Стратегия в области финансового управления

 

В области финансовых проблем были выявлены такие проблемы, как: высокие коммерческие расходы, значительный размер кредиторской задолженности.

Рассмотрим подробнее мероприятие по снижению кредиторской задолженности путем введения системы контроля расчетов с поставщиками.

В первую очередь следует оперативно разобраться с текущими обязательствами и избежать претензий со стороны контрагентов. Для этого необходимо получить сведения о сроках погашения обязательств перед ними.

Все сведения о договорах, заключенных компанией, следует перенести из первичных документов в реестр договоров (табл. 3.6). Он позволяет не только контролировать сроки оплаты по обязательствам и выполнение поставщиком условий договора, но и служит основой для создания в дальнейшем платежного календаря.

Таблица 3.6 - Пример реестра договоров с поставщиками

Поставщик	Номер договора	Дата	Предмет	Сумма	Условия выполнения обязательств	Условия платежей	Штрафные санкции
"Славрос"	134-3	12.01.2010	Геосетка	1 млн руб., в т.ч. НДС 18%	Подготовка продукции для самовывоза в течение 5 дней с момента получения заявки	Отсрочка 14 раб. дней	Не предусмотрено

По мнению автора, имеет смысл вносить в реестр все ключевые моменты договоров, в частности дату составления, условия платежей и выполнения обязательств, наличие штрафных санкций.

Чтобы упростить отбор нужных контрактов, желательно завести отдельный реестр на каждый вид договоров (например, договоры аренды, договоры поставки и пр.).

Как только реестр готов, можно считать, что относительный порядок наведен, по крайней мере, ответственные работники компании уже имеют представление, кому и за что должны платить.

Далее необходимо разобраться, какими подразделениями были инициированы те или иные платежи, кто персонально отвечает за счета, представляемые к оплате, и к каким статьям отнести произведенные выплаты.

В системе управления платежами под центром финансовой ответственности (ЦФО) подразумевается подразделение, которое инициирует оплату счетов, обосновывает ее необходимость и несет ответственность за своевременное предоставление всех «закрывающих» документов по оплаченным счетам (актов, счетов-фактур, накладных).

Определить, какие функции выполняет каждое из подразделений и какие платежи инициирует, можно на основании тех же счетов, которые приносят на оплату. Полученные сведения удобно структурировать и свести в таблицу (табл. 3.7).

Не нужно «раздувать» количество ЦФО. Можно объединить в единый центр отделы, участвующие в одной технологической цепочке (например, технологические процессы и отделы, в них участвующие – в ЦФО «Производство»), генерирующие однотипные платежи (бухгалтерию и финансовый отдел – в ЦФО «Финансы»). В рамках каждого ЦФО назначается ответственный за платежи. Это может быть руководитель одного из входящих в ЦФО подразделений либо назначенный руководитель другого подразделения. Он будет лично нести ответственность за передачу счетов на оплату и за предоставление «закрывающих» документов в дальнейшем. В любом случае круг лиц, имеющих возможность подавать счета на оплату, должен быть ограничен.

Таблица 3.7 - Характеристики ЦФО

Подразделение, руководитель	Основное назначение и задачи	Функции
Бухгалтерия, Пахомова В.В.	Фиксирование хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета; контакт с налоговыми органами; предоставление информации внешним пользователям	Фиксация фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского и налогового учета; начисление налогов и сборов; контроль корректности оформления первичных документов; проведение платежей
Коммерческий отдел, Солнцева О.А.	Продажа продукции конечному покупателю; наращивание объема реализации	Продажа продукции конечному покупателю; наращивание объема реализации Анализ рынков сбыта; планирование номенклатуры и объема производства; заключение договоров с покупателями; осуществление отгрузок продукции покупателям и организация ее доставки; контроль сроков оплаты продукции покупателями
Финансовый отдел, Нарукавник Н.А.	Контроль денежных потоков и ключевых показателей деятельности; подготовка информации для принятия управленческих решений; поддержание ликвидности организации	Ведение управленческого учета; планирование выплат; работа с банками по привлечению кредитов; взыскание просроченной задолженности; сбор и анализ управленческой информации

Статьи выплат довольно просто выделить, опираясь на представленные к оплате счета. Основными для предприятий обычно являются следующие статьи:

– расходы на приобретение сырья и материалов;

– заработная плата и социальные отчисления;

– затраты на обслуживание оборудования;

– коммерческие расходы;

– административные платежи;

– налоги;

– инвестиции.

 

Перечень статей лучше ограничить 15–20 наименованиями. При большем количестве затрудняется визуальное восприятие информации в формируемых отчетах.

