Семантические и функциональные классификации

Социальная информация, как уже отмечалось, делится на массовую, специальную и личную. Будучи зафиксированной на материальном носителе, социальная информация становит­ся документом — материализованным продуктом мыслитель­ной деятельности человека. В результате всё многообразие до­кументов также можно разделить на:

1) массовые,

2) специальные,

3) личные.

Поскольку информационная составляющая — главная в до­кументе, поэтому классификационные схемы, построенные на её основе (так называемые семантические классификации), имеют приоритетное значение. Не случайно они относятся к числу наиболее разработанных и широко распространённых в мире. Это, в частности, все основные библиотечные классифи­кации. Например, Десятичная классификация М. Дьюи (ДКД) применяется в настоящее время в национальной библиографии 59 стран и ещё в ряде библиотек различного типа в 135 стра­нах.

Кроме Десятичной классификации Дьюи, в зарубежных странах наиболее разработанными и распространёнными в на­стоящее время являются Универсальная десятичная классифи­кация (УДК), а также классификация Библиотеки Конгресса США (КБК).

В нашей стране УДК была введена в 1963 г. Она использу­ется и в современной Российской Федерации.

В УДК входят следующие отделы, охватывающие основ­ные виды документированной информации в библиотечной сфере:

0. Общий отдел.

1. Философия. Психология.

2. Религия. Теология.

3. Общественные науки.

4. (Свободен с 1961 г., а его содержание перенесено в отдел 8).

5. Математика. Естественные науки.

6. Прикладные науки. Медицина. Техника.

7. Искусство. Декоративно-прикладное искусство.

8. Языкознание. Художественная литература. Литературо­ведение.

9. География. Биографии. История.

Одновременно с введением УДК специалистами ряда круп­нейших отечественных библиотек в 1958- 1968 гг. была разработана Библиотечно-библиографическая классификация (ББК), которая применялась в СССР и продолжает использоваться в настоящее время в РФ, будучи одной из лучших в мире нацио­нальных библиотечных классификаций. ББК является класси­фикацией прикладного типа и отличается большой глуби­ной — до 7-8 ступеней.

Десятичные классификации имеют иерархический характер. Но зачастую они сочетаются с фасетными. В результате к ос­новному шифру документа через двоеточие добавляются индек­сы фасет, которые уточняют особенности вида, предназначение и т. д. (в частности, в УДК, ББК и некоторых других). Так, в УДК основная классификационная таблица построена на основе иерархического метода, а расширение возможностей классифи­катора осуществляется за счёт введения в его структуру целой системы таблиц дополнительных признаков, которые всесто­ронне характеризуют классифицируемые документы.

Семантические классификационные модели разработаны к настоящему времени главным образом для сферы библиотечно-библиографической деятельности, т. е. охватывают пре­имущественно лишь часть (пусть и сравнительно большую) документированной информации.

К семантическим классификациям тесно примыкают функ­циональные классификации, широко используемые, в частно­сти, в управленческой сфере. Связь этих классификаций опре­деляется прежде всего тем, что после фиксации информации на материальном носителе документ принимает на себя все её функции. Социальная информация находит своё выражение в разнообразных функциях документа.

В зависимости от приоритета того или иного функциональ­но-целевого признака (поскольку любой документ многофункционален) можно выделить из всей совокупности документов следующие подмножества (классы):

— политические документы — предназначены для ин­формационного обеспечения органов государственной вла­сти и управления, политических партий, организаций и т. п.;

— идеологические, в т. ч. религиозные документы;

— управленческие документы — обеспечивающие функ­ционирование и взаимосвязь управляющей и управляемой сис­тем на всех уровнях;

— правовые — регулируют сферу правоотношений в обще­стве;

— учётные — бухгалтерские, статистические и т. п. доку­менты;

— учебные — предназначены для распространения и закре­пления знаний, умений, навыков;

— художественные — реализующие художественно-эстетические задачи;

— научные — связаны с исследованиями закономерностей развития природы и общества;

— технические документы — связаны с преобразованием природы и производством материальных благи т. д.

Функциональные классификации, также как и семантиче­ские, строятся преимущественно на основе иерархического ме­тода. Поэтому выделенные выше классы документов можно разделить на группы, выступающие зачастую в качестве от­дельных систем документации.

Так, управленческую документацию можно разделить на:

— организационно-правовую;

— распорядительную;

— плановую;

— справочно-информационную;

— справочно-аналитическую и др. системы и подсистемы. Техническую документацию обычно делят на 4 группы:

1) документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектно-конструкторские документы);

2) результаты записи процесса труда (технологические документы);

3) зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);

4) документы, связанные со сферой обслуживания и по­требления, с использованием технических средств.

