Оптимальное применение внешней системы

Когда вы будете действовать на этом уровне владения методологией GTD, ваш творческий вектор от ее применения сместится от самых эффективных способов справляться с повседневной рутиной к максимальному использованию преимуществ от созданных вами самим напоминаний и контекста, чтобы генерировать творческие идеи, планы и действия, чего бы вы никогда раньше не сделали.

 

 

Разве не замечательно не думать так много о том, о чем нужно подумать?

Например, если вам когда-нибудь приходилось чистить систему хранения контактной информации и актуализировать ее, когда вы просматривали старые данные о людях и компаниях, наверняка попадались чьи-то контакты, которые заставляли вас подумать: «О, мне непременно нужно встретиться с этим человеком в связи с тем, над чем я сейчас работаю». Если эта скромная мысль впоследствии развивалась во что-то ст о ящее, то вы уже почувствовали хотя бы слабый вкус того, что можно использовать гораздо эффективнее. Сколько еще идей, которые могли бы изменить к лучшему какие-то аспекты наших отношений, работы, творческого самовыражения, могло возникнуть сегодня у каждого из нас, если бы только мы сконцентрировались на правильных вещах и смогли не упустить эти идеи?

Эта творческая и продуктивная аналитическая работа автоматически происходит при проведении, например, еженедельного обзора, когда вы просматриваете прошедшие и предстоящие события в календаре («О, это напомнило мне, что...!») и обновляете списки проектов и следующих действий («Ага... теперь мне нужно..!»). Регулярная переоценка содержания списка «Когда-нибудь / может быть» дает еще больший простор для творчества («Думаю, мне на самом деле стоит записаться на уроки живописи!»). А сколько других аспектов вашей деятельности и взаимоотношений могли бы улучшиться благодаря подобным напоминаниям и стимулам для обдумывания? Какие еще списки, если регулярно проводить их обзор, могут принести ценные идеи? Довольно непросто выработать у себя такие привычки, но открывающиеся возможности поистине безграничны.

На этом уровне владения методологией GTD особое значение приобретает простая идея контрольных списков. Как подтвердили ученые, занимающиеся когнитивной наукой, мозг очень плохо справляется с задачей запоминания и воспроизведения объема данных, зато очень эффективно производит оценку той информации, которая находится перед ним. Если освободить мозг от функции запоминания, он превращается в фантастический механизм, который кладет нужные решения «перед дверью», так что вам не приходится усердно обдумывать то, о чем нужно подумать.

С какой частотой вы хотите получать напоминания о членах семьи? О чем конкретно хотели бы получить напоминание, когда думаете о своем партнере, сыне, сестре? Кто, по вашему мнению, должен находиться в списке номер один вашей профессиональной сети (люди, взаимодействие с которыми представляет наибольшую ценность)? Как часто вам нужно просматривать этот список? Какого рода коммуникация необходима, чтобы поддерживать эти отношения, с какой частотой?

Очевидно, что существует бесконечное число возможностей, которыми может воспользоваться любой из нас, чтобы улучшить свою жизнь, если сформирована правильная система, призванная освободить сознание от той работы, для которой оно не предназначено, и усилить то, с чем оно великолепно справляется. Однако это не произойдет само по себе. Критерием продвинутого уровня владения методологией GTD является то, что вы осознаете эту динамику и используете мыслительные способности в качестве усилителя. Суть в том, чтобы иметь свободу генерировать и развивать идеи без ограничений, а затем использовать технику правильной обработки и организации этих записей и идей. Самые умные люди отдают себе отчет в том, что они не постоянно, а время от времени переживают периоды вдохновения, когда к ним в голову приходят гениальные идеи. Эти люди выстраивают системы и процессы так, чтобы воспользоваться этими гениальными идеями, которые зачастую погребены под ворохом тех скучных дел, которыми приходится заниматься повседневно.

Этот путь к совершенству в GTD: внедрение основ, использование более сложной, комплексной системы и усиление целенаправленного творческого фокуса — не представляет собой такую ограниченную последовательность, как я это сформулировал. Практически каждый человек демонстрирует отдельные аспекты всех этих уровней в ходе своей деятельности, и мне встречались новички, которые очень быстро достигали значительного прогресса. Однако, по моему опыту, когда речь идет о системе продуктивности без стресса в целом, необходим устойчивый прогресс по всем направлениям без пробелов. Невозможно сохранять чувство контроля, если в вашей электронной почте царит хаос. Вы не сможете беспрепятственно заниматься долгосрочным планированием, если не контролируете свою реальность из условных семидесяти пяти текущих проектов.

