Реквизиты и структура отдельных видов организационно-распорядительных документов

В состав распорядительных документов органов внутренних дел входят решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности органа внутренних дел, определяется уровнем органа управления, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (единолично или коллегиально).

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем органа внутренних дел, действующего на принципе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед органом.

Приказы издаются по административным, хозяйственным и иным управленческим вопросам.

Оформляются, как правило, на бланке.

По содержанию и способам оформления приказы делятся:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

По способу оформления эти приказы значительно отличаются друг от друга.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

- констатирующая, в которой излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, объяснение необходимости издания приказа или данные о документе (автор, номер, дата и название), исполнение которого организовано изданием приказа.

- распорядительная. Начинается со слова: «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки). Эта часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, в них обязательно указываются исполнители. Отдельным пунктом оговаривается контроль за исполнением приказа.

Распоряжения – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального для единоличного решения оперативных вопросов. Порядок составления аналогичный, как и приказы.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на оперативных совещаниях, коллегиях, проводимых в ОВД. Протокол занимает особое место в системе организационно0распорядительных документов. С одной стороны это документ информационного характера, так как содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов, а с другой – распорядительный, так как содержит постановляющую часть и может рассматриваться как распорядительный документ.

Протокол ведется во время заседания и оформляется в письменном виде.

Протокол должен иметь следующие реквизиты:

- наименование подразделения ОВД;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Датой протокола считается дата проведения совещания. Номер протокола – порядковый номер заседания с начала года.

Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Вводная часть включает после заголовка фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки «Присутствовало» перечисляются фамилии и инициалы в алфавитном порядке присутствующих. Если протокол расширенного заседания, указывается просто общее количество присутствующих, а списки прилагаются к протоколу.

Далее определяется «Повестка совещания». Состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, последовательность их обсуждения и выступающих. Нумерация арабскими числами, в предложном падеже, отвечает на вопрос «о чем?».

Текст основной части протокола составляется в соответстии с установленной последовательностью, разделы нумеруются и состоят из трех частей «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

В части «СЛУШАЛИ» излагается в именительном падеже фамилия и инициалы докладчика, через дефис от третьего лица единственного числа излагается текст (можно «Текст доклада прилагается»).

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если они задавались докладчику с указанием фамилии и инициалов, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» принятое решение по вопросу. Если много излагаются отдельными пунктами.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбираются следующие формы протокола:

- краткий;

- полный;

- стенографический.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывает председатель и секретарь.

Среди документов общего характера, наиболее часто применяемых в деятельности органов внутренних дел, можно выделить документы, сопровождающие служебную переписку.

Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.

Служебными письмами оформляются:

- доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений, информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;

- ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

- ответы на обращения граждан;

- ответы на запросы организаций, предприятий;

- инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений;

- другие документы.

Служебное письмо должно иметь следующие реквизиты:

- дата;

- номер;

- ссылка на дату и регистрационный номер (если это письмо – ответ на запрос);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

Служебное письмо оформляется на бланке либо на листе стандартного форма А 4 или А 5 с оттиском штампа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

Наименование вида документа в служебном письме не употребляется,

Текст письма должен лаконичным, корректным, убедительным.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Наименование либо аннотация документа".

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением,...;

С глубоким уважением,...;

С благодарностью и уважением,...

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "управление считает возможным").

Для реализации отношений субординации структурных подразделений органа внутренних дел с руководством органа внутренних дел, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ - записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.

В объяснении сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель.

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения - головного исполнителя поручения.

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и звание руководителя (начальника) структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с Инструкцией.

Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный межстрочный интервал ниже реквизита "Подпись". Датой записки является дата ее подписания.

Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

Справка - результат аналитической деятельности ОВД о результатах осуществления оперативно-служебной деятельности, кроме того, справки по запросам граждан.

Справка может иметь заголовок к тексту, например, «О состоянии работы ОВД по рассмотрению заявлений, жалоб и предложений граждан», реквизит «текст», реквизит «подпись». В необходимых случаях могут быть внесены реквизиты «адреса» и «печать». Справки могут подписываться руководителем, так и составителем, если она составлена по указанию вышестоящего органа.

Кроме вышеуказанных документов, сотрудниками ОВД составляются и используются отчеты, приказы, распоряжения, телеграммы, телетайпограммы и другие документы, которые по форме и содержанию должны отвечать требованиям, установленным ГОСТ и другими нормативно-правовыми актами РФ.