Тема 39. Комплектование документного фонда отдела маркетинговой информации как двусторонний процесс

Вопросы комплектования ДФ относятся к самым сложным вопросам теории и практики информационной деятельности. Они связаны с созданием фонда, определением его оптимальной величины, соответствия ДФ задачам информационной службы и информационным потребностям абонентов. Определения основных терминов и понятий в области комплектования фондов даны в ГОСТе 7.76 – 96 «Комплектование фонда документов. Каталогизация. Термины и определения». Здесь комплектование определяется как совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра. В этом определении наиболее полно выражен сложившийся еще в 19 веке подход к процессу комплектования только как к процессу пополнения фонда. Другая точка зрения начала формироваться в 20-х гг. 20 века, когда в процесс комплектования стали включать процессы освобождения фонда от документов, по каким-либо причинам переставших быть необходимыми для библиотеки или другой документальной системы. Поэтому появилось другое определение, которое может быть сформулировано следующим образом: комплектование документного фонда - это создание и постоянное обновление фонда изданиями и другими документами, соответствующими задачам информационной службы и потребностям абонентов, то есть пополнение его лучшей литературой и освобождение от документов, потерявших ценность. Поэтому комплектование рассматривается как двусторонний процесс, при этом обе его стороны находятся в диалектическом единстве. В соответствии с этим выделяется два вида отбора:

1. Первичный (отбор во внешнем документном массиве и потоке для включения в фонд службы информации);

2. Вторичный (отбор в самом фонде в целях дальнейшего использования или исключения документов).

Исключение документов не означает их обязательное уничтожение. Документы могут быть: предложены на депозитарное хранение, переданы в обменные фонды, проданы своим абонентам (сотрудникам фирмы) или сторонним потребителям. Документы подлежат ликвидации только в том случае, если ни один из этих вариантов не осуществился.

Оба вида отбора реализуются на базе модели фонда. Она является эталоном для комплектования.

Комплектование – очень большой и сложный процесс, поэтому правомочно разделить его на этапы. Основные этапы комплектования:

1. Первичный отбор документов:

- изучение библиографических пособий и других источников информации, а также самих документов;

- отбор документов по критериям (по формальному соответствию модели фонда, по смысловому соответствию, по финансовым и другим ограничениям);

- принятие решения по первичному отбору.

2. Заказ документов:

- изучение источников снабжения;

- оформление заказа;

- приём документов.

3. Вторичный отбор:

- анализ информации;

- принятие решения по вторичному отбору.

Цель комплектования ДФ состоит в достижении максимального соответствия состава, структуры и величины ДФ потребностям абонентов. Средством достижения этой цели можно считать отбор (первичный и вторичный) необходимых для создания оптимально полного фонда документов, т.е. фонда, имеющего наилучшие в данных условиях состав, величину и структуру. Для этого необходимы научно обоснованные критерии отбора, на основе которых будет осуществляться оценка документов. Единого мнения на количество и состав критериев отбора документов нет. Можно, однако, выделить наиболее распространенные точки зрения. На основании выделенных критериев можно построить схему отбора:

1. Отбор документов по соответствию документа модели фонда (по тематике, типу, виду, языку и т.д.). Это формализованный критерий. Несовпадение с любым из параметров модели вызывает отсев документа.

2. Отбор документов по качеству информации (семантическая оценка документа):

- степень новизны документа по отношению к находящимся в ДФ;

- информационная ценность;

- актуальность документа (предполагаемый или проявившийся читательский спрос).

3. Отбор документов по другим признакам:

- финансовые возможности информационной службы;

- технические возможности воспроизведения документа;

- отсутствие источника комплектования.