Научно-техническая документация в практических целях может быть разделена также по отраслям, в зависимости от информационных потоков и потребностей специалистов. Именно на такой основе построен действующий в нашей стране Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ). Первый его уровень включает пере­чень рубрик, представляющих отрасли народного хозяйства, научные дисциплины, комплексные межотраслевые проб­лемы.

По функционально-отраслевому принципу построена дос­таточно сложная и многоаспектная Международная патент­ная классификация (МПК), используемая и в РФ для класси­фикации изобретений и систематизации отечественных фондов описаний изобретений.

Группы документов в функциональных классификациях, в свою очередь, делятся на подгруппы, виды и разновидности. Вид документа в них представляет собой основную классифи­кационную единицу. При этом следует иметь в виду, что у различных видов документов, относящихся к разным группам и даже классам, могут быть одинаковые названия. Например, «устав организации», «устав гарнизонной службы», «устав по­литической партии».

В сфере делопроизводства и архивного дела, т. е. в прак­тике работы с документами, их классификация осуществля­ется на основе наиболее существенных и повторяющихся признаков, вытекающих из реквизитов документов. Эти признаки получили название признаков заведения дел. Иначе говоря, в качестве классификационных оснований здесь выступают элементы структуры документированной ин­формации.

Группировка документов в первичные комплексы по при­знакам сходства и различия производится с давних пор. Из­вестно, что уже в практике делопроизводства учреждений XIX, XVIII и даже XVII веков документы группировались в первич­ные комплексы по наименованию вида, авторскому признаку (указы царя) и т. д.

Теорией и практикой документоведения разработано и предложено 6 основных признаков заведения дел:

1) номинальный (именной)— по наимено­ванию вида документа (протоколы, приказы, акты и т. д.);

2) предметно-вопросный — по основному тексту докумен­та (предмет, вопрос);

3) авторский — по принадлежности документов одному автору — учреждению или отдельному лицу (например, указы Президента РФ, постановления администрации Томской об­ласти и т. д.);

4) корреспондентский — по адресату (используется обыч­но для группировки переписки);

5) географический — предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находя­щихся на определённой территории (например, переписка с учреждениями образования г. Москвы);

6) хронологический признак — по дате (в первичный комплекс группируются документы за определённый про­межуток времени, например, документы периодической от­чётности).

На практике формирование первичных комплексов доку­ментов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам заведения дел, что позволяет глубже раскрывать со­став и содержание сгруппированных документов, более чётко формулировать их названия, облегчает поиск документиро­ванной информации.

В архивном деле для обозначения первичных комплексов используется термин «единица хранения архивных докумен­тов». Это «учётная и классификационная единица, пред­ставляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное зна­чение».

На уровне отдельных учреждений, организаций, предпри­ятий основаниями для классификации служат, наряду с содер­жанием и значимостью документов, также структура органи­зации или вопросы (функции) её деятельности. С учётом сово­купности этих признаков создаётся классификационный спра­вочник, получивший название номенклатуры дел. Это систе­матизированный перечень наименований дел, заводимых в ор­ганизации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел — это основной учётный документ в де­лопроизводстве. Она имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения, примечание.

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, пример­ная и номенклатура дел организации, т. е. индивидуальная, конкретная. Типовые и примерные номенклатуры дел разраба­тываются в организациях, имеющих в своём составе какие-либо подразделения, подведомственные структуры. Типовая номенклатура, будучи нормативным документом, обязательна для тех организаций, для которых она разработана. Примерные номенклатуры, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер.

Разделами номенклатуры дел организации, учреждения, предприятия являются в основном названия их структурных подразделений, расположенных в соответствии с утверждён­ной структурой. Глубина классификации документов в но­менклатуре дел зависит от особенностей структуры того или иного предприятия, учреждения, организации. В рамках но­менклатуры, на последующих ступенях классификации, доку­менты группируются в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения и другими призна­ками.

Расположение в номенклатуре дел всех включённых в неё разделов и дел закрепляется посредством индексации — условного обозначения каждого дела. Индексы обозначают­ся арабскими цифрами. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в рамках этого подразделения (например, 03-14, 05-2). В результате номенклатура дел не только обеспечивает ра­циональное хранение, но и позволяет осуществлять быст­рый поиск нужного документа в документальном фонде. Если, к примеру, известен регистрационный номер письма: 01-13/47, то его следует искать в пределах структурного подразделения, имеющего индекс 01 (по номенклатуре дел Томского государственного университета это Управление делами ТГУ), в деле с индексом 13 (по номенклатуре дел структурного подразделения — Переписка с Министерством образования и науки РФ), под номером 47 (порядковый но­мер письма в деле).