Сравните с докладной запиской, написанной Вами ранее (упр. 22).

***************

Объяснительная записка – документ, указывающий на причины, которые привели к каким-либо нарушениям. Составляется в произвольной форме и по структуре близка к докладной записке.

И докладные, и объяснительные записки составляются, как правило, в случаях конфликтных ситуаций на предприятиях, выявлении каких-либо нарушений, невыполнения указаний.

В докладной и объяснительной записках используются следующие клишированные синтаксические конструкции:

1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю Вам, что…; Довожу до Вашего сведения…;

2) выражающие просьбу или предложение: Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести…);

3) объясняющие ситуацию: В связи с…; Вследствие…

****************

Упражнение 25.

Проанализируйте ошибки, допущенные в приказах, объяснительных и докладных записках. Исправьте тексты.

1) Побросав инструмент, Балмесов и Суляков поймали козу у мастерской. Не встретив сопротивления с ее стороны, начали доить, чем нарушили трудовую дисциплину. За доение коз в служебное время объявить Балмесову и Сулякову выговор. (Из приказа по учебным мастерским).

2) Вовремя приехать не успела по вине Курского вокзала, на котором трое суток просидела в транзитном виде. (Из объяснительной записки).

3) Акт на 11 свиней не подписан, а подписан подлинник, но который подписан, то переписан, и на экземпляре написано, что переписан. (Из объяснительной записки).

4) 5 октября 2013 г. тракторист Васильев А., выезжая на работу, проверялся в присутствии слесаря гаража Колесникова В.И., был технически исправен. (Из объяснительной записки).

5) Согласно приказа Волков С.И. уволен с предприятия за появление на работе в нетрезвом виде. (Из докладной записки).

6) Назначение старосты вызвало много разногласий. (Из докладной записки).

7) Случай случился где-то в районе 9 часов вечера. (Из докладной записки).

 

***************

Деловые (служебные) письма, несмотря на новые, более быстрые, порой и более надежные технологии, продолжают оставаться надежным каналом связи – однонаправленным, непрерываемым. Входящая и исходящая корреспонденция занимает значительное место в документообороте организаций; разнообразие писем позволяет классифицировать их по различным признакам. Так, разделение корреспонденции на деловую и коммерческую проводится по тематическому признаку.

Деловыми принято считать письма, оформляющие экономические, правовые, финансовые и т.п. виды деятельности организаций, тогда как коммерческими считаются письма, составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения. Виды коммерческих писем: запросы, в которых содержатся просьбы что-либо разъяснить; предложения (оферты) – заявления о желании заключить сделку и ее конкретных условий; рекламации (претензии) – требования возместить убытки, нанесенные в результате невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной. Инициативные коммерческие письма требуют обязательного ответа.

Деловые письма в соответствии с назначением могут быть гарантийными, сопроводительными, информационными, рекламными, содержащими просьбы, запросы, приглашения, напоминания, подтверждения, отказы и т.п. Осознанная адресатом цель общения формулируется в виде языковой формулы – устойчивого оборота, выражающего назначение послания.

Разделение служебных писем проводится также по признаку адресата на обычные и циркулярные, последние направляются из одного источника в несколько адресов: как правило, подчиненных организаций.

Все смысловые аспект делового письма реализуются в виде устойчивых логических форм. Так, чтобы выразить предупреждение, существует набор устойчивых синтаксических конструкций типа: В противном случае дело будет передано в арбитраж; По истечении десятидневного срока наше предложение (договор) теряет силу.

Мотивация действий также имеет специфический набор стандартных выражений: в порядке оказания технической помощи; в порядке обмена опытом; в порядке исключения.

Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных» писем, в которых авторы выступают как личности. В официальном письме частное лицо или представитель фирмы, частной, государственной или общественной организации выступают как субъекты правоотношений. Данное обстоятельство предъявляет и особые требования к стилю и языку служебных документов: нейтральность, надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Многие письма начинаются со слов: В соответствии с протоколом; В связи с отказом завоза; Согласно Вашей просьбе.

Ключевым словом деловых писем выступает глагол соответствующей семантики: просим, сообщаем, напоминаем и др. Например: Просим Вас…; Мы будем благодарны (Вам), если Вы…; Напоминаем, что…; Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание на…; Подтверждаем получение товара и т.п.

