Создание и форматирование документов

 

Перед вводом текста, необходимо задать соответствующие параметры страницы. Для этого выбирается пункт меню Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне задаются необходимые поля, размер бумаги, ориентация листа (книжная или альбомная) и т.п.

Если необходимо редактировать ранее созданный документ, он загружается в окно Word выбором пункта меню Файл, Открыть.

В меню Вид выбирается режим просмотра документа:

- Нормальный режим. Устанавливается по умолчанию. В нем производится набор текста, редактирование, форматирование. Выбирается через меню Вид, Нормальный (обычный).

- Режим просмотра разметки страницы. Вид, в котором текст выводится на печать, реальное расположение рисунков, таблиц, сносок и т.д. Выбирается через меню Вид, Разметка страницы.

- Режим Структура. Можно просматривать, создавать, изменять структуру документа (иерархию заголовков и соответствующих им разделов). При переносе заголовка, соответствующий ему текст автоматически переносится. Выбирается через меню Вид, Структура.

В каждом из режимов можно менять масштаб документа (меню Вид, Масштаб).

Ввод текста начинается в место положения курсора.

Шаблоны

 

В WORD существует набор стандартных бланков (шаблонов) для создания типовых документов. Можно пользоваться готовыми шаблонами, можно создавать свои. При использовании готовых шаблонов или при создании новых пункт меню Файл, Создать выбирается имя шаблона или Мастер, а затем заполняется готовый бланк.

 

Наиболее часто используемые Мастера

 

• Мастер расписаний (Agenda Wizard)- расписание встреч, переговоров.
• Мастер писем (Letter Wizard) - деловое письмо, рекламное и т.д.
• Мастер факсов (Fax Wizard).
• Мастер резюме (Resume 1...4)- семейное положение, возраст, образование.
• Мастер служебных записок (Memo Wizard) - кому, от кого?
• Мастер таблиц (Table Wizard).
• Мастер наградных листов (Award) - дипломы, сертификаты.

 

Создание нового шаблона

 

• Меню Файл, Создать;
• Выбрать Опцию Шаблон.

При сохранении шаблона (Файл, Сохранить как) дать ему имя с расширением dot. Редактируются шаблоны также как обыкновенный файл. Шаблон можно перевести в обыкновенный файл, изменить его расширение на doc.

 

Задание 1. Первичные настройки текстового процессора

Microsoft Word 2000

1. Запустите текстовый процессор командой Пуск ® Программы ®Microsoft Word.

2. Откройте заранее подготовленный файл (любой).

3. Откройте меню настройки панелей управления (Вид®Панели управления) и убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная и Форматирование.

4. В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки. Для этого используйте соответствующую кнопку в левом нижнем углу окна документа или команду Вид ® Разметка страницы.

5. Если шрифт на экране выглядит слишком мелким, настройте масштаб отображения командой Вид ®Масштаб. Можно также использовать раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов Стандартная. Если желаемого масштаба нет в списке (например 125 %), введите нужное значение непосредственно в поле списка и нажмите клавишу ENTER.

6. В качестве единицы измерения для настройки параметров документа выберите миллиметры (Сервис ® Параметры ®Общие ®Единицы измерения).

7. Настройте список быстрого открытия документов. После запуска программы в меню Файл можно найти список из нескольких документов, открывавшихся в текстовом процессоре в последнее время. Это удобно для быстрого открытия нужного документа. Количество документов, отображаемых в этом списке, задайте счетчиком Сервис ®Параметры ®Общие ® Помнить список из … файлов.

8. Отключите замену выделенного фрагмента при правке текста, сбросив флажок Сервис®Параметры®Правка® Заменять выделенный фрагмент. Это несколько снижает производительность труда при редактировании текста, но страхует начинающих от нежелательных ошибок. С набором опыта практической работы этот флажок можно установить вновь.

9. Включите контекстно-чувствительное переключение раскладки клавиатуры (Сервис ®Параметры ®Правка ®Автоматическая смена клавиатуры). Эта функция удобна при редактировании текста. При помещении курсора в английский текст автоматически включается англоязычная раскладка, а при помещении его в текст на русском языке – русскоязычная.