Вы постоянно действуете на всех этих уровнях, осознанно или бессознательно, внешне или внутренне. У вас есть назначенные встречи, проекты, действия, цели и ценности; кроме того, ваша работа налагает на вас определенные обязательства, в рамках которых вы должны действовать. Ваше владение методологией Getting Things Done просто отражает то спокойствие и хладнокровие, с которым вы справляетесь со всеми задачами. Неожиданное электронное письмо, сообщающее о серьезной проблеме, день рождения тети на этой неделе, возможные изменения в стратегии вашей компании или новая кухонная утварь, которую вы захотели купить, — с любым вопросом вы справляетесь быстро, эффективно и в нужном контексте, не оставляя в сознании ничего, кроме того, чем оно занято в данный конкретный момент.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Надеюсь, эта книга оказалась для вас полезной и вы уже начали пожинать плоды: успеваете сделать больше, затрачивая при этом меньше усилий и нервов. Я искренне надеюсь, что вы ощутили чувство свободы от состояния «сознание как вода» и прилив творческой энергии, которые являются следствием применения этих техник. Те, кто начинает использовать методы GTD, всегда обнаруживают, что они таят в себе больший потенциал, чем кажется на первый взгляд, и вы сами, возможно, начали испытывать это на себе.

Готов поспорить, что методология Getting Things Done только подтвердила многое из того, что вы и так знали и в той или иной степени применяли на практике в своей личной жизни и профессиональной деятельности. Хотя, возможно, благодаря этой книге вам станет гораздо проще проявлять здравый смысл в мире, который не перестает поражать все большей сложностью и глубиной.

Моя цель заключалась не в том, чтобы внести свой вклад в копилку современных теорий и моделей, демонстрирующих, как стать успешным. Напротив, я попытался определить ключевые методы, не меняющиеся в угоду времени, которые при правильном применении работают всегда. Это как с силой притяжения: когда понимаешь базовый принцип, можно действовать гораздо эффективнее, чем бы вы ни занимались. Возможно, это новый способ вернуться к основам!

Методология Getting Things Done является дорожной картой, как достичь положительной, расслабленной концентрации внимания, которая характеризует наиболее продуктивное состояние. Предлагаю использовать ее как дорожную карту, как справочный инструмент, чтобы перейти в это состояние всякий раз, когда это необходимо.

И несколько финальных советов для тех, кто хочет продвинуться вперед.

Создайте свою персональную физическую систему организации дел.

Наведите порядок на своем рабочем месте.

Организуйте корзины «Входящие».

Создайте работающую и легкодоступную персональную систему хранения справочных материалов на работе и дома.

Выберите хороший инструмент для создания списков и управления ими, которым вам будет приятно пользоваться.

Сделайте любые изменения, необходимые для улучшения рабочей среды. Повесьте картины, купите канцелярские принадлежности, выбросьте старые вещи — преобразите рабочее место. Всячески поддержите свой новый старт.

Выделите время, когда вы могли бы полностью разобрать отдельный участок офиса, а затем каждый угол дома. Соберите все в систему и проработайте ее, руководствуясь принципами методологии Getting Things Done.

Поделитесь любыми ценными навыками, которые вы почерпнули из этой книги, с кем-нибудь еще. (Это самый быстрый способ научиться.)

Вернитесь к этой книге через три-шесть месяцев. Вы найдете в ней моменты, упущенные при первом прочтении, и я гарантирую, что у вас возникнет ощущение, что вы читаете абсолютно новую книгу.

Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандарты69.

Желаю вам наслаждаться жизнью!

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

Словарь терминов

В контексте методологии Getting Things Done используются следующие термины.

 

Getting Things Done — название методологии, описанной в этой книге, например: «Мария была еще новичком в использовании принципов Getting Things Done».

 

GTD — аббревиатура от названия методологии Getting Things Done.

 

Вертикальное мышление — изучение и создание множественных уровней содержания в рамках определенной области, то есть планирование проекта от желаемой цели до следующих действий.

 

Вспомогательные материалы по проекту — любая дополнительная информация или материалы по конкретному проекту, включая планы проектов, потенциально полезную справочную информацию. Лучше всего организовывать их по проектам или темам.

 

Вспомогательный материал для выполнения действия — категория физических или цифровых материалов, относящихся к следующим действиям. Используются скорее в качестве справочных материалов, чем напоминаний о действиях.

 

Горизонт 1: Текущие проекты — все, что мы хотим завершить в течение следующего года и что требует больше одного конкретного действия, включая результаты в краткосрочной перспективе, например «Починить стоп-сигнал», и масштабные проекты, например «Реорганизация в западном регионе». Основа еженедельного обзора.

