Приемы ун7ификации языка служебных документов

 

Официально-деловой стиль включает в себя различные документы от государственных актов до деловой переписки. Это наиболее замкнутый, отграниченный от других стиль. Несмотря на различие в языке разных документов (в зависимости от их назначения), данному стилю в целом свойственно много общих, специфичных именно для него черт.

К основным внутристилевым чертам официально-делового стиля следует отнести ясность и точность формулировок, что определяется основным назначением документов – информировать о бесспорных фактах, а также логичность, лаконизм, особые формы изложения материала.

Внутристилевые черты формируют свою собственную структуру стиля.

Стандартизация, единообразие речевых средств, речевые стандарты и даже известный шаблон, присущие ряду документов, необходимы для удобства общения в данной сфере.

По степени стандартизации официально-деловые документы неоднородны. Одни без определенной стандартной формы теряют юридическую ценность (паспорт), другие для удобства печатают как стереотип (бланки), третьи (отчеты, протоколы, деловая переписка) не имеют такой строгой обязательности и устойчивых стандартных форм.

Однако все три группы имеют свои определенные языковые характеристики.

На лексическом уровне это:

- своеобразная лексика и фразеология, не встречающаяся в других стилях (проживает, занимает площадь вместо живет, лицо вместо человек, зачисляют на работу вместо принимают, отпуск предоставляется вместо дается);

- употребление слов в их прямых конкретных значениях;

- отсутствие эмоционально-окрашенной и иностилевой (разговорной, просторечной) лексики;

- широкое использование речевых стандартов, в том числе с отыменными предлогами (в целях, за счет, со стороны, в области) и отглагольными существительными).

От речевых стандартов следует отличать штампы, которые неуместны ни в каком стиле, не следует их употреблять и в официально-деловом. Штампы - это избитые, примелькавшиеся, постоянно повторяемые слова и сочетания, содержание которых стерлось, они не выражают мысли, а скрывают ее отсутствие. Например: вести борьбу по линии, обеспечивать проработку вопроса, усилить проведение мероприятий и т.п.

Некоторым видам официально-деловых документов присуще употребление слов не в прямом значении, использование «высокой» лексики, например, для придания речи значительности и торжественности в дипломатических документах.

На словообразовательном уровнехарактерны:

- сложносокращенные слова (лесоматериалы, грузоподъемность);

- буквенные аббревиатуры (МИД, гороно, ИТАР ТАСС).

На морфологическом уровне:

- преобладание именных конструкций над местоименными;

- обозначение профессий в мужском роде (кассир, преподаватель);

- обилие существительных в родительном падеже;

- повелительное наклонение глагола или неопределенная форма в значении повелительного наклонения.

На синтаксическом уровне:

- сложные предложения с отчетливым членением на определенные отрезки и ярко выраженной связью;

- причастные и деепричастные обороты;

- прямой порядок слов;

- вводные слова в начале предложения;

- придаточные обстоятельства в начале предложения;

- страдательные конструкции (зачислены на работу, телеграмма отправлена);

- составное именное сказуемое вместо простого глагольного (оказать содействие, устроить прием).

Существуют стандартные модели ряда документов, которые в зависимости от жанра делятся на распорядительные, информационно-справочные, инструктивно-методические документы, коммерческую корреспонденцию.

Распорядительные документы

 

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.