации, так как на нем разрабатываются необходимые мероприятия;

2. Сопоставление фактических результатов со стандартами и критериями. На данном этапе дается оценка, в какой мере выполнены поставленные цели. В случае если установлены отклонения от установленных стандартов и критериев, переходят к третьему этапу, который предусматривает принятие соответствующих корректирующих действий. В случае отсутствия таких отклонений, корректирующие действия не производятся.

3. Принятие соответствующих корректирующих действий в зависимости от масштаба отклонений от поставленных стандартов:

Скорректировать стандарты и критерии;

Научить работников выполнять установленные стандарты и критерии;

Заменить работников на других.

В результате применения соответствующих действий контроль позволяет предприятию повысить качество выполняемой работы и не отступить от намеченных целей, которые необходимы для работы предприятия.

Требования, предъявляемые к контролю.

1. Контроль должен отражать стратегические цели организации.

2. Контроль должен быть ориентирован на достижение поставленных целей.

3. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно для организации.

4. Контроль должен быть своевременным.

5. Контроль должен быть гибким.

6. Контроль должен быть простым, т.е. иметь минимальные затраты и быть понятным всем работникам.

 

Вопрос № 7 Планирование и организация деятельности фирмы, как функции управления

Две функции управления:

Планирование – процесс выработки и принятия решений, которые позволяют обеспечить эффективность деятельности организации в будущем. Разрабатывает цели организации (стратегические и оперативные) и комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных результатов деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в целом. Данная функция отвечает на три основных вопроса:

1. Где в настоящее время находится организация?

2. В каком направлении собирается двигаться?

3. Каким образом она будет осуществлять это движение, т.е. разработка стратегии, тактики и политики процедур и правил?

Суть ответа на первый вопрос заключается в определении реальных возможностей организации в сфере ее основной деятельности на основе анализа ее сильных и слабых сторон в важных функциональных областях: маркетинг, финансы, производство и др.

При формулировании ответа на второй вопрос дополнительно к выполненному анализу (при ответе на первый вопрос) изучаются другие факторы, определяющие успех организации. Анализируются экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также влияние факторов внешней среды на деятельность организации (покупательский спрос, конкуренция, общие факторы состояния экономики, научно-технического прогресса, политические условия и другие факторы внешней среды). Ответ выражается в обоснованной постановке реалистичных целей организации и определении угроз, которые могут помешать их достижению.

Ответ на третий вопрос содержит конкретные мероприятия, которые должны осуществить подразделения и сотрудники организации при решении поставленных задач для достижения сформулированных целей.

Цели являются изначальным элементом всей системы управления.

Типы целей:

Официальные – которые определяют общее назначение организации, записаны в уставе, публично заявлены;

Оперативные (стратегические) – указывают на то, чем действительно занимается организация, направлены во внутрь организации и мало известны внешнему окружению, могут составлять коммерческую тайну;

Операционные – более детальные цели, которые выступают в виде конкретных заданий отдельным исполнителям и одновременно служат для оценки их деятельности.

Цели бывают: краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные.

Объектом планирования являются:

1. Цели и задачи организации;

2. Ресурсы организации, их распределение и перераспределение;

3. Стандарты для оценки результатов деятельности организации.

Процесс планирования представляет собой составление специальных документов-планов, которые определяют конкретные шаги в организации по достижению целей поставленных в рамках данного планового периода. Для обеспечения эффективного управления деятельностью предприятия функция планирования должна обеспечивать полноту и максимальную достоверность планирования, ясность и однозначность планов, а также непрерывность планирования.

Задачи планирования:

1. Формулирование целей на определенный период;

2. Выбор наилучшего способа достижения сформулированных целей;

3. Создание условий для координации деятельности организации по достижению сформулированных целей;

4. Формирование системы показателей, при помощи которых осуществляется оценка достижения организацией поставленных целей.