Разнообразие видов служебных писем привело к большей свободе их оформления. Набор реквизитов в них минимален.

v Угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телеграфных координат и дату.

v Адресат-наименование организации, ее адреса, служебного лица.

v Заголовок к тексту делового письма (при отсутствии наименования жанра документа).

v Текст делового письма, который содержит основную информацию и мотивы ее сообщения; при этом текст – в зависимости от характера и объема информации – широко варьируется.

v Подпись должностного лица.

Немаловажное значение в деловой переписке имеет речевой этикет. В современных письмах принято обращение Уважаемый господин!.., а в заключении: Заранее благодарим за…; С уважением….

 

 

***************

Упражнение 26.

Познакомьтесь с фрагментами деловых писем, определите, к какому виду: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация (претензия), письмо-извещение, гарантийное, благодарственное, сопроводительное письмо или какому-либо другому – относится каждое из писем.

1.

Подтверждаем получение Вашего письма № 174 от 15.05.2011 г., в котором Вы запрашиваете нас о перспективном плане наших изданий на 2012 год. Сообщаем, что составление плана будет завершено в ближайшее время. По его напечатании один экземпляр незамедлительно будет Вам выслан.

 

2.

Доводим до Вашего сведения, что нашим издательством только что выпущены в свет... (перечисляются издания). Мы с интересом ожидаем Ваших заказов.

 

3.

15 декабря с.г. в 12 часов в кабинете главного редактора издательства «Прогресс» состоится обсуждение перспективного плана издания переводной литературы на 2011-2012г.г. Просим прислать Вашего представителя для участия в совещании.

 

4.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что информационные материалы в стадии рассмотрения заказчиками.

 

5.

В ответ на Ваше письмо от 05.04.2011 г. сообщаем, что, к сожалению, не можем в настоящее время выслать Вам указанную учебную литературу, т.к. она еще находится в печати. Ваш заказ может быть выполнен в 1V квартале 2011 г. Надеемся на продолжение нашего сотрудничества.

 

6.

Открытое акционерное общество «Фортуна» извещает акционеров ОАО «Фортуна» о том, что по решению совета директоров ОАО «Фортуна» созывается внеочередное общее собрание акционеров (форма проведения собрания – совместное присутствие).

Собрание состоится 3 марта 2012 года в 14.00 по адресу: 603057, г. Нижний Новгород, проспект Гагарина, 50.

Начало регистрации прибывших на собрание акционеров и их представителей (при наличии паспорта и доверенности) – 14.00.

Повестка дня.

1. Переизбрание членов счетной комиссии ОАО «Фортуна».

2. Досрочное прекращение полномочий...

 

7.

Высылаем запрошенную Вами учебную и методическую литературу, Получение просим подтвердить.

8.

Просим выслать в наш адрес учебную и методическую литературу согласно списку (список прилагается). Оплату гарантируем.

Упражнение 27.

Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

1) Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем), что... 2) Направляем Вам рекламацию... 3) Мы предъявляем Вам... 4) Мы готовы поставить... 5) Официально заявляем Вам... 6) Одобряем Вашу инициативу... 7) Просим изготовить... 8) Обращаемся к Вам с просьбой... 9) При этом направляем... 10) Позвольте пригласить Вас... 11) Приглашаем Вас... 12) Подтверждаем получение... 13) С благодарностью подтверждаем... 14) Мы не можем согласиться... 15) Вынуждены отказаться от... 16) Соглашаясь с Вашим предложением... 17) Доводим до Вашего сведения... 18) Ставим Вас в известность... 19) Напоминаем Вам, что срок... 20) Гарантируем... 21) Платеж будет произведен после... 22) Предлагаем Вам... 23) Мы можем рекомендовать Вам... 24) С сожалением сообщаем... 25) Имеем честь сообщить...

 

Упражнение 28.

Продолжите ряды синонимичных стандартных конструкций, выражающих

а) характер сообщения:

Сообщаем (Вам о том), что... Извещаем (Вас) (о том), что...

б) просьбу-требование:

Фирма выражает просьбу... Мы просим (Вас) о...

в) мотивировку действия:

Ввиду срочности заказа (возникающих трудностей)...

В связи с отказом...

