Практическая работа 2.Функции Excel.

Список функций Excel чрезвычайно широк. В нем определены математические, статистические, финансовые функции. Среди множества функций, определенных в Excel, наиболее часто используется функция Если.

Функция ЕСЛИ.

Логическая функция ЕСЛИ широко применяется при решении различных задач, т.к. позволяет по условию выбирать различные пути решения. Эта функция имеет три аргумента. Ниже представлен ее синтаксис. ЕСЛИ(лог_выраж; значение_если_истина, значение_если_ложь)

Выполняется эта функция следующим образом: если <лог_выраж> (1-й аргумент функции) - истина, то результатом будет <значение_если_истина> (2-й аргумент функции), иначе - <значение_если_ложь> (3-й аргумент функции).

В качестве логических выражений могут использоваться:

-логические отношения - два арифметических выражения, соединенные символом операции отношения, например, х > К-1;

- логические одночлены - два или более логических отношения, соединенные логической операцией "И"; х>10 И х<15; в Ехсеll такие выражения записываются по-другому (в префиксной форме - т.е. символ операции находится перед аргументами): И(х> 10; х< 15); данное выражение имеет значение истина, если значение х лежит между 10 и 15;

-логические многочлены - два или более логических одночлена, соединенные операцией "ИЛИ": ИЛИ (х=2; у=2; z=2) данное выражение истинно, если хотя бы одна из трех переменных - х, у, z - равна 2.

Списки

Список - это организованная специальным образом информация таблицы - каждый столбец содержит данные одного типа, каждая строка в списке является записью. Все записи имеют одинаковую структуру, т.е. состоят из одних и тех же полей. Организация данных в списке аналогична организации баз данных, хотя термин "база данных" применяется чаще по отношению к информации, загруженной в таблицу из внешних баз данных (для этого служит специальное приложение - MS Query).

Если информация таблицы преобразована в список, то ее можно сортировать, фильтровать, суммировать, подводить промежуточные итоги.

Создание списка осуществляется в любом месте рабочего листа в два этапа. В ячейки вводят первую строку списка с именами полей (столбцов), которые определяют структуру списка, и следующие строки с данными, однотипными для каждого столбца. В ячейки можно ввести и формулы. Упорядочивание записей начинают с установки курсора на любую ячейку списка данных (если сортируются все строки) или выделяют область сортировки и выполняют команду Данные-Сортировка. Появляется диалоговое окно с полями Сортировать по.. и Затем по.., позволяющими задать до 3 уровней сортировки при наличии групп данных, т.е. данных, имеющих одинаковые значения в ключевом поле. Так, если упорядочить данные некоторого списка с информацией о сотрудниках по полю "Пол", список будет разбит на две группы - женщин и мужчин. В пределах каждой группы можно еще раз отсортировать данные - по фамилии, по году рождения и т.д.

Часто операция сортировки предшествует вычислению промежуточных итогов по группам записей. Для выполнения этой операции устанавливают курсор в любую ячейку списка, выбирают команду Данные-Итоги, в диалоговом окне устанавливают необходимые опции.

2.6.Контрольные вопросы

1. В каких случаях целесообразно применять функцию ЕСЛИ?

2. Какие виды функций определены в Excel.

3. Что такое список в EXCEL?

4. Как отсортировать список?

2.7.Практическое задание

1. На отдельном листе создать таблицу по представленному ниже образцу:
Экзаменационная ведомость студенческой группы

ФИО	Математика	Информатика	История	Ср.Балл	Оценка
Иванов А.
Борисов Б.
Володин В.
…	…	…	…

 

2. Вставить формулы расчета среднего балла для каждого студента, среднего балла по предмету и общего по всем предметам;

3. Ввести в последний столбец формулу с функцией ЕСЛИ, вычисляющую следующие текстовые значения: ОТЛ для студентов, имеющих только "5",. ХОР – для имеющих только "4" и "5", УД – для имеющих "З" и НЕУД – для имеющих "2".

4. Подсчитать в отдельных ячейках (с пояснениями) количество отличников и неуспевающих.

5. Изменить оценки в некоторых строках и проверить результирующие данные.

6. Создать список, включив в него следующие поля: фамилия, год рождения, пол, специальность, стаж.

7. Ввести 15–20 записей (с использованием режима форм, поле специальность не должно иметь более 3 различных значения).

8. Реализовать пример двухуровневой сортировки созданного списка.

