Понятие об описи дел и документов. Состав описи

Понятие об описи дел и документов. Состав описи

Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел (единиц хранения), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Описи дел и документов составляются в делопроизводстве организаций и ведомственных архивах.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверите

ля и справочного аппарата к описи.

 

Описательная статья описи

Опись - это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

 

Описательная статья представляет собой набор обязательных и дополнительных элементов описания единицы хранения (единицы учета):

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии – количество документов).

В случае необходимости в описательную статью могут включаться:

6) указание на подлинность (копийность);

7) способ воспроизведения;

8) степень полноты документов;

9) внешние особенности;

10) аннотация документов единицы хранения.

 

Порядковый номер – это номер дела (единицы хранения) по описи.

 

Делопроизводственный индекс – номер дела по номенклатуре дел организации или структурного подразделения организации.

 

Заголовок единицы хранения

Основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения несет заголовок. Основное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию единицы хранения.

Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания. Заголовок единицы хранения должен отражать особенности времени, места событий, социальной среды, воспроизводить названия учреждений, форм собственности и правовых отношений, обычаев, географических названий, видов документов, присущих периоду возникновения документов.

Содержание документов отражается в заголовке единицы хранения современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

 

Крайние даты документов в единице хранения

При установлении крайних дат документов единицы хранения, следует иметь в виду следующее:

начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого последнего документа.

 

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

 

Даты договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие.

 

Если единица хранения была начата в одной организации, а закончена в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

 

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

 

Количество листов в единице хранения

Реквизит “количество листов” заполняется на основании заверительной надписи в единице хранения.

 

Указание на подлинность (копийность)

Подлинность или копийность документа в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Если данные о подлинности или копийности относятся к части документов или одному документу, то они указываются после документов (документа) в скобках со строчной буквы.

Например:

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности.

Способ воспроизведения

Способ воспроизведения указывается для документов, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульпторов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи требуют специфического описания.

Например:

Репродукции картин русских художников XVIII – нач. XX вв. Фотокопии, цветные литографии.

Степень полноты документов

Степень полноты документов указывается при наличии в деле документов, не полностью сохранившихся, при этом обязательно отмечается степень их полноты: “отрывок”, “разрозненные места”, “без начала”, “без конца” и т.д.

Например:

Симонов К.М. “Русский вопрос”. Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

Внешние особенности

 

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.), наличие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

 

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и фондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в архиве справочным аппаратом к фонду (сдаточной описью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознакомления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченности, выявления структуры, определения компетенции, функций фондообразователя.

 

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.

 

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

 

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

 

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы);

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

 

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

 

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вносить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

 

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по делам (единицам хранения), систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения.

 

Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения может быть произведено только на основании точного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов единицы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности.

Документы - приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты.

В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом.

 

Для закрепления порядка расположения документов в единице хранения и обеспечения их сохранности, необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Количество листов единицы хранения фиксируется в листе-заверителе.

 

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку единицы хранения и является ее временным рабочим номером до окончательной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, имеющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются и получают архивный шифр (название архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения).

 

Все сведения с карточек переносятся на обложки единиц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хранения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах.

Архивный шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения.

На обложку выносится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заверителе.

 

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней.

 

Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений.

Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

 

В справочный аппарат описи входят:

титульный лист;

содержание (оглавление);

предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

указатели.

 

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

 

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной формы. Все экземпляры описи (4 экземпляра) подшиваются, на обложке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

 

В установленном порядке описи рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии организации, согласовываются с государственным архивом, источником комплектования которого является данная организация, и утверждаются руководителем организации.

 

Архивная опись является документом постоянного хранения.

 

Описание личных дел

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности (для лица, занятого на производстве, работающего в организациях, учреждениях и т.п.), обучении в гражданском или военном высшем учебном заведении (для студента, аспиранта, слушателя военной академии и т.д.).

 

Личное дело заводится на момент поступления работника на работу, отражает всю его деятельность в конкретной организации и завершается, как правило, датой его увольнения.

 

Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено.

 

В фондах органов исполнительной власти, учреждений, возглавляющих ведомственную систему, откладываются личные дела номенклатурных работников данной системы. Эти дела формируются и описываются так же, как и личные дела работников этого учреждения, но часто систематизируются в отдельную группу внутри описи личных дел работников учреждения, организации или составляют отдельную опись.