г) отказ-согласие:

Ваше предложение отклоняется (не может быть принято)... Университет не возражает...

 

Упражнение 29.

Составьте письмо-заказ на юридическую литературу в издательство «Юрайт» от имени дирекции юридической фирмы.

 

 

Упражнение 30.

Составьте сопроводительное письмо к делу, пересылаемому из одной инстанции в другую.

Вместо заключения

 

Итак, чтобы правильно оформлять различные деловые бумаги, надо помнить особенности официально-делового функционального стиля: лексические, морфологические и синтаксические, а также определенные стереотипные обороты речи, удобные для оформления деловых бумаг.

В состав официально-делового стиля прежде всего входит специфическая лексика: вышеизложенный, нижеподписавшийся, предъявить, уведомить, явка и др. Для этого стиля речи характерна и специфическая фразеология: выписка из приказа, командировочное удостоверение, удостоверение личности, непрерывный стаж. Эмоционально-оценочная, просторечная, диалектная лексика не употребляется (и не может употребляться!) в деловых бумагах

Для языка деловых бумаг типичны следующие синтаксические особенности:

– словосочетания с предлогом, употребляющимся с определенным падежом: во изменение приказа, во исполнение принятого решения, по истечении срока договора, по прибытии на место работы, согласно предписанию, вопреки указанию;

– неполные, безличные предложения: необходимо решить вопрос, поручить старосте;

– сложноподчиненные предложения с придаточными причины и следствия, присоединяемыми союзами так как, ввиду того, вследствие того и другими.

Числительные следует пишутся цифрами, за исключением денежных документов (счет, доверенность, расписка), окончания порядковых числительных пишутся через черточку (дефис), если числительные обозначены арабскими цифрами (2-я научная студенческая конференция), после римских цифр окончания не пишутся (XV Международный философский конгресс).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.

В деловой переписке широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, конструкции с краткими страдательными причастиями: принят в университет, направлен на работу.

Немаловажное значение в деловой переписке имеет речевой этикет. В современных письмах принято обращение Уважаемый господин!.., а в заключении: Заранее благодарим за…; С уважением….

Литература[16]

 

1. Веселов П.В. Как составить служебный документ. – М., 1982.

2. Веселовская Т.М. Особенности синтаксиса официально-делового стиля // Типология текста в функционально-стилистическом аспекте. – Пермь, 1990.

3. Винокур Г.О. Культура языка. – М., 1929.

4. Гордеева Н.А., Семенова Т.И. Русская речь. Официально-деловой стиль. Методические разработки по культуре русской речи для студентов педвузов. Ч. II. – Н. Новгород, 2001.

5. Губаева Т.В. Практический курс русского языка для юристов. – Казань, 1990.

6. Губаева Т.В. Семантико-стилистическая категория оценки в законодательном тексте // Стилистика текста в коммуникативном аспекте. – Пермь, 1987.

7. Губаева Т.В. Словесность в юриспруденции. – Казань, 1995.

8. Зубарев В.С., Крысин Л.П., Статкус В.Ф. Язык и стиль обвинительного заключения. – М., 1976.

9. Ивакина Н.Н. Профессиональная речь юриста. – М., 1997 (2008).

10. Ипатова И.С. Русский язык в деловой документации: словарь. – Н. Новгород, 2015.

11. Ипатова И.С. Теория и практика делового общения: словарь – Н. Новгород, 2015.

12. Иссерлин Е.М. Официально-деловой стиль. – М., 1970.

13. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н., Аксенов Ю.М. Деловая переписка – М.; Новосибирск, 2001.

14. Кожина М.Н. К основаниям функциональной стилистики. – Пермь, 1968.

15. Кожина М.Н. О специфике художественной и научной речи в аспекте функциональной стилистики – Пермь, 1966

16. Кожина М.Н. Стилистика русского языка. – М., 1977 (1983, 1993);

17. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. – М., 2000.

18. Логинова К.А. Деловая речь и ее изменения в советскую эпоху. Развитие функциональных стилей современного русского языка. – М., 1968;

19. Пиголкин А.С. Основные особенности языка законодательства как особого стиля литературной речи и редактирование служебных документов – М., 1973.

20. Стернин И.А. Русский язык делового общения. – Воронеж, 1995.

21. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / под ред. М.Н. Кожиной. – М., 2003 [Электронный ресурс]. URL: www.http://stylistics.academic.ru/

22. Ушаков А.А. Очерки советской законодательной стилистики. – Пермь, 1967.

23. Шварцкопф Б.С. Официально-деловой стиль // Энциклопедия русского языка – М., 1997.

24. Шварцкопф Б.С. Официально-деловой язык // Культура русской речи и эффективность общения. – М., 1996.

25. Шмелев Д.Н. Русский язык в его функциональных разновидностях. – М., 1977.

26. Шугрина Е.С. Техника юридического письма. – М., 2000.

Содержание

 

Общая характеристика жанров официально-делового стиля ………………. 3

Юрисдикционные документы …………………….…………………………. 10

Приговор ………………………………………………………………………. 10

Обвинительное заключение ….………………………………………………. 15

Административные документы …...…………………………………………. 22

Заявление ……………………………………………………………………… 24

Автобиография ………………………………………………………………... 29

Резюме …………………………………………………………………………. 42

Докладная записка ……………………..……………………………………… 44

Объяснительная записка ……………………………………………………… 47

Деловые (служебные) письма ……………………………………………...… 48

Вместо заключения ……….…….……………………………………………... 52

Литература ………………………………………………………………...…… 53

 

[1] ДускаеваЛ.Р., Протопопова О.В. Жанры официально-делового стиля //. Стилистический энциклопедический словарь русского языка / под ред. М.Н. Кожиной. – М., 2003 [Электронный ресурс]. URL:www. http://stylistics.academic.ru/

[2] Логинова К.А. Деловая речь и ее изменения в советскую эпоху. Развитие функциональных стилей современного русского языка – М., 1968; Кожина М.Н. Стилистика русского языка – М., 1977 (1983, 1993); Шмелев Д.Н. Русский язык в его функциональных разновидностях – М., 1977.

[3] Пиголкин А.С. Основные особенности языка законодательства как особого стиля литературной речи и редактирование служебных документов – М., 1973; Ушаков А.А. Очерки советской законодательной стилистики – Пермь, 1967.

[4] Кожина М.Н.: О специфике художественной и научной речи в аспекте функциональной стилистики – Пермь, 1966; К основаниям функциональной стилистики – Пермь, 1968; О речевой системности научного стиля сравнительно с некоторыми другими – Пермь, 1972.

[5] Губаева Т.В. Семантико-стилистическая категория оценки в законодательном тексте // Стилистика текста в коммуникативном аспекте. – Пермь, 1987; Ивакина Н.Н. Культура судебной речи – М., 1995.

[6] Зубарев В.С., Крысин Л.П., Статкус В.Ф. Язык и стиль обвинительного заключения – М., 1976.

[7] Губаева Т.В: Семантико-стилистическая категория оценки в законодательном тексте // Стилистика текста в коммуникативном аспекте. – Пермь, 1987; Практический курс русского языка для юристов – Казань, 1990.

[8] Веселов П.В.: Современное деловое письмо в промышленности – М., 1970; Как составить служебный документ – М., 1982; Колтунова М.В. Язык и деловое общение – М., 2000; Стернин И.А. Русский язык делового общения – Воронеж, 1995; Шварцкопф Б.С.: Официально-деловой язык // Культура русской речи и эффективность общения – М., 1996; Официально-деловой язык // Культура русской речи и эффективность общения – М., 1996.

[9] Колтунова М.В. – Указ. соч., 2000.

[10] www.http://businessinfo.ru/document68.html

[11] www.http://ouarex.ru/info/faq/524941/

[12] www.http://ageyev.org/voprosy-chitatelej/obvinitelnoe-zaklyuchenie-po-ugolovnomu-delu-obrazec.html

[13] Справочники по деловой речи допускают постановку фамилии, имени, отчества заявителя в родительном падеже с предлогом «от» и без него (но лучше без предлога).

[14] См. упражнения: Гордеева Н.А., Семенова Т.И. Русская речь. Официально-деловой стиль. Методические разработки по культуре русской речи для студентов педвузов. Ч. II. Н.Новгород, 2001.

[15] Автобиография реального человека. – www. http://svatovo.ws/biography3.html

[16] См. также сноски по тексту.