К описи могут составляться как общие, так и специальные указатели.

 

Указатели могут быть: предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими, кроме того имеются специальные предметные указатели – учреждений, профессий, периодических изданий, улиц и т.д.

 

Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда.

 

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

Назначение указателя влияет на состав рубрики, она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, или сложной, т.е. иметь подрубрику, гнездовой, иметь две или несколько подрубрик.

 

Например:

простая рубрика: Сельхозтехника

сложная рубрика: Коммунальное хозяйство, благоустройство детских площадок

гнездовая рубрика: Транспорт

- железнодорожный

- водный

- воздушный

 

Указатели могут быть глухими и аннотированными. Глухими называют указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий и ссылочные данные.

 

Например:

Драматические театры, оп.1, д.15, оп.2, д.д.7,9.

 

Аннотированными называются указатели, в рубрики которых, кроме обозначения понятий и ссылочных данных, входят пояснения и определения.

 

Например:

Московский государственный университет (МГУ) основан в 1755 году по инициативе М.В.Ломоносова в составе философского, юридическорго и медицинского факультетов, оп.1, д.4, оп.3, д.5.

Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.

К одному фонду могут составляться несколько указателей, дополняющих информацию о содержании единиц хранения.

 

При создании указателей учитывается дифференцированный подход, что позволяет создать указатели определенного уровня сложности. К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам, не обязательно составлять указатели с широкими и обобщенными рубриками, а в некоторых случаях к таким фондам указатели не составляются.

 

При составлении указателей архивам необходимо руководствоваться значимостью фондов, составом и содержанием документов, их систематизацией, направлениями использования документов, разработанностью справочного аппарата к описям.

 

В последнее время особое значение придается документам по личному составу, поэтому для удобства работы с этими документами требуется создание указателей.

 

К указателям предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать при их составлении. Прежде всего, они должны содержать все наиболее существенные понятия, содержащиеся в заголовках единиц хранения описи и сопровождаться точными ссылочными данными.

 

Именной указатель, являющийся разновидностью предметного, включает фамилии, имена, отчества, псевдонимы, прозвища, клички.

 

Указатель может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным.

 

В указатель вносятся все упоминавшиеся в заголовках имена. Наименования лиц вносятся в указатель в соответствии с употреблением их в описях.

 

Если в заголовках у разных лиц совпадают фамилии и инициалы, имена и отчества этих лиц приводятся полностью. В том случае, если совпадают фамилии и имена, то необходимо приводить дополнительные сведения: должность, степень родства и др.

 

 

Например:

Абрикосов Алексей Алексеевич (р. 1928) физик, сын А.И. Абрикосова.

Абрикосов Алексей Иванович (1875 – 1955) патологоанатом, академик.

 

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову без инверсии (инверсия – приставка, изменение обычного порядка слов).

 

Например:

Мамин-Сибиряк Д.Н.

Немирович-Данченко В.И.

 

При наличии псевдонима вначале указывается фамилия, а псевдоним дается в скобках после фамилии. В алфавитном порядке указывается псевдоним со ссылкой на фамилию.

 

Например:

Голиков А.П. (Гайдар)

 

В том случае, если данное лицо более известно под псевдонимом, вначале указывается псевдоним, а в скобках настоящая фамилия.

 

Например:

Станиславский К.С. (Алексеев)

 

Настоящая фамилия также помещается в указатель в соответствии с алфавитом и имеет отсылку к псевдониму.

 

Например:

Алексеев К.С. см. Станиславский.

 

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем частицы (фон, дер, ва, аль, де и др.), имеющиеся в них приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией.

 

Например:

Бетховен Людвиг ван

Лакло Шодерло де.

 

Для архивов, хранящих документы по личному составу, особое значение имеет создание следующих указателей:

-именных,

-учреждений, организаций, предприятий,

-профессий,

-видов документов, содержащих информацию по личному составу: приказы по личному составу, личные списки по учету кадров, ведомости по начислению заработной платы, аттестационные списки и др.

 

Именные указатели целесообразно составлять к описям, состоящим из комплексных личных дел, сформированных по датам увольнения сотрудников.

Существует несколько видов именных указателей; так в указатели выносятся буквы из комплексных дел со ссылками на дела. Например:

“А – дд. 1,20,35,48)” или в указатель выносится фамилия с отсылкой на номер единицы хранения и лист. Такой указатель может составляться на основании внутренней описи (если она имеется).

 

Указатели на объекты составляются к описям по личному составу, если в заголовках единиц хранения имеется большое количество названий учреждений, организаций, предприятий и т.п. Рубриками будут видовые названия организаций (завод, трест, контора и т.д.), расположенные в алфавитном порядке, в подрубрике указывается название конкретного объекта.

 

В названии организации применяется инверсия. После названия объекта приводится указание на масштаб деятельности организаций (главный, государственный, академический и т.д.); на характер организаций (научно-исследовательский, проектный, производственный и т.п.); на местонахождение организаций (московский, ростовский, самарский и т.п.).

Например:

 

Заводы:

Машиностроительные, Московский

дд.1, 25, 30

то же Тверской

дд.3,5,40

Объединения:

Автотракторной промышленности, государственное, всероссийское дд. 90, 93

 

В некоторых случаях к описям единиц хранения по личному составу составляются указатели на виды документов (приказы, распоряжения, лицевые счета и т.п.).

В указатель выносятся вид документа, даты, отсылочные данные.

Например:

Вид документа Годы Отсылочные данные

Приказы 1940-1942 оп.16, дд.3,4,6

Списки выпускников 1943-1944 оп.5-6, дд. 451, 632.

Методика создания предметного указателя предполагает включение в него лишь тех понятий, которые имеют существенное значение для раскрытия содержания описей. В предметном указателе рубрики расположены в алфавитном порядке. Рубрики данного указателя могут быть простыми (состоят из частного видового понятия) и сложными (выражают обобщенное, родовое понятие, включающее совокупность видовых понятий).

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов, авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т.д.).

Рубрика предметного указателя может содержать научное понятие, исторический факт, событие, явление, название организации, предприятия и т.д.

 

Наименование рубрик и подрубрик приводится в именительном падеже. По форме общий предметный указатель бывает только глухим. Специальные предметные указатели могут быть как глухими, так и аннотированными.

 

В географическом указателе наименованиями рубрик являются названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

В том случае, если географический объект был переименован, и в тексте приводятся оба его названия, в рубрике указывается сначала последнее наименование, а старое указывается рядом в скобках.

Например:

Самара (Куйбышев) г.

 

Если географическое название состоит из нескольких слов, то оно указывается по первому слову.

Например:

Петропавловск-Камчатский, г.

Ясная Поляна

 

При составлении географического указателя, во избежание ошибок необходимо пользоваться справочниками и энциклопедиями по административно-территориальному делению, географическими справочниками и словарями.

 

В географический указатель можно ввести следующие понятия: город, село, деревня; волость, округ, уезд, губерния, дата, поисковые данные.

 

В скобках указываются разночтения в названиях поселений.

Например:

деревня Сосонье (Сосынья, Сасынья), Иванишская волость, Старицкий уезд; дата: 1838-1842.