Практическое работа 1. Создание таблиц БД.

Для запуска СУБД Access достаточно выбрать программу Microsoft Access из основного меню Пуск. Интерфейс Access имеет привычный для всех программ Microsoft Office вид и представлен на рис.9.

 

 

Рисунок 9. Основное меню Access.

Основное меню Access позволяет выполнять стандартные функции по работе с файлами, управлять содержимым информации на экране, получать справку по системе и др. Кроме главного окна, в СУБД Access используются другие типы окон: диалоговые окна и окна документов. Особым окном в СУБД Access является окно БД, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с ней. Любая БД в СУБД Access наряду с таблицами содержит также специальную информацию, облегчающую работу с данными: формы, запросы, макросы, модули и др. Эта информация связана с конкретной БД и открывается одновременно с ее открытием. В левой части окна БД находится панель объектов, содержащая ярлыки каждого типа объекта СУБД Access: Таблицы, Запросы, Формы, отчеты, Страницы, Макросы, Модули (рис.10).

 

Панель объектов Список объектов

Рисунок 10.Окно базы данных.

 

Для выбора необходимого типа объекта достаточно щелкнуть мышкой на его пиктограмме. При этом откроется список таких объектов, определенных в БД. Если у вас возникли затруднения при работе с СУБД Access, можно воспользоваться справочной системой, вызываемой из главного окна Access.

 

Создание новой БД

Создание новой БД начинается с разработки структуры таблицы Access. Предварительно необходимо выделить основные объекты, данные о которых будут хранится в БД. Затем для каждого объекта определить состав его атрибутов. Например, для БД о студентах группы, в БД будет хранится информация следующего вида (Табл.1.)

 

Таблица 1

Фамилия И.О.

Номер группы

Специальность

Номер зач.кн.

Адрес

Для того, чтобы создать структуру новой таблицы необходимо выбрать объект Таблицы в меню Access. В СУБД Access существует несколько возможностей создания таблиц:

· создание таблицы с помощью конструктора,

· создание таблицы с помощью мастера,

· создание таблицы путем ввода данных.

Воспользуемся средствами конструктора. При выборе этого пункта открывается окно ввода, в котором задаются основные характеристики атрибутов таблицы: имя, тип значения, длина, ограничения, пояснения и др. В Microsoft Access определены следующие типы данных:

· Текстовый – содержит символьные данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов, поэтому при задании этого типа данных требуется указать длину атрибута.

· Поле MEMO – может содержать текстовые данные объемом до 65636 символов. В таблице это поле содержит не сами данные, а ссылку на них, поэтому данное этого типа имеет фиксированную длину.

· Числовой – содержит данные в числовом формате, которые могут быть использованы в вычислениях. Для выбора конкретного типа числовых данных необходимо задать свойство Размер поля, которое имеет следующие значения: длинное целое, целое, байт, одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, десятичное. После выбора этого свойства длина поля задается автоматически.

· Дата/Время – содержит данные, определяющие дату или время.

· Денежный – содержит данные, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков, а целая часть – 15 знаков.

· Логический – содержит логическое значение, интерпретируемое как истина/ложь. Да/Нет.

· Счетчик – особый тип поля, содержащий уникальный номер записи в таблице, определяемый Microsoft Access автоматически. Максимальное число записей в таблице не должно превышать двух миллиардов.

· Гиперссылка – содержит ссылку на Web-страницу.

· Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, музыку и др.

Кроме имени и типа для каждого атрибута таблицы можно задать различные свойства. Наиболее важны свойства Ключевое и Индексированное поле, которые существенно ускоряют работу с данными.

Ключевое поле – это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если определены ключевые поля, Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц. Для задания простого ключевого полч достаточно задать свойство Ключевое поле для данного поля. Индексированные поля используются для ускорения поиска и сортировки данных. Для создания индекса достаточно в режиме Конструктора таблиц выбрать поле, открыть вкладку Общие и выбрать для свойства Индексированное поле одно из значений Допускаются совпадения или Совпадения не допускаются.

В общем случае список свойств зависит от выбранного типа и отображается на нижней панели окна. Для большинства типов определены следующие свойства:

· Формат поля – указывает формат отображения данных в режиме Таблица;

· Маска ввода – задает маску, позволяющую автоматизировать проверку вводимых данных.

· Индексированное поле – задает индексированное поле и режим индексирования: Совпадения допускаются и Совпадения не допускаются;

· Обязательное поле – определяет необходимость ввода данных в это поле;

· Значение по умолчанию – автоматически добавляемое значение поля при вводе, если оно не было задано.

Для БД, содержащей данные о студентах, описание структуры таблицы в режиме Конструктора таблиц приведено на рис.11.

Рисунок 11. Описание таблицы в режиме конструктора.