В зависимости от содержания, целей и задач, а также в зависимости от длительности планового периода можно выделить следующие формы планирования:

1. Долгосрочное планирование – охватывает период 5—10 лет и более, имеет отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы управления и основывается на привлечении значительных ресурсов.

2. Среднесрочное планирование – охватывают период в 2—5 лет, содержит количественные показатели, в т.ч. и в отношении распределения конкретных ресурсов, приводятся детальные сведения по всей номенклатуре продуктов, данные о капиталовложениях (инвестиции в основной капитал) и источниках их финансирования.

3. Краткосрочное (текущее или оперативное) планирование – заключается в определении промежуточных (краткосрочных) целей и задач. Период один год, детально разрабатываются средства и способы решения всех предусмотренных планом задач, использование конкретных ресурсов, в том числе внедрение новой технологии.

Организация – данная функция способствует достижению поставленных функцией планирования целей. Она создает необходимую структуру организации с выделением в ней отдельных подразделений, наделением их организационными правами и обязанностями, с указанием кто и что должен выполнять, и какими полномочиями и ответственностью обладать.

Структура – состав и соотношение отдельных подразделений организации с указанием их обязанностей и полномочий.

Создание конкретной структуры управления (линейная, линейно-штабная, функциональная, рыночная и матричная), обеспечивающей скоординированную работу персонала по достижению желаемого результата (целей) предприятия, включает два основных организационных процесса.

1. Осуществляется разделение и специализация рабочих заданий по функциональному принципу с учетом их сложности и технологической специфики. Такой процесс называют функционализацией.

2. Проводится деление организации на подразделения соответственно целям и подлежащим выполнению задачам. При этом формализуются и согласуются взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее руководство с нижними уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации конкретных задач для достижения целей организации.

Полномочия – ограниченное право должности использовать ресурсы организации и направлять усилия сотрудников на выполнение определенных задач. Существует два вида полномочий:

1. Линейные – делегируются линейным должностям (бригадиры, мастера и т. д.);

2. Штабные – делегируются должностям аппарата управления.

Эффективность распределения полномочий зависит от трёх факторов:

1. Соблюдение принципа единоначалия, т.е. работник должен получать приказания только от одного начальника и отвечать перед ним;

2. Соблюдение нормы управляемости (количество подчиненных, которыми эффективно может руководить один руководитель;

3. Соблюдение принципа соответствия между полномочиями и ответственностью, т.е. должны делегироваться такие полномочия, которые были бы достаточными, для выполнения поставленных перед работником задач и за которые он мог бы принять на себя определенную ответственность.

Формирование организационной структуры предусматривает принятие решений по шести ее основным элементам: специализация рабочих заданий конкретных видов работ, выполняемых раздельно, формирование подразделений и установление связей между ними, определение цепи команд и норм управляемости применительно к различным уровням и видам управленческой длительности, установление уровня централизации и/или децентрализации управления, формализация принятых решений. Приведенная совокупность решений определяет содержание организационной схемы предприятия, обеспечивающей реализации его бизнеса и достижение целей.

Функции управления подразделяющиеся на общие и специфические. К общим относятся:

1.Планирование - отвечает на вопрос: в каком состоянии находится организация, в каком направлении собирается двигаться, при помощи каких средств будет осуществлять это движение, т.о. отвечает за разработку целей организации.

2.Организация как функция - отвечает за создание соответствующей структуры и наделение этой структуры определенными правами и обязанностями в соответствии с поставленной функцией планирования целями.

3.Подбор и расстановка кадров.

4.Мотивация кадров - материальное и моральное стимулирование кадров для достижения поставленных функций планируемых целей.

5.Контроль - служит для установления отклонений фактического состояния организации от поставленных функций планируемых целей.

Все функции взаимосвязаны м/у собой процессами: коммуникаций и процессами принятия управленческих решений, что и как планировать, организовать, подбирать и расставлять, мотивировать и контролировать. В этом заключается процессный подход к управлению.

Специфические функции представляют собой управление отдельными элементами организации: производством, персоналом, финансами, инновациями и пр.