Описание функций технического объекта

· базируется на анализе запросов потребителя и должно содержать четкую и краткую характеристику технического объекта, с помощью которой можно удовлетворить возникшую потребность.

· включает:

o действия, выполняемые им;

o объект, на который направлено действие;

o условия работы технического объекта на всех стадиях его жизненного цикла.

 

30. Контроллинг и мониторинг бизнес-процессов.

Контроллинг – система интегрированного информационного обеспечения, планирования и контроля.

Контроллинг – это: принцип управления; инструмент.

Основная задача контроллинга: решение проблемы ограниченности ресурсов при требовании неограниченных возможностей.

Контроллинг и система управления

· часть системы управления, которая подразумевает управление, ориентированное на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия,

· ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно – аналитической и методической поддержки в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия.

Программные технологии контроллинга

Цель – использовать соответствующие инструментальные средства для непрерывного измерения, оценки качества и результативности бизнес-процессов, поддерживаемых информационными системами, на основе заранее определенных ключевых показателях результативности.

Подходы:

· встраивание функционала контроллинга бизнес-процессов в систему управления предприятием;

· использование специализированных систем контроллинга бизнес-процессов и их интеграция с автоматизированными системами управления предприятием.

Основной цикл управления бизнес-процессами

Этап 1 - Разработка процесса. На этом этапе происходит описание процессов, определение владельцев процессов и начальное совершенствование процессов;

Этап 2 - Выполнение процесса. Внедрение оптимизированных процессов в повседневную деятельность и их выполнение очень часто требует автоматизации процессов с использованием информационных систем разных классов;

Этап 3 - Контроль производительности и оценка процессов. На данном этапе происходит сбор показателей результативности процессов и анализ их отклонений от запланированных значений.

Этапы контроллинга

Определение показателей результативности и «точек контроля» в процессах;

Мониторинг показателей результативности;

Анализ результатов мониторинга;

Сравнение фактических и плановых показателей и нахождение причин отклонений.

Контроллинг бизнес-процессов — это мониторинг выполнения процессов компании, измерение ключевых показателей результативности, анализ эффективности с выходом на оценку и корректировку стратегии бизнес-процессов.

Мониторинг в широком смысле - специально организованное, систематическое наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.

Мониторинг бизнес-процессов технология, действующая в режиме реального времени и обеспечивающая регулярное информирование, текущий анализ и выработку аварийных сигналов.

Показатели BAM

· тенденция изменения выручки;

· относительный валовый доход;

· средний период погашения дебиторской задолженности;

· оборачиваемость товарно-материальных запасов;

· коэффициент быстрой ликвидности…

Построение эффективной системы BAM

· Необходима комбинация данных, поступающих в режиме реального времени, и накопленных (исторических) сведений

· Необходимо интегрировать разнородную информацию, источниками которой могут быть:

o хранилища данных (data warehouse),

o хранилища оперативных сведений (operational data store)

o и базы данных приложений (application database).

Требования к платформе контроллинга

Система должна позволять вести мониторинг бизнес-процессов компании по мере их выполнения в различных информационных системах.

Система должна позволять вести учет ручных операций, не поддерживающихся информационными системами

Система должна позволять вести мониторинг ключевых показателей результативности и выдавать ранние предупреждения в случае любых отклонений от плановых значений. Это позволяет своевременно предпринимать контрмеры, непрерывно улучшая качество потоков задач проходящих в рамках бизнес-процесса и прямо влияющих на операционный результат.

Требования к системам контроллинга

· проводить оценку эффективности бизнес-процессов на основе КПР;

· анализировать показатели процессов при помощи встроенных специализированных статистических инструментов;

· отображать историю ключевых показателей бизнес-процессов, проводить сравнение с предыдущими периодами;

· рассматривать и анализировать ключевые показатели с разных точек зрения, используя перенастраиваемые фильтры;

· поддерживать планирование ключевых показателей, например, максимального времени выполнения бизнес-процесса;

· автоматически запускать аварийные предупреждения, если значения ключевых показателей существенно отклоняются от запланированных;

· объединять различные измеряемые параметры для поиска источников отклонений;

· быстро преобразовывать наборы КПР в различные отчеты.

Функционал системы контроллинга

XML-адаптеры (Агенты) – обеспечивают сбор и преобразование показателей из различных ИС;

Process Warehouse (База данных KPI) – обеспечивает накопление значений ключевых показателей результативности;

Frontend (Блок анализа) – обеспечивает пользователям возможность анализировать показатели результативности и эффективность процессов;

Report (Отчеты) – позволяет создавать различные аналитические отчеты по запросам пользователей.

КПР

· КПР, зависящие от времени, например, время выполнения процесса, частота обработки;

· КПР, зависящие от затрат, например, затраты/доли затрат при выполнении процессов на основе стандартов производительности;

· КПР, связанные с качеством, например, количество процессов, ошибки в выполнении процесса, качество своевременного выполнения процесса

· Агрегирующие КПР

Process Performance Manager (PPM), IDS Scheer AG

· измеряет степень выполнения бизнес-процессов на уровне отдельных бизнес-процедур.

· позволяет проводить оценку эффективности бизнес-процессов путем анализа трендов и статистических распределений на основе КПР.

· При помощи PPM можно также отображать историю КПР бизнес-процессов.

· позволяет определять целевые КПР

· навигация

· средства создания отчётов

· переносимость

· хранилища данных

ARIS для пользователей

· обобщенные данные по процессам и уведомления о значительных отклонениях.