 

На отдельные группы работников составляются только личные карточки или трудовые контракты (соглашения) (в коммерческих структурах). Эти документы заменяют личные дела.

 

При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления и увольнения с работы, количество листов и срок хранения.

 

Например:

Личное дело

Петров Дмитрий Иванович.

15 марта 1950 г.

2 декабря 1950 г.

50 лл.

Хранить 75 лет.

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и в описи) должны быть указаны все варианты.

 

Например:

Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич)

Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович)

 

Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле).

 

Например:

Лихт Радомир (Licht Radomir).

Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и др.), по личному составу учреждений, организаций; выпискам из приказов по личному составу, входящим в состав личного дела; из текста дополнения к листку по учету кадров, помет кадрового работника, с обложки личного дела.

Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа.

 

Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются.

 

Комплексные личные дела описываются по крайним первым буквам фамилий. Таков же порядок описания единиц хранения с учетными карточками формы Т-2. В заголовке единицы хранения, содержащей личные дела и карточки ф.Т-2, указывается год увольнения работников.

 

Например:

Личные дела сотрудников Министерства здравоохранения СССР с фамилиями на буквы М – Н, уволенных в 1970 г.

Аттестационные, наградные, выездные дела по набору документов схожи с составом “личного дела работника (сотрудника)”. Они содержат автобиографии, характеристики, справки, выписки из приказов и т.п. Наличие в этих делах иных документов (выписки из протоколов квалификационных комиссий, контракты на работу и расчеты по ним и др.) не влияет на их описание, которое проводится по аналогии с личным делом.

 

По личному составу

При описании ОРД по личному составу указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); крайние номера приказов, кроме случаев, когда приказы и т.д. не имеют валовой нумерации; наименование учреждения, при необходимости следует указать номер тома или части описываемых документов; в графе “крайние даты” - число, месяц (прописью), год.

 

Например:

Приказы №№ 30-70 Министерства просвещения РСФСР по личному составу. Т. 2.

3 мая 1980 г.

31 августа 1980 г.

 

При описании лицевых счетов работников по заработной плате следует указывать месяц и год. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в заголовке единицы хранения следует это отметить.

 

 

Например:

Лицевые счета работников по заработной плате за февраль, март, май-октябрь 1992 г.

В заголовках единиц хранения, содержащих тарификационные списки, может быть указана категория работников, например: учителя, директора школ.

В заголовках единиц хранения с домовыми книгами указывается наименование населенного пункта и улиц.

 

Невостребованные подлинные личные документы конкретного лица (трудовые книжки, трудовые списки, метрические свидетельства, дипломы и т.д.), оставшиеся в организации, описываются в фонде той организации, где они отложились.

В фондах отрасли они могут составить архивную коллекцию.

Описываются эти документы обычным порядком. В графе “крайние даты” проставляется год увольнения работника.

 

 

Отдел кадров

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- алфавитные книги (списки) личного состава;

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

- домовые книги для прописки граждан.

Бухгалтерия

- лицевые счета рабочих и служащих (при их отсутствии - ведомости начисления заработной платы);

- книги учета труда и расчетов с работниками;

- тарификационные списки

 

Главный инженер

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза «Восход» одного из районов Тамбовской области за 1992 г. показывает общий вид описи дел по личному составу:

№ п/п	Делопр. Индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайндаты ед. хр.	Кол-во листов	Срок хранения до 01.01.	Примечание
		03.Бухгалтерия
50.	03.06.	Книга учета труда и расчетов с членами колхоза	1992 г.		2068 г.
		06. Главный инженер
	06.07.	Журнал регистрации несчастных случаев.	1992 г.			переходящее
	06.08.	Акты №№ 1-4 о расследовании несчастных случаев.	1992 г.		2068 г.
		09.Отдел кадров
	09.01.	Книга учета членов колхоза и их семей.	1992 г.		2068 г.
	09.02.	Журнал регистрации вступивших в колхоз и выбывших членов колхоза	1992 г.		2068 г.
	09.03.	Личные карточки уволенных членов колхоза (форма Т-2) с фамилиями с буквы “А” по букву “К”.	1992 г.		2068 г.
	09.03.	То же с буквы “Л” по букву “Я”.	1992 г.		2068 г.

 

Невостребованные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образовании, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фамилий граждан.

 

Порядок составления и оформления описи

По завершении систематизации карточек (в соответствии с

принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.

 

В описи единиц хранения управленческой документации

выделяются разделы и подразделы в соответствии с принятой систематизацией единиц хранения.