9. Получить выборочные данные для лиц одной специальности.

10. Создать вариант списка с подитогами.

11. Найти корни уравнения ln(1+x) – 0.95 sin x + 6/7 = 0, при Х_нач= 0 методом подбора параметра;

2.8. Практическое задание 3.Оформление и печать в Excel.

2.8.1.Форматирование таблиц.

Для оформления таблиц можно определять размеры строк и столбцов. Это можно делать с помощью мыши, либо с помощью команды Формат/Столбец/Ширина или Формат/Строка/Высота, при выполнении которых необходимо задать требуемый размер строки или столбца. Кроме того, существует возможность использовать функцию автоподбора ширины столбца и высоты строки. Эта функция определена в команде Формат/Столбец и Формат/Строка. При выполнении этого действия ширина столбца (высота строки) настраивается на самое широкое (высокое) содержимое ячейки в выделенном столбце (строке). Для использования этой возможности необходимо предварительно выделить столбцы (строки), для которых будет выполняться автоподбор.

Для форматирования ячеек в Excel предусмотрено много возможностей, которые определены в команде Формат/Ячейки (Рис.1).Следует отметить, что форматирование изменяет лишь форму отображаемой информации, но не влияет на содержимое ячейки.

 

Рисунок 7. Формат ячеек.

В этой команде определено несколько вкладок:

· С помощью вкладки Число можно задавать тип значения ячейки и форму их представления.

· Вкладка Шрифт позволяет определять вид символов, аналогично формату в Word.

· Вкладка Вид позволяет задавать цветной фон для выделенных ячеек.

· Вкладка Граница используется для задания рамок для ячеек. Excel задает несколько вариантов обрамления, из которых следует выбрать вид обрамления.

· С помощью вкладки Выравнивание определяются виды выравнивания значений: по горизонтали или по вертикали.

· С помощью вкладки Защита можно ограничит возможность доступа к содержимому ячейки.

Для удобства работы с таблицей можно задать примечания к ячейкам. Добавление примечаний осуществляется командой Вставка/Примечание.

2.8.2.Подготовка к печати.

Для определения параметров печати используется команда Файл/Параметры страницы (Рис.2).

Рисунок 8. Параметры страницы.

На вкладке Страница задается размер страницы и вид печати (альбомная или книжная), аналогично страницам в Word. Вкладка Поля используется для определения величины полей, здесь же можно установить режим центрирования таблицы на странице распечатки по горизонтали и по вертикали. Вкладка Колонтитулы позволяет определять колонтитулы, как в Word. Вкладка Лист указывает диапазон ячеек, выводимых на печать.

2.8.4.Структурирование таблицы.

Если в таблице содержатся как исходные данные, так и результаты их обработки, то можно выводить на печать либо всю таблицу, либо только ячейки с результатами. Для этого используется структура таблицы. При создании структуры таблицы данные разбиваются на уровни: исходные данные; ячейки с формулами, использующие исходные данные, ячейки, использующие результаты обработки исходных данных и т.п.Удобнее создавать структуру в автоматическом режиме. В этом случае к выделенной таблице применяют команду Данные/Группа и структура и задать вариант Создание структуры.

При создании структуры Excel выводит на экран управляющие символы структуры, с помощью которых можно просматривать информацию определенного уровня. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке с указанным уровнем.

2.9. Контрольные вопросы.

1. Как установить требуемую ширину столбца и высоту строки?

2. Для чего используются функции автоподбора?

3. Какие возможности существуют для форматирования ячеек?

4. Как можно определить форму вывода таблицы при печати?

5. Что такое структура таблицы?

2.10. Практическое задание.

1. Запустить Excel.

2. Открыть лист с таблицей Экзаменационная ведомость студенческой группы, созданной па предыдущем задании.

3. Изменить ширину столбцов с оценками.

4. Изменить форму представления ячеек со средним баллом, задавая разное количество знаков после запятой.

5. Выделить ячейки с оценками и выровнять их по правому краю.

6. Установить значение среднего балла по центру и изменить форм ячейки.

7. Задать примечание к ячейке со средним баллом.

8. Создать для таблицы колонтитулы, указав номер страницы, номер группы.

9. Определить процент студентов, средний балл которых выше 4.

10. Создать структуру таблицы.

11. Установить параметры печати и просмотреть таблицу в режиме Предварительный просмотр.

12. Показать результаты работы преподавателю.