· четкие и измеряемые показатели результативности и поддерживать непрерывный мониторинг бизнес-процессов в части времени выполнения операций, времени выполнения и качества всего бизнес-процесса в целом, а также возможных улучшений.

Преимущества контроллинга процессов с помощью информационных систем

· поддержка снижения стоимости процессов;

· предоставление полного пакета индикаторов работы процессов (продолжительность, затраты, количество, качество и операционные риски);

· использование системы раннего оповещения при отклонениях от плановых значений;

· выявление потенциала для оптимизации и «узких мест» бизнес - процесса;

· организация мониторинга выполняемых бизнес-процессов;

· повышение удовлетворенности внутренних и внешних клиентов.

 

Управление проектами

31. Управления проектами: определение, классификация, стандарты, информационные технологии в управлении проектами

Толковый словарь Вебстера: «Проект (англ. – project) – это что-либо, что задумывается или планируется, большое предприятие».

Английская Ассоциация проект-менеджеров: «Проект – это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования повремени, стоимости и качеству достигаемых результатов».

DIN 69901, Германия: «Проект – это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например: задание цели; временные, финансовые, людские и другие ограничения; разграничения от других намерений; специфическая для проекта организация его осуществления».

Проект это уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам. ISO/TR 10006: 1997 (Е). Quality Management – Guidelines to quality in project management - p. 1.

Проект – это:

А) предприятие, которое характеризуется принципиальной уникальностью условий его деятельности, таких как цели (задачи), время, затраты и качественные характеристики и другие условия, и отличается от других подобных предприятий специфической проектной организацией;

Б) предпринимаемое усилие, организующее человеческие, материальные и финансовые ресурсы в неизвестный путь в рамках уникального предмета работы, заданной спецификации, с ограничениями на затраты и время, с тем чтобы следование стандартному жизненному циклу проекта приводило к осуществлению успешных изменений, определенных посредством количественных и качественных целей и задач;

В) уникальный набор скоординированных действий с определенным началом и завершением, осуществляемых индивидуумом или организацией для решения специфических задач с определенным расписанием, затратами и параметрами выполнения.

IСБ - IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee. - Bremen: Eigenverlag, 1999 -p.23.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Признаки проекта

• Направленность на достижение целей;

• Скоординированная взаимосвязанная деятельность;

• Ограниченность во времени, с определенным началом и окончанием;

• В определенной степени уникален и неповторим.

Управление проектами – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.

В управление проектом входит:

• Определение требований;

• Установка четких и достижимых целей;

• Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости;

• Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта.

Треугольник проекта

Качество находится в центре проектного треугольника. Изменения любой из составляющих проекта так или иначе влияют на его качество.

Жизненный цикл проекта определяет фазы, которые связывают начало проекта с его завершением.

Фазы жизненного цикла проекта не совпадают с группами процессов управления проектом.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

· Какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование?)

· В какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки.

· Кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании)?

· Как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:

Фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента.

Уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта.

1. Стандарты по управлению единичным проектом

PMBoK,ISO 10006, PRINCE 2

2. Стандарты оценки компетенции менеджера проекта

PM ICB, НТК, PMCDF

3. Корпоративные стандарты управления проектами (КСУП)

OPM 3, P2M

4. Стандарты управления программами и портфелями

Portfolio Management, Program Management

5. Национальные стандарты

UK, Germany, Australia

Стандарты по управлению единичным проектом представлены:

· Руководством к своду знаний по управлению проектами – PMBoK,

· Руководством к качеству при управлении проектами – ISO 10006,

· Системой знаний о процессах управления проектами – PRINCE 2

и являются наиболее ранней и достаточно проработанной по структуре и содержанию группой стандартов.

В настоящее время Институт управления проектами PMI (США) пошел по пути специализации и расширил PMBoK, выделив в нем следующие области:

· управление проектами со стороны правительств – Government extension to PMBoK,

· управление проектами в строительстве - Construction extension to PMBoK,

· управление стоимостью – Practice Standard for Earned Value Management,

· построение иерархических структур работ - Practice Standard for Work Breakdown Structures и др.

PRINCE2 (Projects in a Controlled Environment) – методология управления проектами, охватывающая управление (managing), контролирование (controlling) и организацию (organizing) проекта.

Методология PRINCE (Projects in Controlled Environments) первоначально создана в 1989 году организацией CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) как государственный стандарт Великобритании (UK Government) для управления проектами в сфере информационных технологий (ИТ); однако вскоре стала регулярно применяться вне ИТ-среды.

PRINCE2 был выпущен в 1996 году как общий метод управления проектами. Методика PRINCE2 стала быстро популярна и сейчас это стандарт "de facto" для управления проектами в Великобритании. Так же методика получила распространение вне Соединенного Королевства более чем в 50 странах. Последние изменения были осуществлены в 2002 году организацией OGC (Office for Government Commerce). CCTA теперь является частью OGCommerce.

PRINCE2 позиционируется как процессный подход к управлению проектами, обеспечивающий адаптируемые и масштабируемые средства для управления любыми типами проектов.

Каждый процесс определяется:

· входными и выходными данными;

· специфическими целями;

· предпринимаемыми действиями.

Проект PRINCE2 состоит из восьми основных процессов верхнего уровня:

· Directing a project (DP)

· Planning (PL)

· Starting up a project (SU)

· Initiating a project (IP)

· Controlling a stage (CS)

· Managing product delivery (MP)

· Managing stage boundaries (SB)

· Closing a project (CP)