 

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подразделами - структурные подразделения.

 

Опись составляется по установленной форме.

 

При внесении в описательную статью описи заголовка

единицы хранения необходимо иметь в виду следующее:

 

- заголовки единиц хранения располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации;

 

- заголовок, составленный на карточке, должен быть точно,

полностью внесен в опись;

 

- если единица хранения состоит из нескольких томов (частей),

каждый том заносится в опись под самостоятельным номером, номер ее тома проставляется с новой строки вслед за заголовком в той же графе описи;

 

- далее, с новой строки, с абзаца помещается аннотация

документов единицы хранения;

 

- заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и

одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетаниями “то же”, при этом другие данные описательной статьи вносятся полностью. На каждом новом листе описи первый заголовок пишется обязательно полностью. Однако при составлении описи в электронном формате употребление словосочетаний «то же» в заголовках исключено.

 

Крайние даты единиц хранения вносятся в соответствующую

графу описательной статьи с обложки дела, рядом с последней строкой заголовка, при этом число месяца и год указываются арабскими цифрами, а название месяца - прописными буквами.

 

В графе “Примечания” приводятся сведения о выбытии единиц хранения, их микрофильмировании, сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, их копировании и др.

 

Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номера, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов.

Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей.

Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому.

В каждом последующем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов.

В итоговой записи указывается количество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи.

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.

В итоговой записи указывается также дата составления описи.

 

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений.

Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

 

В листе-заверителе описи указываются количество пронумерованных листов, в том числе – литерных, а также пропущенные номера.

 

Особенности составления описей единиц хранения

(документов) по личному составу

 

На документы по личному составу малочисленной организации, имеющей структуру, может составляться одна опись на все виды документов по личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:

- приказы, распоряжения по личному составу;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии – ведомости по заработной плате);

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений;

- акты о несчастных случаях.

 

На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов. Так, отдельные описи создаются на: 1) приказы (распоряжения) по личному составу; 2) карточки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные личные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях.

Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности были объединены в одном деле с приказами по личному составу, то последние необходимо выделить в отдельную группу, не указывая в заголовках единиц хранения номеров приказов, т.к. порядок приказов нарушен. На эту особенность следует обратить внимание в предисловии к описи.

 

В некоторых организациях на отдельные группы сотрудников заводились только личные учетные карточки или трудовые контракты, которые заменяют личные дела. Эти документы подлежат описанию в отдельной описи.

 

На каждого сотрудника в организации, учреждении, как правило, заводится одно личное дело, но иногда их в фонде бывает несколько. Новое личное дело заводится на сотрудника при: его переходе из структуры в структуру, при увольнении и возврате сотрудника в данное учреждение; при ликвидации номенклатурной должности и ее восстановлении. Чаще всего информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приему на хранение (в случае дублирования на хранении остается наиболее информативное дело) и включению в опись личных дел. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное лицо было уволено, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий. Систематизированные таким образом внутри структурных подразделений личные дела в описи располагаются в порядке значимости структуры данной организации на основании ее штатного расписания или положения, а затем – по алфавиту.

 

Если комплекты личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников других организаций отраслевой подведомственной системы, то в описи сначала располагаются личные дела работников головной организации, а за ней - личные дела работников подведомственной системы.

В составе личных дел крупных организаций находятся личные дела номенклатурных работников, которые назначались на определенную номенклатурную должность приказом вышестоящего учреждения. Списки номенклатурных должностей утверждались номенклатурным документом и часто менялись. Поэтому целесообразно выделить личные дела номенклатурных работников в отдельную группу описи личных дел или составить на них отдельную опись.

 

Аттестационные, наградные, выездные дела, аналогичные по своему составу личным делам сотрудников (несмотря на вкрапление специфических документов) входят в составе своей тематической группы в опись личных дел и располагаются в них по алфавиту фамилий лиц, на которых были заведены перечисленные дела.

 

На невостребованные личные документы составляется отдельная опись в том фонде, где они отложились. Из этих документов можно составить коллекцию личных документов по фондам отрасли или отдельных ее структур.

В этом случае на коллекцию личных документов составляется опись, в которой личные документы систематизируются: при небольшом количестве – в алфавитном порядке фамилий владельцев; при значительном количестве – по видам документов.

 

Предисловие к описи

 

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.

 

Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.

