A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ и ИНТЕНЕТ ИСТОЧНИКОВ

1. Авдеюк, О.А. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Конспект лекций: учеб. пособие / О. А. Авдеюк, Л. Г. Акулов, О.В. Гостевская, И.Ю. Королева, В. Ю Наумов, М.Г. Скворцов; ВолгГТУ. – Волгоград, 2014. – 83 с.

2. Информационные технологии/Под ред. В.В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2011.

3. Открытый институт ИНТУИТ http://www.intuit.ru (архитектура предприятия и другие темы)

4. Бизнес-процессы, процессная система управления http://tsyganok.ru/pubs/?gr=544

5. 1c- itil. ru

6. www.businessstudio.ru/upload Бизнес-студио

7. Обзор стандарта COBIT itexpert.ru/rus/biblio/ cobit копия

Примеры описания бизнес-процессов

Термины и сокращения

{Граница}	–	внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности.
{Туннель}	–	поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы.
Бизнес-процесс	–	последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).
Владелец процесса	–	должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Входы бизнес-процесса	–	ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Выходы бизнес-процесса	–	объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.
Исполнитель процесса	–	подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс.
Организационная структура управления	–	совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура).
Подпроцесс	–	бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса.
Процедура	–	бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций).

Общие положения

Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента», входящей в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях:

- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса.

- Установления ответственности за результат процесса.

- Унификации и стандартизации документооборота.

Содержание деятельности

Содержанием деятельности по процессу «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» является закупка ТМЦ и инструментов надлежащего качества в необходимом количестве в заданные сроки.

Цели процесса

Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» направлено на достижение следующих целей компании:

- Своевременная доставка ТМЦ и инструмента

- Закупка качественных ТМЦ и инструмента

Владелец процесса

Владельцем процесса является:

- Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)

Исполнители процесса

Исполнителями процесса являются:

- Отдел снабжения

Начало выполнения процесса

Началом выполнения процесса является наличие оформленного договора на поставку.

Результат процесса

Результатом процесса является ТМЦ и инструменты надлежащего качества, поступившие на склад в необходимом количестве в заданные сроки.

Входы процесса

№	Вход	Объекты	Поступает от
Исполнитель	Процесс/Внешняя среда
1.	ТМЦ и инструмент от поставщиков	Инструмент Паспорт инструмента Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура ТМЦ Товарная накладная поставщика ТТН	Поставщики	Поставщики

Выходы процесса

№	Выход	Объекты	Передается
Получатель	Процесс/Внешняя среда
1.	Годный инструмент к хранению	Инструмент	Инженерно-технический отдел	A5.4 Хранение и выдача инструмента
2.	Информация о надежности поставщиков		Отдел снабжения	A6.2 Поиск и выбор поставщика
3.	Обязательства перед поставщиками	Счет-фактура Товарная накладная поставщика	Бухгалтерия	A7.3 Расчет сумм платежей
4.	Первичная отчетность – снабжение	Паспорт инструмента Приходный ордер Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура Товарная накладная поставщика ТТН	Бухгалтерия	A7.6 Подготовка отчетности
5.	ТМЦ на хранение	ТМЦ	Кладовщик	A6.5 Хранение и выдача ТМЦ
6.	Требования по поверке и калибровке инструмента	Паспорт инструмента	Инженерно-технический отдел	A5.3 Поверка и калибровка инструмента

Документация процесса

- Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: Договор

Описание действий процесса

Исполнители действия

- Поставщик

Требования к срокам: Не регламентируются.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Договор	Менеджер по снабжению
2.	Счет	Заместитель директора по производству

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Счет	Менеджер по снабжению

 

Следующие действия

- A6.4.2 Передача счета на оплату на утверждение

 

Исполнители действия

- Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Счет	Поставщик

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Счет	Менеджер по снабжению

 

Следующие действия

- A6.4.3 Сумма счета > 5000 рублей?

 

A6.4.3 Сумма счета > 5000 рублей?