 

Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания — аспекты личной жизни и работы, которые необходимо поддерживать, чтобы обеспечить стабильность и успех свой и своего дела (здоровье, финансы, клиентский сервис, стратегическое планирование, семья, карьера).

 

Горизонт 3: Цели — результаты для достижения в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от 3 до 24 месяцев), например «Завершить поглощение Acme Consulting», «Организовать прибыльную онлайн-версию нашего тренинга по развитию лидерских качеств», «Согласовать планы Марии по обучению в колледже».

 

Горизонт 4: В и дение — желаемый результат в долгосрочной перспективе (например, «Издать мемуары», «Вывести компанию на IPO», «Купить летний домик в Провансе»).

 

Горизонт 5: Миссия и принципы — высшая цель, смысл существования, главные ценности человека или компании (например, «Служить местному сообществу, стабильно принося максимальную пользу как можно большему числу людей»).

 

Горизонтальное мышление — процесс оценки и управления содержанием на одном уровне (например, обзор всех проектов, личных и профессиональных).

 

Горизонты фокуса — отдельные уровни наших обязательств и образа мышления, личные и/или корпоративные.

 

Еженедельный обзор — наиболее эффективная техника сортировки информации на операционном уровне раз в неделю, контроль сделанного за конкретный период, удаление мусора, обновление информации, создание творческого настроя для поддержания постоянного контроля и концентрации.

 

Жизненная экосистема — то, что находится в рамках эмпирического опыта человека: восприятие человеком внешнего мира, способность оценить ситуацию и применить соответствующую ей модель поведения, характеризующуюся большей или меньшей степенью эффективности по шкале от физического выживания до полного духовного присутствия.

 

Запланированная работа — заранее определенные действия и проекты, отраженные в списках и напоминаниях, доступные для оценки и обзора, в противовес неожиданно возникающим вопросам.

 

Карта — любой инструмент для создания нужной степени концентрации и направления, например: календарь, списки действий и проектов, повестки дня для встреч, стратегические планы, должностные инструкции, контрольный список для путешествий, контрольный список для еженедельного обзора.

 

Карты ориентации — специально созданные списки или справочные материалы, необходимые в определенных обстоятельствах (например, повестка встречи, календарь, списки проектов и следующих действий).

 

Категории — объединение похожих предметов, обычно в формате списка, в папке или в отдельном месте.

 

«Когда-нибудь / может быть» — общая категория для организации проектов и действий, которые вы хотите периодически просматривать, чтобы иметь возможность что-то предпринять когда-нибудь в будущем.

 

Комплексная система управления жизненным циклом — сочетание инструментов, структуры, содержания и методов, используемое для поддержания соответствующего образа жизни. Система организации и обзора рабочего процесса, затрагивающая все аспекты личной жизни и профессиональной деятельности, которая обеспечивает качественную взаимосвязь всех текущих обязательств, напоминаний и информации для оптимального контроля и концентрации в любом месте, в любое время.

 

Контекст — физическая или психологическая среда, наиболее подходящая для оценки напоминаний и информации об определенных действиях, например: дома, на деловой встрече, в поездке, за компьютером, ощущение творческого потенциала, у телефона, разговор с партнером и т. д.

 

Контроль — один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с перспективой). Используется для описания стабильной ситуации, с которой вы можете справиться, а не попыток что-либо сделать (например, держать под контролем вождение автомобиля, ситуацию на встрече или кухню).

 

Контрольный список — любой список, который используется для напоминания или оценки дополнительных шагов, процедур и/или составляющих какой-то деятельности, например: чек-лист для путешествий; процесс резервирования информации в компьютере; задания для детей, определяющие готовность к школе.

 

Корзина «Входящие» — физическая или электронная корзина для сбора входящей информации с целью последующей обработки.

 

Лист ожидания — категория для отслеживания того, что вы ждете из других источников.

 

Модель анализа повседневной работы — категории того, что мы делаем в течение рабочего дня, которые включают: 1) выполнение запланированной работы; 2) выполнение неожиданно появившейся работы; 3) планирование работы (обработка входящей информации).

 

Модель естественного планирования — интуитивный процесс мышления, состоящий из пяти этапов, к которому прибегает мозг для достижения любого желаемого результата.

 

«Незавершенка» — набор необработанного «разного», который собрался в физическом или ментальном пространстве.

 

Необходимая вовлеченность — состояние удовлетворенности статусом какой-то задачи, позволяющее исключить ее из зоны внимания.

 

Обдумать — позволить чему-либо остаться в системе, не предпринимая действий сразу, чтобы оценить это позже; например, это относится к напоминаниям, обычно хранящимся в списке «Когда-нибудь / может быть», в картотеке или календаре.

