Классификация документов по их бытованию в социальном пространстве и времени

Ряд классификаций разработан на основании учёта призна­ков, связанных с нахождением документов во внешней среде. Причём эти классификационные схемы достаточно широко используются в практике работы с документами.

По времени появления в социальной коммуникации следует прежде всего назвать черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или ре­дактора над его текстом.

Разновидностью черновика является набросок. Наброски — это предварительные намётки, явно неоконченные, отрывоч­ные, не связанные друг с другом фрагменты документа.

Предварительные, неоконченные изобразительно-графи­ческие технические документы называются эскизами. Они вы­полняются без применения чертёжных инструментов, без точ­ного соблюдения масштаба, но с изображением необходимых видов, разрезов, сечений, с нанесением размеров и других по­яснений.

Редакции (от лат. — приведённый в порядок) — это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смы­словые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с це­лью изменения содержания, полноты, стиля и т. д. В редак­циях находит отражение процесс творческого становления документа или его бытования в определённых исторических условиях.

После переписывания или перепечатки составляемый до­кумент становится беловиком. Беловой документ — это руко­писный или машинописный документ, текст которого перепи­сан с чернового документа или написан без помарок и исправ­лений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то ста­новится вторым черновиком. Если отвергается, то остаётся (сохраняется) лишь как проект отвергнутого документа. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он ста­новится подлинником.

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом до­кументе или выявленные иным путём, подтверждают досто­верность его происхождения. Подлинники — это документы, создаваемые в первый раз, уникальные. Подлинник официаль­ного документа — первый или единичный экземпляр офици­ального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинни­ками могут быть подписанные циркуляры с типовым обраще­нием или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями.

Подлинники чертежей — это документы, выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведе­ние с них копий, и заверенные подписями должностных лиц.

Подлинником документа на машинном носителе (согласно ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы докумен­там на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники) «является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот до­кумент является подлинником». Документы, созданные с по­мощью новых информационных технологий, приобретают юридическую силу либо при наличии традиционного бумаж­ного сопроводительного письма, либо в случае их удостовере­ния предусмотренным в законодательном порядке способом (например, электронной цифровой подписью).

Нередко параллельно с термином «подлинник» использует­ся термин «оригинал» (от лат. первоначальный). Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называе­мые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договоры между госу­дарствами обычно составляются в таком количестве экземпля­ров, сколько имеется договаривающихся сторон, и каждый яв­ляется оригиналом). Кроме того, имеют место и так называе­мые «двукратные оригиналы», появление которых связано с использованием электромагнитных способов передачи инфор­мации — телеграфа, радио. К примеру, предъявленная для пе­редачи (не продиктованная) телеграмма представляет собой один оригинал, а полученная реципиентом — второй ориги­нал. Обе они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу технологических реквизитов отличаются и не могут, таким образом, рассматриваться в качестве одного и то­го же документа. То же самое можно сказать и о телефоно­граммах— переданной и принятой, которые также имеют одинаковый текст, но различаются по внешнему виду и, кроме того, имеют разные подписи: сотрудника, передавшего теле­фонограмму на одном экземпляре и принявшего телефоно­грамму на другом.

Однако к электронному документу понятие оригинала фак­тически не применимо, поскольку «все идентичные по содержанию экземпляры электронного документа могут рассматри­ваться как оригиналы и отличаться друг от друга только датой создания». Связано это с отсутствием жёсткой привязки к кон­кретному материальному носителю, так как один и тот же до­кумент может существовать на разных материальных носите­лях.

Наряду с термином «подлинный документ», в качестве си­нонима иногда используется термин «аутентичный доку­мент» (греч.— подлинный, исходящий из перво­источника), то есть содержащий информацию, подтверждаю­щую его происхождение (авторство, время и место создания, подпись и т. п.). Некоторые авторы (В. И. Тихонов) вкладыва­ют в понятие «аутентичность» более широкий смысл по срав­нению с понятием «подлинность», предлагая распространить его и на копии документов. «Документ может быть производ­ным от подлинника, но информация, содержащаяся в нём, мо­жет быть признана аутентичной информации подлинника. По­следнее замечание имеет принципиальное значение при анали­зе электронных документов. Так как в оригинальном виде они не могут быть сохранены в течение продолжительного проме­жутка времени, то в долговременной перспективе уместно го­ворить об обеспечении именно аутентичности электронных документов».

Оригиналами фотодокументов являются негативы. Ориги­налом аналоговых аудиодокументов выступает первоначаль­ная звукозапись, например матрица грамзаписи, магнитная лента.

В издательском деле оригинальные документы — это изда­ния, впервые вышедшие на языке оригинала или по своему со­держанию не повторяющие ранее вышедших изданий.

По своему внешнему виду оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками.

Документы, переписанные или правленные (после перепе­чатки или переписки) рукою автора, называются автографы, т. е. авторские, собственноручные рукописи.