Исполнители действия

- Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)

Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Счет	Менеджер по снабжению

Исполнители передают

 

№	При условии	Объекты	Кому
1.	Сумма счета <= 5000 рублей	Счет	Бухгалтер
2.	Сумма счета > 5000 рублей	Счет	Заместитель директора по производству

 

 

Следующие действия

При условии «Сумма счета > 5000 рублей»:

- A6.4.4 Утверждение счета

При условии «Сумма счета <= 5000 рублей»:

- A6.4.5 Оплата счета

 

 

A6.4.4 Утверждение счета

Исполнители действия

- Заместитель директора по производству

Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Счет	Менеджер по снабжению

Исполнители передают

 

№	При условии	Объекты	Кому
1.	Счет не утвержден	Счет	Поставщик
2.	Счет утвержден	Счет	Бухгалтер

 

 

Следующие действия

При условии «Счет не утвержден»:

- A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента

При условии «Счет утвержден»:

- A6.4.5 Оплата счета

A6.4.5 Оплата счета

Исполнители действия

- Бухгалтер (Бухгалтерия)

Требования к срокам: В течение одного рабочего дня после утверждения.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Счет	Заместитель директора по производству
2.	Счет	Менеджер по снабжению

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Письмо с информацией об оплате счета	Поставщик

 

Следующие действия

- A6.4.6 Доставка инструмента и ТМЦ

 

Исполнители действия

- Поставщик

Требования к срокам: В зависимости от условий договора.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Инструмент	Поставщики
2.	Паспорт инструмента	Поставщики
3.	Письмо с информацией об оплате счета	Бухгалтер
4.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Поставщики
5.	Счет-фактура	Поставщики
6.	ТМЦ	Поставщики
7.	Товарная накладная поставщика	Поставщики
8.	ТТН	Поставщики

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Инструмент	Кладовщик
2.	Паспорт инструмента	Кладовщик
3.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Кладовщик
4.	Счет-фактура	Кладовщик
5.	ТМЦ	Кладовщик
6.	Товарная накладная поставщика	Кладовщик
7.	ТТН	Кладовщик

 

Следующие действия

- A6.4.7 Прием инструмента, ТМЦ и сопроводительной документации

 

Исполнители действия

- Кладовщик (Отдел снабжения)

Требования к срокам: В течение двух часов.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Инструмент	Поставщик
2.	Паспорт инструмента	Поставщик
3.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Поставщик
4.	Счет-фактура	Поставщик
5.	ТМЦ	Поставщик
6.	Товарная накладная поставщика	Поставщик
7.	ТТН	Поставщик

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Инструмент	Кладовщик
2.	Паспорт инструмента	Инженерно-технический отдел
3.	Паспорт инструмента	Кладовщик
4.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Кладовщик
5.	Счет-фактура	Кладовщик
6.	ТМЦ	Кладовщик
7.	Товарная накладная поставщика	Кладовщик
8.	ТТН	Кладовщик

 

Следующие действия

- A6.4.8 Разгрузка ТМЦ и инструмента

 

Исполнители действия

- Кладовщик (Отдел снабжения)

Требования к срокам: В течение трех часов.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Инструмент	Кладовщик
2.	ТМЦ	Кладовщик

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Инструмент	Кладовщик
2.	ТМЦ	Кладовщик

Следующие действия

- A6.4.9 Приходование ТМЦ и инструмента

Исполнители действия

- Кладовщик (Отдел снабжения)

Требования к срокам: В течение 24 часов после получения инструмента / ТМЦ.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Инструмент	Кладовщик
2.	Паспорт инструмента	Кладовщик
3.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Кладовщик
4.	Счет-фактура	Кладовщик
5.	ТМЦ	Кладовщик
6.	Товарная накладная поставщика	Кладовщик
7.	ТТН	Кладовщик

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Инструмент	Инженерно-технический отдел
2.	Паспорт инструмента	Бухгалтерия
3.	Приходный ордер	Бухгалтерия
4.	Сертификат качества на ТМЦ/инструмент	Бухгалтерия
5.	Счет-фактура	Бухгалтерия
6.	ТМЦ	Кладовщик
7.	Товарная накладная поставщика	Бухгалтерия
8.	ТТН	Бухгалтерия

 

Управление отклонениями

В данном разделе приведены типовые отклонения от нормального хода выполнения процесса, а также действия, которые необходимо осуществить в случае возникновения отклонений.

Для оплаты поступил неутвержденный счет с суммой > 5000 рублей

Управляющий отклонением: Бухгалтер

Действия при отклонении: Предоставить счет заместителю директора по производству для утверждения.

