Введите новую запись о своем друге в таблицу.

 

Чтобы закрыть окно просмотра таблицы и вернуться в окно БД, выберите в меню Файл пункт Закрыть.

 

5. Связи между таблицами

В большинстве случаев все данные не хранятся в одной таблице. Дело в том, что при избытке полей в таблице с ней становится тяжело работать. Информацию разбивают на несколько таблиц, а затем устанавливают между ними связи. Можно просмотреть связи, установленные между таблицами в базе данных. Находясь в окне БД, щелкните на кнопке Схема данных на панели инструментов (или выберите пункт Схема данных в меню Сервис). Access откроет окно Схема данных.

Каждый прямоугольник представляет собой таблицу и содержит список ее полей. Линия, соединяющая две таблицы, показывает, какое поле используется для связи, а также тип отношения. Например, от поля Код сотрудника в таблице Сотрудники к полю Код Сотрудника в таблице Отчеты о расходах тянется линия. Число 1, находящееся рядом с таблицей Сотрудники, указывает, что это сторона отношения «один». Знак бесконечности у таблицы Отчеты о расходах означает «многие» - то есть у каждого сотрудника может быть один или более отчетов о расходах. Просмотрев отчеты о расходах через поле Код сотрудника, можно сказать, кто сдал отчет, а кто - нет.

Связь один-ко-многим установлена также между таблицами Отчеты о расходах и Сведения о расходах. Эта связь осуществляется через поле Код отчета о расходах, которого не видно, так как прямоугольник со списком полей слишком мал. Используя средства Windows, увеличьте прямоугольник. В данном случае общая информация об отчете находится в таблице Отчеты о расходах, а подробное описание каждого пункта расходов - в таблице Сведения о расходах. Связь один-ко-многим указывает на то, что каждый отчет о расходах может содержать несколько отдельных статей.

И, наконец, связь между таблицами Сведения о расходах и Тип расходов. Тип

отношения- один-к-одному, то есть каждая статья расходов относится только к одному типу расходов.

Щелчок на кнопке закрытия окна Схема данных вернет вас в окно БД.

 

Переключение между режимами формы и таблицы

При просмотре формы можно быстро переключиться в режим таблицы, не прибегая для этого к окну БД. Открывая форму, вы попадаете в Режим формы. Для изменения режима просмотра используйте кнопку Представление формы со стрелкой справа. Значок кнопки указывает на режим, в который произойдет переключение при нажатии на нее.. Чтобы выбрать режим, не представленный на значке, щелкните на стрелке, расположенной рядом с кнопкой, и выберите один из режимов работы в списке:

• Конструктор

• Режим формы

• Режим таблицы.

 

Макет таблицы

В режиме Конструктора можно просмотреть макет таблицы или формы. Для просмотра макета таблицы необходимо выбрать имя таблицы в окне БД и щелкнуть на кнопке Конструктор. В верхней части окна Конструктора таблиц расположены три столбца. В левом отображены Имена полей таблицы. В среднем Тип данных, которые могут быть представлены в этом поле. Правый предназначен для необязательного описания. В нижней части окна отображаются Свойства выделенного поля на двух вкладках Общие и Подстановка.

 

Ознакомьтесь с макетами и свойствами полей всех таблиц созданной базы данных.

В Н И М А Н И Е:

• По окончании занятия сдайте методическое указание преподавателю.

• Закройте приложение Access командой Файл - Выход. Изменения и дополнения, выполненные в текущем сеансе работы, автоматически перезаписываются в файле на диске.

ЗАДАНИЕ N 2

ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦ НА ПРИМЕРЕ БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕБНЫЙ ПРОЦЕСС

 

Создадим файл новой базы данных. Для этого после запуска Access в окне Microsoft Access выберите пункт Новая база данных. В окне Файл новой базы данных задайте имя файла. В качестве имени файла наберите первые 6 букв своей фамилии латинскими буквами и после символа подчеркивания цифру 2. Определите папку, в которой будет размещен этот файл (указывается преподавателем).

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

 

В соответствии с технологией проектирования реляционной базы данных структура каждой таблицы базы данных Учебный процесс должна определяться составом реквизитов соответствующего информационного объекта в ИЛМ (информационно-логической модели).

На основе анализа документа «Список преподавателей кафедры» были выделены два информационных объекта КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.

На основе анализа документов справочной информации о студентах и предметах выделены информационные объекты ГРУППА, СТУДЕНТ и ПРЕДМЕТ. Анализ документов учетной информации «Ведомости успеваемости студентов» и «Рабочий план учебной группы» позволил выделить информационные объекты ИЗУЧЕНИЕ и УСПЕВАЕМОСТЬ.

Для каждого информационного объекта необходимо создать таблицу. Создание таблиц состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы таблицы) и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей, т.е. заполнение таблицы данными.

 

Создание структуры таблиц

 

Создание таблицы начинают с определения ее структуры. Access предоставляетпять режимов создания таблицы: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц и Связь с таблицами. В режиме Конструктора создадим структуру таблицы ГРУППА. Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту ГРУППА, представлены в табл. 1.

В окне базы данных выберем объект Таблицы, нажмем кнопку Создать. В окне Новая таблица выберем строку Конструктор.

Таблица1. Описание свойств полей таблицы ГРУППА

свойство   имя поля	Индек-сиро-ванное	Обя-затель-ное	Тип данных	Размер	Число дес. знаков	Подпись поля	Усл. на значение	Сообщение об ошибке
НГ	Да, сов-падения не допус-каются	Да	Тексто-вый			Номер группы
КОЛ		Нет	Число-вой	Байт		Кол студ. в группе	>=0 And <=35	Кол. студ. больше допустим.
ПБАЛЛ		Нет	Число-вой	С плав. тчк. 4 байта		Прохо-дной балл	>2 And <=50 Or 0	Ошибка в оценке

 

В соответствии с приведенными в табл.1 параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица 1:Таблица необходимо:

· в столбец Имя поля ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ.

· в столбце Тип данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку списка;

· на закладке Общие задать свойства полей:

· Размер поля, нажав в нем кнопку списка:

· для текстового поля НГ зададим размер поля 8 .

· для числового поля КОЛ выберем поле Байт, определяющий длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля

· для числового поля ПБАЛЛ выберем С плавающей точкой 4 байта (одинарное с плавающей точкой).

· Формат поля для поля ПБАЛЛ- Фиксированный.

· Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ - 2.

· Подпись поля. Условие на значение, Сообщение об ошибке для каждогоизполей выберем, как указано в табл.1.

 

Создадим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле. Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл.1.

Сохраним структуру таблицы и присвоим ей имя - ГРУППА. Выполним команду Файл - Сохранить и введем имя таблицы в окне Сохранение. Таблица ГРУППА появится в списке таблиц в окне базы данных.

 

В результате получим следующий макет таблицы ГРУППА:

ЗАДАНИЕ

Создайте структуру таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. При создании таблиц используйте параметры их структур, которые представлены в табл. 2, 3, 4, 5.

Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблиц КАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ базы данных Учебный процесс.