Тема 38. Моделирование документного фонда отдела маркетинговой информации

Модель - искусственно созданный объект в виде схемы, чертежа, физической конструкции по отношению к оригиналу. Моделирование - исследование каких-либо объектов на моделях. Оно применяется тогда, когда трудно или невозможно изучить объект в реальных условиях. Модель показывает ту направленность, тот образ ДФ, к которому мы должны стремиться при формировании ДФ ОМИ (модель-образец). Кроме этого модель может давать статический образ фонда или показывать то его состояние, в которое он придет, если сохранятся современные тенденции его развития (модель-прогноз).

Под моделированием документного фонда понимается установление основных параметров фонда в их связи между собой. Основные параметры:

- тематика фонда;

- типы документов;

- видовой состав;

- языковые границы;

- хронологическая глубина;

- географический диапазон;

- количественные параметры.

Процесс моделирования состоит из нескольких этапов:

- подготовительный;

- составление проекта модели;

- обсуждение проекта;

- доработка модели;

- утверждение;

- использование.

В информационной практике часто используют следующие типы моделей:

1. Описательная - предполагает словесную характеристику основных параметров фонда на естественном языке. Такие модели самые старые по времени возникновения. В современной информационной практике описательная модель в чистом виде не используется. Примером описательной модели может служить пояснительная записка, которая составляется к другой модели фонда - тематико-типологической.

2. Библиографическая - конкретный перечень книг и других документов, наличие которых обязательно в документальных системах определённых типов и видов. Из всех моделей она наиболее конкретная. Библиографические модели не могут быть использованы вчистом виде, так как они быстро устаревают, поэтому в информационной практике они остались в виде приложений, составляемых к тематико-типологической модели.

3. Математическая - отражает общие и специальные параметры фонда. Может представлять из себя формулу, пропорцию, график и т.д. С помощью математических моделей можно выразить соответствие ДФ информационным потребностям абонентов, реальные, средние и оптимальные показатели объема и использования фонда (читаемость, обращаемость, обновляемость, книгообеспеченность), тематическую, видовую, языковую и иную структуру фонда и т.п.

4. Тематико-типологическая модель (ТТМ) - наиболее распространённая. Составляется в различных документальных системах, в том числе в службах информации. ТТМ состоит из 2-х частей: пояснительной записки и структурной части, выполняемой обычно в виде таблицы. ТТМ является основой комплектования фонда ОМИ.

При составлении модели фонда и в целом при формировании фонда ОМИ следует помнить, что ОМИ создается за счет средств самой фирмы (предприятия, организации) и рассчитан только на удовлетворение профессиональных информационных потребностей сотрудников фирмы. Все остальные информационные потребности сотрудниками фирмы удовлетворяются за счет других документальных систем.

Составлению ТТМ предшествует подготовительный этап – сбор необходимой информации. Необходимо собрать следующие сведения:

1) Сведения о фирме: история создания, название, форма собственности, изучить организационные документы (Устав, положения о подразделениях, штатное расписание и др.), основные направления деятельности, номенклатура выпускаемых товаров и предоставляемых услуг, плановая и отчетная документация, микро-, медиа- и макросреда фирмы.

2) Изучение состава работников и их информационных потребностей: состав и численность групп потребителей информации (научные работники, конструкторы, технологи, менеджеры, юристы, экономисты и т.д.), основные тематические профессиональные запросы, предпочтительные типы и виды документов, необходимость в литературе на иностранных языках (каких именно).

При написании пояснительной записки следует помнить, что она фактически является вербальной (описательной) моделью, поэтому должна представлять собой краткое описание фирмы, состава и профессиональных информационных потребностей сотрудников, основных параметров фонда на ясном профессиональном языке. Пояснительная записка содержит:

1) характеристику фирмы и основных направлений ее деятельности;

2) характеристику контингента потребителей информации (сотрудников фирмы);

3) основные направления комплектования фонда ОМИ (по темам, отраслям);

4) ведущие типы и виды документов;

5) языковой состав фонда;

6) хронологическую глубину фонда.

Основу структурной части составляет тематический рубрикатор – перечень тем, по которым будет осуществляться комплектование фонда. Рубрикатор составляется на основе ББК или УДК. Выбираются и вносятся в список только те темы, которые необходимы для удовлетворения профессиональных информационных потребностей сотрудников. Следует помнить, что необходимо обеспечить профессиональной информацией все группы специалистов, включая обслуживающие подразделения (бухгалтерия, отдел кадров, юридическая служба, архив и др.). Темы, литература по которым не нужна в ОМИ, опускаются. Выбранные темы в логической последовательности вносятся в таблицу вместе с индексами и располагаются строго по возрастанию индексов. Определяя тематику фонда, следует помнить, что если тема не будет зафиксирована в ТТМ, то документы, посвященные этой теме, не будут приобретаться в фонд ОМИ.

По каждой теме отдельно определяются типы и виды документов. Это находит отражение в таблице, где на пересечении наименования темы (в рубрикаторе) и типа (вида) документа (в столбце) проставляется количество экземпляров, которые в дальнейшем предполагаются для приобретения. Если данный тип или вид документа не планируется к приобретению, то в соответствующем месте таблицы ставится прочерк. Экземплярность в ТТМ проставляется «разовая» (если стоит экземплярность «2», то при каждом заказе документа аналогичной тематики и определенного типа (вида) будет приобретаться 2 экземпляра конкретного документа). Экземплярность рассчитывается в соответствии с рекомендациями по формированию фондов научно-технических библиотек и информационных служб, но в зависимости от условий работы конкретной фирмы она может приобретать индивидуальные значения.

В качестве приложений к ТТМ могут составляться списки (библиографические модели) отечественных (зарубежных) периодических изданий, которые необходимы для работы ОМИ и подписка на которые оформляется раз в год (полгода). Списки составляются по видам периодических изданий.

Корректировка модели проводится один раз в год. Обновленная модель используется для комплектования фонда ОМИ в течение календарного года.