Показатели

Для оценки результатов выполнения процесса используются следующие показатели:

№	Показатель	Единица измерения
1.	Доля брака	Проценты
2.	Процент нарушений сроков доставки инструмента	Проценты
3.	Процент нарушений сроков доставки ТМЦ	Проценты

 

 

 

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ и ИНТЕНЕТ ИСТОЧНИКОВ

1. Авдеюк, О.А. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Конспект лекций: учеб. пособие / О. А. Авдеюк, Л. Г. Акулов, О.В. Гостевская, И.Ю. Королева, В. Ю Наумов, М.Г. Скворцов; ВолгГТУ. – Волгоград, 2014. – 83 с.

2. Информационные технологии/Под ред. В.В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2011.

3. Открытый институт ИНТУИТ http://www.intuit.ru (архитектура предприятия и другие темы)

4. Бизнес-процессы, процессная система управления http://tsyganok.ru/pubs/?gr=544

5. 1c- itil. ru

6. www.businessstudio.ru/upload Бизнес-студио

7. Обзор стандарта COBIT itexpert.ru/rus/biblio/ cobit копия

Примеры описания бизнес-процессов

Термины и сокращения

{Граница}	–	внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности.
{Туннель}	–	поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы.
Бизнес-процесс	–	последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс).
Владелец процесса	–	должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.
Входы бизнес-процесса	–	ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса.
Выходы бизнес-процесса	–	объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами.
Исполнитель процесса	–	подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс.
Организационная структура управления	–	совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура).
Подпроцесс	–	бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса.
Процедура	–	бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций).

Общие положения

Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента», входящей в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях:

- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса.

- Установления ответственности за результат процесса.

- Унификации и стандартизации документооборота.

Содержание деятельности

Содержанием деятельности по процессу «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» является закупка ТМЦ и инструментов надлежащего качества в необходимом количестве в заданные сроки.

Цели процесса

Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» направлено на достижение следующих целей компании:

- Своевременная доставка ТМЦ и инструмента

- Закупка качественных ТМЦ и инструмента

Владелец процесса

Владельцем процесса является:

- Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)

Исполнители процесса

Исполнителями процесса являются:

- Отдел снабжения

Начало выполнения процесса

Началом выполнения процесса является наличие оформленного договора на поставку.

Результат процесса

Результатом процесса является ТМЦ и инструменты надлежащего качества, поступившие на склад в необходимом количестве в заданные сроки.

Входы процесса

№	Вход	Объекты	Поступает от
Исполнитель	Процесс/Внешняя среда
1.	ТМЦ и инструмент от поставщиков	Инструмент Паспорт инструмента Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура ТМЦ Товарная накладная поставщика ТТН	Поставщики	Поставщики

Выходы процесса

№	Выход	Объекты	Передается
Получатель	Процесс/Внешняя среда
1.	Годный инструмент к хранению	Инструмент	Инженерно-технический отдел	A5.4 Хранение и выдача инструмента
2.	Информация о надежности поставщиков		Отдел снабжения	A6.2 Поиск и выбор поставщика
3.	Обязательства перед поставщиками	Счет-фактура Товарная накладная поставщика	Бухгалтерия	A7.3 Расчет сумм платежей
4.	Первичная отчетность – снабжение	Паспорт инструмента Приходный ордер Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура Товарная накладная поставщика ТТН	Бухгалтерия	A7.6 Подготовка отчетности
5.	ТМЦ на хранение	ТМЦ	Кладовщик	A6.5 Хранение и выдача ТМЦ
6.	Требования по поверке и калибровке инструмента	Паспорт инструмента	Инженерно-технический отдел	A5.3 Поверка и калибровка инструмента

Документация процесса

- Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: Договор

Описание действий процесса

A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента

Исполнители действия

- Поставщик

Требования к срокам: Не регламентируются.

Исполнители получают

№	Объекты	От
1.	Договор	Менеджер по снабжению
2.	Счет	Заместитель директора по производству

Исполнители передают

 

№	Объекты	Кому
1.	Счет	Менеджер по снабжению

 

Следующие действия

- A6.4.2 Передача счета на оплату на утверждение