В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколь­ко их видов:

1) полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материаль­ный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т. п.). Примером подобной фальсификации является созданная в на­чале 1950-х гг. российскими эмигрантами так называемая «Влесова книга» («дощечки Изенбека»), которая выдавалась за подлинное древнерусское произведение о языческих жрецах, якобы написанное на деревянных дощечках в IX веке докириллическим письмом²;

2) частично фальсифицированные документы, которые, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальси­фикации) и могут содержать:

— фальсификацию содержания, т. е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. В ча­стности, такого рода фальсификация была присуща мно­гочисленным документам, сфабрикованным сотрудниками НКВД в период массовых политических репрессий в СССР в 1930-е гг.;

— разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. изменение, искаже­ние) — слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале;

— фальсификацию состава удостоверения, бланка. Доку­менты могут быть подлинными с точки зрения их содержа­ния, авторства, времени создания, но иметь фальсифициро­ванные внешние признаки.

По уровню обобщения и отношению к оригинальности ин­формации документы могут быть первичными и вторичными.

Первичный документ содержит оригинальную по своему характеру информацию, непосредственно отражающую ре­зультаты литературно-художественной, научной, производст­венной, управленческой и т. п. деятельности.

Вторичный документ содержит сведения об одном, не­скольких или многих первичных документах и является ре­зультатом их аналитико-синтетической переработки. Вторич­ные документы содержат, как правило, свёрнутую информа­цию (аннотация, реферат, автореферат, реферативный обзор, библиографическое описание, энциклопедия, справочник и др.).

В частности, аннотация (от лат.— примечание, пометка) представляет собой краткую характеристику доку­мента либо совокупности документов с точки зрения назначе­ния, содержания, формы или каких-либо иных особенностей. Средний объём аннотации не должен превышать 600 печатных знаков. В зависимости от метода аналитико-синтетической пе­реработки первичного документа различают справочные и ре­комендательные аннотации. Последние, в свою очередь, бы­вают описательными, аналитическими и сводными.

Реферат (от лат.— докладывать, сообщать) — со­кращённое изложение содержания документа (или его части) с основными фактическими сведениями и выводами, необхо­димыми для первоначального ознакомления с ним. Рефераты различают: по цели реферирования (информативные и инди­кативные рефераты); по числу переработанных документов (монографические, обзорные и сводные); по форме изложе­ния (текстовые, иллюстративные, табличные и др.); по ис­полнителю (авторские— авторефераты, референтские и машинные).

Вторичные документы отличаются гораздо меньшей дис­кретностью информации, обеспечивают более объёмное её восприятие.

Вместе с появлением документов возникла потребность по­вторять текст, в результате чего стали создаваться копии. В практических целях составля­лись сборники копий, грамот — для укрепления землевладель­ческих прав, привилегий, для учёта документации и т. д. В За­падной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с X века. В России они получили название копийных книг. В частности, из XV столетия до нас дошёл список так на­зываемого Краткого собрания ханских ярлыков русским ми­трополитам в русском переводе.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда про­изошло название некоторых копийных документов— список (например, список летописи). Так, наиболее ранний из сохра­нившихся в нашей стране памятников гражданского права — «Русская правда» дошла до нас в 106 списках. В самой цели изготовления списка изначально не предполагалась установка на точность. Поэтому, как считают текстологи, степень авто­ритетности списка всегда меньшая, чем копии.

В российских учреждениях копированием документов за­нимались специальные сотрудники — копиисты. Позднее, на­чиная со второй половины XIX века, появились машинопис­ные копии.

В настоящее время в российском делопроизводстве и ар­хивном деле под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».

Существует множество видов копий:

— отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала. Этим термином называли второй, третий и т. д. экземпляры документов, которые автоматически по­лучались при печатании на пишущих машинках. В настоящее время пишущие машины уходят в прошлое, а вместе с ними практически перестал употребляться и этот термин;

— дубликат — повторный экземпляр подлинника докумен­та, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника (паспорта, зачётной книжки и т. п.) и тем же учреждением, где он был создан. Дубликаты изготав­ливаются также в тех случаях, когда при совершении какой-либо сделки подлинный документ получает лишь одна из сто­рон, например, дубликат сертификата, грузовой квитанции и т. п. При этом в верхней части документа производится над­пись «Дубликат»;

— факсимиле — точное воспроизведение оригинала;

— выписка — копия части документа. Обычно выписки де­лают из сложных документов (из приказов, протоколов заседа­ний коллегиальных органов и т. п.);

— копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутст­вует оригинал, подлинник;

— микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом ин­формация представлена в аналоговой форме. Широкое распро­странение в микрокопировании получили микрофотокопии, история которых ведёт свой отсчёт с 1839 г. С 1850-х гг. нача­лось микрокопирование газет, журналов, а с 1910 г. — книг;

— архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (на­звания архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

В архивоведении для обозначения документов, размножен­ных с помощью множительной техники и имеющих ту же форму удостоверения, что и подлинники, используется термин дублетные документы.

