Правила учета и хранения подлинников проектно-сметной документации

Учет и хранение

Подлинники, дубликаты и копии документов подлежат учету и хранению в организации, разработавшей проектно-сметную документацию.

Подлинники рабочей документации на здания и сооружения, законченные строительством, как правило, передаются на хранение дирекции предприятия или заказчику по строительству в соответствии с договором (контрактом) на выполнение проектных работ.

Подлинники документов, принятые на хранение, должны быть зарегистрированы в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной на рис. 8.1.

Инвентарная книга является документом, подтверждающим поступление в технический архив соответствующих документов.

Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов, как правило, следует вести отдельно, при этом инвентарные номера не должны повторяться.

При приеме подлинников документов на хранение следует проверять:

комплектность документов - в соответствии с ведомостью рабочих чертежей, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов и спецификацией изделия или содержанием альбомов, книг и других документов, в которых перечислена вся сдаваемая документация;

наличие необходимых подписей и дат;

правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

пригодность подлинников для хранения, многократного снятия с них копий и репрографической обработки. Подлинники не должны иметь прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов, неполностью удаленных изображений при подчистке.

Каждому подлиннику документа должен быть присвоен один инвентарный номер независимо от количества листов.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА

Рис. 8.1

Одновременно с регистрацией подлинников (в инвентарной книге) должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листов подлинника.

Учет подлинников должен производиться на учетных карточках. Формы учетных карточек приведены на рис. 8.2 и 8.3.

Допускается учитывать подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей по форме, приведенной на рис. 8.4. По этой же форме регистрируют подлинники, не относящиеся к конкретному предприятию, зданию и сооружению (например, рабочие чертежи внутриинститутской типизации).

Если подлинник документа выполнен с учетом возможности изготовления с него двусторонних копий, в инвентарной книге и в учетной карточке указывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количество страниц (в знаменателе).

В графах учетных карточек указывают:

в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа;

в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение;

в графе 3 - условное обозначение стадии проектирования;

в графе 4 - обозначение подлинника документа по основной надписи;

в графе 5 - наименование подлинника документа, например: «Основной комплект рабочих чертежей марки АР»;

в графе 6 - количество листов в подлиннике документа;

в графе 7 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа;

в графе 8 - шифр строящегося предприятия, здания или сооружения;

в графе 9 - наименование строящегося предприятия, здания или сооружения и место строительства;

в графах 10, 11 - порядковые номера листов учетной карточки.

Подлинники документов, выполненные на листах формата А1 и менее, следует хранить в развернутом виде на скалках.

При невозможности хранения подлинников в развернутом виде их следует хранить в сложенном виде в жестких папках, сфальцованными на формат А4.

Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) основной надписи.

Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

(ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА)

Рис. 8.2

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

(ОБОРОТНАЯ СТОРОНА)

Рис. 8.3

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

Рис. 8.4

Листы чертежей складывают в последовательности, указанной на рис. 8.5 и 8.6 (при складывании в папки) и на рис. 8.7 и 8.8 (при складывании для непосредственного брошюрования), цифрами на линиях сгибов.

Подлинники типовых проектов, типовых проектных решений, рабочей документации на типовые конструкции, изделия и узлы, независимо от формата и количества листов, следует хранить в развернутом виде в жестких папках.

Снятие копий с подлинников документов должно производиться с разрешения главного инженера (архитектора) проекта или начальника отдела.

Выдачу подлинников документа для внесения в них изменений следует производить по расписке или абонентской карточке по формам, приведенным на рис. 8.9 и 8.10 на основании разрешения на внесение изменений.

СКЛАДЫВАНИЕ В ПАПКИ

Размеры, мм

Рис. 8.5

Размеры, мм

Рис. 8.6

СКЛАДЫВАНИЕ ДЛЯ НЕПОСРЕДСТВЕННОГО БРОШЮРОВАНИЯ

Размеры, мм

Рис. 8.7

Размеры, мм

Рис. 8.8

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА

(ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА)

Рис. 8.9

АБОНЕНТСКАЯ КАРТОЧКА

(ОБОРОТНАЯ СТОРОНА)

Рис. 8.10

Выдачу подлинников документов для восстановления следует производить по специальному распоряжению руководителя (или его заместителя) организации-держателя подлинников документов.

Подлинники аннулированных (в т.ч. аннулированных с заменой) документов (листов документов) следует хранить отдельно от подлинников действующих документов.

Восстановление подлинников

Пришедшие в негодность или утерянные подлинники документов по решению руководителя (или его заместителя) организации-держателя подлинников могут быть восстановлены.

До восстановления подлинника документа должен быть составлен акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника документа (рис. 8.11).

Акт должен быть утвержден руководителем организации-разработчика или его заместителем.

Восстановленные подлинники документов действуют также, как замененные подлинники.

Изменения в восстановленный подлинник документа вносят на основании всех разрешений на внесение изменений, выданных до момента его восстановления. Подлинник документа восстанавливают без оформления разрешения.

Восстановление подлинника следует производить репрографическим способом, вручную, перепечаткой на пишущей машинке или с помощью печатающих средств вывода ЭВМ.

Восстановленный подлинник документа должен по своему техническому содержанию представлять точную копию восстанавливаемого подлинника документа.

В подлиннике документа, восстановленном путем перекопирования, не воспроизводят размеры, надписи, графические изображения, зачеркнутые в соответствии с разрешением на внесение изменений в подлиннике (или копии), с которого снимается восстановленный подлинник.

В первую снизу строку таблицы изменений каждого листа восстановленного подлинника документа, изготовленного вручную, переносят запись только о последней замене или последнем изменении данного листа.

Подписи, визы и даты, имеющиеся на восстанавливаемом подлиннике документа (в том числе и таблицах изменений), в восстановленном подлиннике документа, изготовленном вручную, вписывают чертежным шрифтом и заключают в круглые скобки. Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишут слово «Подпись».

АКТ О СПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ

Рис. 8.11

Восстановленный подлинник документа должен быть заверен лицом, уполномоченным руководителем подразделения, выпустившего этот подлинник.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника документа, выполняют тушью на поле для подшивки, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»;

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Рис. 8.12

Рис. 8.13

Рис. 8.14

Рис. 8.15

Рис. 8.16

В верхнем правом углу поля каждого восстановленного листа подлинника документа должна быть надпись тушью: «Восстановленный подлинник №...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника документа.

Восстановленному подлиннику документа сохраняют инвентарный номер подлинника, с которого производилось восстановление. О восстановлении подлинника документа делают отметку в инвентарной книге и учетной карточке.

На подлиннике документа, взамен которого изготовлен восстановленный подлинник документа, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником №...», в котором указывают номер очередного восстановления и дату принятия восстановленного подлинника документа на хранение (рис. 8.12.).

Подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники, хранят в сложенном виде.

При учете и обращении документов может возникнуть необходимость применения других штампов, образцы которых приведены на рис. 8.13 - 8.16.