 

Обзор — процесс анализа соответствующих карт (см. «Карта»), проводимый на периодической основе или по мере необходимости для обеспечения ясности и концентрации.

 

Обработка — процесс определения значения чего-либо, что неожиданно возникло после этапа сбора информации, например: «Нужно ли мне сейчас что-то с этим сделать? Если да, то что? Выбросить? Отложить, обдумать? Сохранить для справки?»

 

Организация — процесс физической или цифровой сортировки похожих предметов в отдельные категории и места (например: список телефонных звонков, которые нужно сделать; полка для книг, которые нужно прочитать; список проектов, которые нужно завершить).

 

Организованный (предмет) — когда что-то соответствует тому, что это для вас означает.

 

Основание: Текущие действия — вещи на физическом, очевидном уровне деятельности, например письма, телефонные звонки, обсуждения, разные дела, встречи.

 

Открытый вопрос — вопрос, который мы считаем нерешенным. При неправильном управлении постоянно неэффективно нас беспокоит.

 

Оценка (подобна «Обзору») — процесс оценки содержания любого уровня горизонта или категории с точки зрения перспективы.

 

Перспектива — один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с контролем). Относится к точке зрения, фокусу, уровню горизонта.

 

Продуктивное состояние — состояние контроля, спокойствия, концентрации и значимой вовлеченности в процесс. Состояние полного присутствия, оптимальное для достижения продуктивности.

 

Проект — любой результат, которого можно достичь в течение одного года за счет завершения нескольких шагов (см. Горизонт 1); любое обязательство в заданных временн ы х рамках, обзор которого необходимо проводить хотя бы раз в неделю.

 

Прояснение (подобно «Обработке») — процесс определения, что именно означают для вас собранная информация и предметы, какова природа любых их производных и что вы намерены делать с результатами.

 

Путь к совершенству в GTD — пожизненное обучение, совершенствование и адаптация процесса управления собственной жизнью и работой. Создание и использование комплексной системы управления жизненным циклом, динамически управляемой и обеспечивающей оптимальную ориентацию для любых обстоятельств до конца жизни.

 

Работа — все, что необходимо выполнить, что еще не завершено.

 

Рабочий процесс — последовательность действий, определяющаяся входящей информацией и обязательствами с начала до момента завершения.

 

«Разное» — все возникающее в вашем физическом и ментальном пространстве, что требует какого-то решения или действия, но еще не организовано и не определено.

 

Результат — итоговый результат на любом уровне; обычно относится к «желаемому результату», то есть характеристика успешного завершения.

 

Сбор — процесс сбора (а в некоторых случаях — генерирования) предметов и идей, которые вы считаете потенциально значимыми; вещи, которые привлекли внимание или интерес, чтобы решить, что с ними делать.

 

Свободное время — небольшие промежутки свободного времени, случайно появляющиеся в течение рабочего дня, во время которых также можно действовать продуктивно, если использовать напоминания и материалы, подходящие для контекста.

 

Система напоминаний в формате картотеки — бумажный или цифровой инструмент планирования, обеспечивающий возможность напоминаний с привязкой к дате, которые попадают к вам для оценки конкретно в эту дату или недалеко от нее.

 

Следующее действие — следующее конкретное физическое действие, ведущее к завершению процесса. Оно достаточно определенное, и вы знаете, где и как оно должно происходить. Так выглядит «процесс» выполнения.

 

Требующая действий — задача или информация, по поводу которой необходимо что-либо предпринять.

 

Фиксирование (подобно «Сбору») — процесс сбора воедино предметов и идей, которые нуждаются в оценке, принятии решения или конкретном действии.

 

Экосистема продуктивности — вся потенциально значимая информация, отношения и входящие данные, которые могут вызвать внимание и задать направление фокуса.

 

БЛАГОДАРНОСТИ

Так много наставников, партнеров, коллег, сотрудников, клиентов, друзей и последователей методологии Getting Things Done по всему миру за последние десятилетия внесли свой вклад в развитие этих принципов, что выделить кого-то конкретно кажется очень несправедливым, хотя сделать это необходимо. Поэтому я выражаю благодарность и приношу извинения всем тем, кого не назвал здесь лично, но чье участие безмерно ценю (вы знаете, к кому я обращаюсь!).