По способу воспроизведения копии могут быть:

— ручные — получаются при переписывании оригинала от руки или на пишущей машинке;

— автоматические — представляют собой точное воспро­изведение документа средствами фотографии, печати, репро­графии.

По времени воспроизведения копии делятся на:

— одновременные — возникают одновременно с оригина­лом (например, при написании через копировальную бумагу);

— позднейшие копии (могут создаваться спустя многие го­ды и тысячи лет).

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

— графически тождественные (факсимильные) — фото­графические, гектографические, стеклографические, ксероко­пии и т. п., в т. ч. с изменяемым масштабом изображения;

— частично тождественные — обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводят­ся типографские элементы бланка документа;

— графически не тождественные копии — снятые от ру­ки, машинописным или типографским способом;

— рисованные копии— максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение текста, удостоверительные надписи) оригинала.

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной перифе­рии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфи­ческие копии. Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов либо их получают с временно сущест­вующего оригинала, в частности с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть «формируемый с голоса или с компьютерной ав­торучки и корректируемый в том же режиме электронный ва­риант временно существующего оригинала».

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным ли­цом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, ор­ганизации, предприятия. Нотариальные копии предназначают­ся, как правило, для предъявления другим учреждениям (на­пример, с документов об образовании, стаже работы, рожде­нии, браке; копии с документов, связанных с получением ма­териальных ценностей). Удостоверение таких копий произво­дится в нотариате — органе, предназначенном для удостовере­ния разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостове­ряются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запре­щено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информа­цию; с документа, написанного карандашом, имеющего под­чистки и т. д.

Классификация документов может осуществляться также в зависимости от периодичности их выхода в свет. Прежде все­го это касается печатной, издательской продукции. На основа­нии данного критерия различают:

— непериодические издания (книги — издания, состоящие из 49 и более страниц; брошюры — издания, содержащие от 5 до 48 страниц; альбомы, афиши, плакаты, карты и т. п.);

— периодические —- издаются через определённые проме­жутки времени, имеют однотипное оформление, нумерацию, датированные (прежде всего газеты, журналы, бюллетени и др.);

— продолжающиеся издания (не имеют строгой периодич­ности).

По степени распространённости в социальной коммуника­ции можно выделить:

— опубликованные документы — предназначенные для распространения содержащейся в них информации, доступные для всеобщего сведения, независимо от способа тиражирова­ния, имеющие установленные выходные сведения;

— неопубликованные документы — не предназначенные для широкого распространения и использования содержащейся в них информации (рукописи, за исключением депонированных рукописей, которые представляют интерес для науки и имеют статус публикации; патенты; диссертации; авторефераты; чертёжно-конструкторские документы; отчёты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках; ос­новная масса управленческой, деловой документации и т. д.).

В соответствии с исторической периодизацией документы в РФ (прежде всего находящиеся в ретроспективной среде) можно разделить на дореволюционные, советские, постсоветские.

По режиму доступа документы могут быть:

— открытыми;

— ограниченного доступа и использования.

В свою очередь, документы ограниченного доступа делятся на секретные и несекретные. Секретными являются докумен­ты, содержащие сведения, отнесённые законодательством к го­сударственной тайне. В соответствии с Законом РФ «О госу­дарственной тайне», принятом в 1993 г., установлены три сте­пени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Несекретные документы ограниченного доступа и исполь­зования (конфиденциальные документы) содержат:

— сведения, отнесённые к служебной тайне (документы для служебного пользования) — в государственных структурах;

—сведения, содержащие коммерческую, банковскую, предпринимательскую и т. п. тайну;

—персональные сведения о гражданах, а также содержащие адвокатскую и иную профессиональную тайну.

По юридическому статусу различают документы:

— подлинные и неподлинные — в частности, фальшивые документы; документы, авторство которых незаконно при­своено (т. е. совершён плагиат); изданные без ведома автора (контрафактные документы) и т. п.;

— действующие и недействующие;

— действительные и недействительные (отменённые, под­дельные, просроченные, неудостоверенные и т. п. документы).

По географическому признаку (месту происхождения, тер­ритории распространения) можно выделить:

— локальные документы, бытование которых ограничива­ется пределами организации, учреждения, предприятия;

— региональные — в масштабе административно-территориального образования (одной или нескольких облас­тей, автономной республики);

— национальные — в пределах страны, государства;

— иностранные — имеющие зарубежное происхождение;

— международные — созданные теми или иными между­народными организациями и распространяющиеся на террито­рии многих стран (документы ООН, ЮНЕСКО и т. п.).

Наряду с рассмотренными, возможны и другие классифи­кации документов: по форме собственности, способу органи­зации текста, степени его формализованности, в зависимости от социально-культурной ценности документированной ин­формации и т. д.

Тема: Основные системы документации в управленческой деятельности. Правила оформления