 

Составление предисловия основано на дифференцированном подходе, что выражается, прежде всего, в наполнении конкретным содержанием предисловия к каждому отдельному фонду, степенью обобщения или глубиной детализации информации предисловия.

Так, предисловие, составленное к фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондам личного происхождения, содержащим, в основном, уникальные и особо ценные документы, будет иметь наибольшую глубину детализации информации, оно должно включать подробные сведения по истории фондообразователя, истории фонда, в том числе – аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.

К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и к фондам личного происхождения, в составе которых хранятся особо ценные документы, предисловия могут составляться более простые по структуре и по содержанию, так история фондообразователя раскрывается кратко. Оно может включать: дату возникновения организации, название организации-предшественницы, основные функции и структуру организации, ее основные изменения, дату ликвидации организации, название организации-преемницы.

К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информацию, и фондам личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, предисловие может быть кратким, степень обобщения информации - наиболее высокой.

 

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, документы самого фонда, учетные документы, научно-справочный аппарата архива, а также историческая справка к конкретному фонду, а для фондов КПСС и ВЛКСМ следует использовать постановления ЦК КПСС и ВЛКСМ, решения их руководящих органов, уставы, положения, инструкции, циркулярные письма.

В том случае, когда составляется предисловие к фонду личного происхождения, следует использовать личные официальные документы: метрики (свидетельства о рождении), аттестаты, дипломы, различные свидетельства, удостоверения и т.д.).

 

При изложении истории фондообразователя кратко описываются исторические условия, в которых возник и действовал фондообразователь, указываются дата возникновения организации со ссылкой на законодательный акт, название организации-предшественницы, подчиненность фондообразователя. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций фондообразователя, также следует указать все изменения, произошедшие на протяжении существования организации в ее названии, функциях, структуре и подведомственности, делая ссылки на причины этих изменений.

Далее указывается дата ликвидации или реорганизации фондообразователя со ссылкой на законодательный акт, название организации-преемницы.

В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

 

Например:

Изменение структуры объединения "Югавторанс" прослеживается по штатным расписаниям и перечням изменений к ним.

 

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов.

Официальной датой создания партийного комитета считается дата проведения первой выборной конференции (в отдельных случаях, пленума, собрания), где определялась структура и организационное устройство партийного комитета.

Датой создания первичной партийной организации (партийной ячейки) является дата проведения первого организационного собрания.

 

Даты фактической деятельности фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.

 

Если фондообразователь имел сложную структуру, то можно дать общую характеристику его функций с последующей их детализацией по структурным частям. Для лучшего понимания структуры фондообразователя целесообразно включить в первую часть предисловия схему структуры со всеми изменениями по годам. Далее перечисляются основные направления деятельности фондообразователя, содержащиеся в нормативных документах и документах фонда.

 

Например:

Культурно-просветительная работа среди населения. Оценка и приобретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. Организация музеев.

 

К описям объединенных архивных фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Можно также составить предисловия к описям отдельных фондов, вошедших в объединенный фонд. В предисловие ко всему объединенному фонду включаются сведения, относящиеся к объединенному фонду. В предисловие к отдельным описям вносятся сведения, касающиеся единиц хранения только этих описей.

Для объединенного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, входящих в его состав, указываются даты образования объекта или соответствующего органа; в том случае, если фонд образован из документов однотипных учреждений, объединенных одним функциональным назначением, или учреждений, последовательно сменявших друг друга, то указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.

 

Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе. В ней приводятся краткие биографические сведения о фондообразователе (фамилия, имя, отчество лица, годы жизни, родственные отношения, псевдоним, род деятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к политической партии, звание и т.д.).

 

Например:

Довженко Александр Петрович (1894 – 1956 гг.) - кинорежиссер, драматург, писатель; народный артист РСФСР; лауреат Ленинской премии.

 

Библиографические сведения располагаются в хронологической последовательности.

 

Архивные коллекции могут быть составлены одним лицом или образованы в архиве из отдельных, разрозненных документов.

Если коллекция создана конкретным лицом, то следует указать краткие биографические сведения о составителе коллекции, которые излагаются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фондам личного происхождения.

 

Вторая часть предисловия – история фонда, она включает следующие сведения: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; наличие единиц хранения, выходящих за хронологические границы фонда. Приводятся названия и номера фондов организаций-предшественниц или преемниц.

 

Информационную насыщенность предисловия можно повысить за счет информации о наличии особо ценных документов, дел по личному составу, страхового фонда.

 

Например:

В фонде числятся