Следует четко расписать, каким образом платежи распределяются по статьям выплат (табл. 3.8) и ознакомить с этой информацией руководителей всех подразделений компании, чтобы не возникало путаницы. В зависимости от уровня детализации информации формирование списка основных выплат может занять от двух до пяти рабочих дней. В дальнейшем при внедрении бюджетирования список ляжет в основу перечня расходов. Со временем он «обкатается»: одни статьи окажутся излишними, другие потребуют детализации.

Таблица 3.8 - Основные статьи выплат

Наименование статьи	Краткое описание
Расчеты с поставщиками	Оплата счетов поставщиков за продукцию
Арендные платежи	Платежи за аренду земли, оборудования, складских помещений
Возврат кредитов и займов	Процентные платежи, погашение кредитов и займов
Заработная плата и страховые взносы	Заработная плата, отпускные, больничные с учетом страх.взносов, НДФЛ и прочих обязательных начислений на ФОТ
Командировочные расходы	Расходы на проезд, проживание, прочие командировочные расходы
Коммунальные платежи	Дератизация, дезинфекция, вывоз отходов, уборка помещений, плата за воду, в том числе возмещение по договорам аренды

Следующая наша задача – определить, по каким статьям может производить платежи тот или иной ЦФО. Соотнесение статей выплат с ЦФО позволяет избежать нерационального использования денежных средств.

После определения статей выплат и привязке их к ЦФО желательно установить лимиты платежей по каждой из статей. Основанием для их определения могут служить суммы, ранее прошедшие по соответствующим статьям за определенный период времени.

Три основных документа системы управления платежами – заявка на оплату, реестр платежей и выписка с расчетного счета. Схема прохождения данных документов представлена на рисунке 3.2. На самих документах остановимся подробнее.

Рис. 3.2 Схема управления платежами в ООО «ЕвроДор»

Заявка на оплату. Заявка на оплату – это базовый документ в системе управления платежами, на основании которого формируются все остальные документы. В заявке обязательно указываются: наименование получателя денежных средств, сумма к выплате, предмет оплаты, основание, ЦФО, статья выплат, дата оплаты, приоритет платежа. Документ заверяется руководителем ЦФО, он же инициирует платеж.

Крайне важно установить приоритеты платежей, определить, какие заявки будут исполняться в первую очередь при недостатке денежных средств (табл. 3.9).

Таблица 3.9 - Приоритетность платежей

Приоритет	Платеж
	Платежи по кредитам и займам
	Налоговые платежи
	Платежи по заработной плате
	Экстренные платежи, связанные с угрозой остановки торговой деятельности
	Платежи по заранее согласованным графикам
	Прочие платежи

Так, из двух заявок по статье «Ремонт оборудования», одна из которых – на закупку запчастей для планового ремонта, который начнется через неделю, а вторая – на приобретение детали, без которой стоит производство, больший приоритет имеет вторая заявка. Информацию о приоритетах платежей следует довести до сведения руководителей ЦФО, чтобы не оставалось сомнений, какие счета оплатят в первую очередь. Также рекомендуется написать короткую, не более одной страницы формата А4, инструкцию о порядке заполнения заявки на оплату.

Реестр платежей. Реестр платежей (табл. 3.10) содержит перечень заявок, подлежащих исполнению на определенную дату в пределах имеющихся денежных средств (остатки на расчетных счетах или с учетом планируемых поступлений по информации отдела продаж).

Реестр утверждается генеральным директором. Целесообразно решить вместе с ним, следует ли утверждать реестр у главного бухгалтера – это зависит от ситуации, сложившейся на предприятии.

Плюсы утверждения реестра у главного бухгалтера – минимизация налоговых рисков, поскольку главбух оценивает сделку прежде всего с точки зрения налогового законодательства, а также гарантия сбора первичных документов (актов, счетов-фактур) – при их отсутствии платежи обычно не производятся. Основной минус – потеря времени и претензии со стороны бухгалтерии в случае неправильного оформления первичных документов, хотя эта работа обычно не входит в компетенцию ФЭС.

Таблица 3.10 - Реестр платежей на 05.10.12

№ п/п	Наименование	Документ	Номер	Дата	Сумма	Назначение	Банк
	ООО «Альфа»	Счет		19.10.2012	40255,41	Тара	Сбербанк
	"Славрос"	Счет		22.10.2012	342863,4	Геосетка	Банк Москвы
	ООО «Автозапчасти»	Счет		23.10.2012	12864,9	Запчасти	Уралсиббанк

В результате внедрения системы контроля платежей, исходя из принятых планов продаж продукции компания сможет реструктурировать кредиторскую задолженность. Кроме того, руководство компании получит реальный инструмент контроля над исполнением обязательств по оплате продукции и возможность оперативно вмешиваться в ход событий в случае возникновения просрочек платежей.