Ведение личных дел в период прохождения службы

3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на должностных лиц, назначенных приказом атамана данного казачьего общества.

3.2. Личные дела казаков хранятся в местах, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

3.3. В обязанности должностных лиц, осуществляющих ведение личных дел казаков, входит:

- приобщение документов, перечисленных в пункте 2.3 настоящей Инструкции, к личным делам казаков;

- обеспечение сохранности личных дел казаков;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах казаков;

- ознакомление казаков (офицеров) с документами их личных дел по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством;

3.4. Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) казаков, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящей Инструкцией.

3.5. Во второй раздел личного дела казака подшиваются:

- Копии приказов о назначениях, переводах, поощрениях и взысканиях;

- Личные рапорта, имеющие резолюции атамана казачьего общества.

3.6. При переводе казака из другого казачьего общества продолжается ведение личного дела, сформированного ранее в другом казачьем обществе.

3.7. При исключении из казачьего общества в личное дело вносятся:

– выписка из протокола Круга об исключении;

– казачье удостоверение;

3.8. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит следующие сведения: регистрационный номер личного дела, наименования, порядковые номера, даты документов дела, количество листов. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

3.9. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ.

3.10. В случае утраты/порчи личного дела составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.

3.8. При представлении (ходатайстве) казака к очередному чину, награде в штаб вышестоящего казачьего общества высылаются копии следующих документов:

-Справка;

- Заявление о взятии обязательства по несению государственной или иной службы;

- Учетная карточка (Приложение 10);

- Приказ о ранее присвоенном чине, врученной награде;

- Паспорт, все заполненные страницы;

- Военный билет (офицерская книжка);

- Документа об образовании государственного образца;

- Копия справки об отсутствии судимости, заверенная штабом казачьего общества.

 

Хранение личных дел

4.1. В период прохождения службы личные дела хранятся в штабе казачьего общества. Доступ к личным делам имеют атаман казачьего общества, и должностные лица определенные его приказом.

4.2. В штабе ведется журнал учета личных дел (Приложение 11).

4.3. Личные дела казаков, вышедших из казачьего общества, хранятся в штабе один год после выхода, а затем сдаются в архив.

4.4. При назначении, переводе казака или офицера из одного казачьего общества в другое, его личное дело передается по новому месту службы, с составлением акта приема-передачи.

 

Подготовка личных дел к сдаче в архив

5.1. Листы в личном деле подшиваются на скоросшиватель на два прокола в хронологической последовательности.

5.2. Нумерация листов в деле производится авторучкой в правом верхнем углу по мере поступления документов в дело.

5.4. Обложка личного дела оформляется синей или черной пастой. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. Наклейки не допускаются.

5.5. Обложка содержит следующую информацию (Приложение 2):

– полное наименование казачьего общества;

– фамилию, имя, отчество (разборчиво).

– дату рождения;

– дату начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении);

– дату окончания комплектования личного дела (дата протокола Круга об исключении).

5.6. Скрепки из личных дел удаляются.

5.7. После завершения комплектования личного дела подшивается заверительный лист с записью:

«В данном деле прошито и пронумеровано _________________ листов»

цифрой (прописью)

Дата, должность Подпись Расшифровка подписи

5.8. При сдаче в архив личное дело получает номер по сдаточной описи.

 

Приложение 1

к Инструкции о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел членов казачьих обществ

Северо-Западного (Прикамского) объединенного

окружного казачьего общества

Волжского войскового казачьего общества

 

Нормативные правовые акты

1. Конституция Россиской Федерации от 12 декабря 1993 года;

2. Федеральный закон от 12.01.1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

3. Федеральный закон от 31.05.1996 г. №61-ФЗ «Об обороне»;

4. Федеральный закон от 28.03.1998 г. №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

5. Федеральный закон от от 05.12.2005 г. №154-ФЗ «О государственной службе российского казачества»;

6. Федеральный закон от 19.05.1995 г. №82-ФЗ «Об общественных объединениях»;

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

8. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

9. Федеральный закон от 24.04.2008 № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве»;

10. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

11. Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;

12. Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

13. Постановление Правительства РФ от 02.06.2008 № 420 «О федеральной службе государственной статистики»;

14. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002)

15. Устав СЗКО ВВКО;

16. Примерный порядок приема граждан Российской Федерации в казачьи общества;

17. Методические рекомендации по организации воинского учета членов казачьих обществ, внесенных в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации.

 

Приложение 2

к Инструкции о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел членов казачьих обществ

Северо-Западного (Прикамского) объединенного

окружного казачьего общества

Волжского войскового казачьего общества