10. Запретите “быстрое” сохранение файлов, сбросив флажок Сервис®Параметры ® Сохранение® Разрешить быстрое сохранение. При “быстром” сохранении сохраняется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.

11. Настройте функцию автосохранения с помощью счетчика Сервис ®Параметры ® Сохранение® Автосохранение каждые … минут. Имейте в виду следующие обстоятельства:

· при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть однократно использован для восстановления несохраненных данных, но только однократно (!);

· функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить и Сохранить как.

12. Временно отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис® Параметры®Правописание сбросьте флажки Автоматически проверять орфо-графию и Автоматически проверять грамматику. На ранних этапах работы с документом надо сосредоточиться на его содержании, а средства проверки правописания действуют отвлекающе. Завершая работу над документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства.

13. Временно отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка Сервис ® Автозамена ®Автозамена ® Заменять при вводе.

14. Включите автоматическую замену “прямых” кавычек парными: Сервис® Автоформат ®Заменять при вводе “прямые” кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не применяются. Для подготовки англоязычных текстов и листингов программ отключите эту функцию.

15. Временно отключите ряд средств автоматического форматирования, в частности автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис® Автозамена ®Автоформат при вводе сбросьте флажки Применять при вводе к маркированным спискам и Применять при вводе к нумерованным спискам. После приобретения первичных навыков работы с текстами вновь подключите эти средства.

16. Отключите Помощника. Помощник- удобное интерактивное средство для получения конкретной справки, но справочная система программы обладает более высокой методической ценностью. В текстовом процессоре Microsoft Word 2000 Помощник “перехватывает” все запросы к справочной системе, поэтому для полноценной работы со справочной системой его надо принудительно отключить.

17. Вызовите Помощника: Справка ® Справка по Microsoft Word.

18. В окне Помощника щелкните на кнопке Параметры – откроется диалоговое окно Помощник.

19. На вкладке Параметры сбросьте флажок Использовать Помощника.

20. Закройте диалоговое окно Помощник щелчком на кнопке ОК.

21. Проверьте, как работает вход в справочную систему: Справка®Справка по Microsoft Word. Вместо Помощника должно открываться окно справочной системы.

22. Отключите автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большинстве случаев на ранних этапах работы с документами она не нужна. Для Web- документов, для документов, распространяемых в формате текстового процессора, и для документов, передаваемых на последующую обработку, расстановка переносов не только бесполезна, но и вредна. Для документов, которые окончательно форматируются и распечатываются в одной рабочей группе, расстановка переносов может быть полезной, но и в этом случае ее применяют только на заключительных этапах форматирования и при этом очень тщательно проверяют соответствие переносов, расставленных автоматически, нормам и правилам русского языка.

23. Расстановку переносов отключают сбросом флажка Сервис ®Язык ® Расстановка переносов ® Автоматическая расстановка переносов.

24. Включите запрос на подтверждение изменения шаблона “Обычный”: Сервис ® Параметы ®Сохранние ® Запрос на изменение шаблона “обычный”. Шаблон “Обычный” является первоосновой для всех остальных шаблонов (они создаются на его базе и наследуют его свойства). При обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем и работать с ней). Включением данного флажка предупреждаются случайные внесения изменений в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов сохранить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в документах, создаваемых на его основе).

Работа с фрагментами текста

Выделение фрагментов

 

Выделить произвольный фрагмент - указатель мыши установить на начало фрагмента, нажать левую кнопку, не отпуская ее, передвигать указатель мыши в нужном направлении, пока не выделится то, что нужно.

Выделить слово - указатель мыши установить на любой букве слова и дважды щелкнуть мышью.

Выделить строку - указатель мыши установить на полосу выделения напротив нужной строки, нажать левую кнопку мыши.

Выделить предложение - указатель мыши установить в любом месте предложения, нажать Ctrl и левую кнопку мыши.

Выделить абзац - указатель мыши установить на полосу выделения напротив абзаца и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Или в любом месте абзаца трижды щелкнуть левой кнопкой.

Колонку текста - указатель мыши установить на начало фрагмента, нажать клавишу Alt и левую кнопку мыши, передвинуть указатель мыши.

Весь текст - указатель мыши установить на полосу выделения, нажать клавишу Ctrl и левую кнопку мыши.