В начале 1980-х гг. Дин Ачесон и Рассел Бишоп предложили мне изначальную концепцию, которая стала стимулом и основой создания мощной методологии, известной впоследствии во всем мире как методология GTD. Из бесконечного числа партнеров и коллег, внесших свой вклад в развитие и распространение этой методологии за многие годы, я должен поблагодарить отдельно Мэриэн Бейтман, Мэг Эдвардс, Анну-Марию Гонзалез, Анну Геннетт, Лесли Бойер, Келли Форристер, Джона Форристера, Уэйна Пеппеар, Фрэнка Соппера, Мэгги Уайсс и Майка Уильямса.

 

 

Важно не что мы имеем в жизни, а кто есть в нашей жизни.

Дж. М. Лоуренс

Кроме того, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и «настроить» описанные в книге модели. Особая благодарность руководителям HR-отделов, которые на начальном этапе формирования методологии увидели значимость этого подхода для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это. В частности, спасибо Майклу Уинстону, Бену Кэннону, Кевину Уайльду, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману.

Эта книга никогда не обрела бы свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Грега Стайклезера, Сэма Спурлина и моего неутомимого агента Доу Кувера. Поистине велика заслуга редактора первого издания Джанет Голдстейн и редактора этой версии Рика Кота, которые делились со мной профессиональными (и терпеливыми) советами по написанию.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного коуча Джей-Ар за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, поддержку и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

 

ОБ АВТОРЕ

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных в мире исследователей по теме продуктивности. Он выступал докладчиком и координатором таких организаций, как одна из крупнейших американских страховых компаний New York Life, Всемирный банк, Фонд Форда, компания L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит семинары по вопросам продуктивности для частных лиц и компаний по всему миру. Кроме того, он является президентом David Allen Company и более тридцати пяти лет — консультантом по вопросам управления и коучем менеджеров высшего звена. Статьи о его деятельности были опубликованы в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Его книга «Как привести дела в порядок» была переведена более чем на тридцать языков, а лицензионные тренинги проводятся более чем в шестидесяти странах мира.

Дэвид Аллен живет в Амстердаме. Его сайт gettingthingsdone.com.

Сайт представительства в России, Казахстане и Республике Беларусь – gtdrussia.ru

 

ПРИМЕЧАНИЯ

 

1. Аббревиатура GTD (от Getting Things Done) получила широкое распространение во всем мире как название методологии, описанной в этой книге. Она используется и в тексте этого издания.

 

2. Когда я пишу эти строки, в самом разгаре мой переезд в Европу из США и я пытаюсь свести свое физическое имущество к необходимому минимуму. Поэтому я отсканировал и перевел в цифровой формат все содержимое своей системы напоминаний (которой пользуюсь уже почти тридцать лет). И не раз мне пришлось испытать разочарование по поводу того, что со многими вещами я справился бы более эффективно, если бы имел дело с физическими предметами!

 

3. Энди Уорхол (Эндрю Вархола, 1928–1987) американский художник, продюсер, дизайнер, писатель, коллекционер, издатель журналов и кинорежиссер. Прим. ред.

 

4. Рекомендую: Чарльз Дахигг. Сила привычки. Почему мы живем и работаем именно так, а не иначе. М.: Карьера Пресс, 2014.

 

5. Когнитивистика (лат. cognitio — познание) — междисциплинарное научное направление, объединяющее теорию познания, когнитивную психологию, нейро­физиологию, когнитивную лингвистику и теорию искусственного интеллекта. Прим. ред.

 

6. Я использую термин «работа» в самом общем его смысле, подразумевая все, что необходимо выполнять. Многие проводят границу между «работой» и «личной жизнью», но только не я. Для меня прополка сада от сорняков или изменение завещания — такая же работа, как написание этой книги или консультирование клиента. Все предложенные в этой книге методы и техники могут применяться в полном спектре «работа — личная жизнь». Так и должно быть, чтобы они были эффективными.

 

7. Питер Фердинанд Друкер (1909–2005) — американский ученый, экономист, публицист, педагог; один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века. Прим. перев.

 

8. Деятельность, связанная с обработкой имеющейся информации и получением новой. К «информационным работникам», или работникам умственного труда, относятся программисты, аналитики, специалисты по планированию и др. Прим. перев.

 

9. Великая депрессия в начале прошлого века внесла свою лепту в состояние неопределенности, так как многие люди были вынуждены продолжить работать по достижении пенсионного возраста и искать новые способы зарабатывания денег.

 

10. Mind Over Water: Lessons on Life from the Art of Rowing by Craig Lambert. Houghton Mifflin, 1998.

 

11. «Информационная работа», или «интеллектуальный труд», для многих людей сегодня может оказаться незнакомой концепцией просто потому, что наша жизнь — это сплошной мыслительный процесс, выбор и принятие решений по поводу множества нематериальных и неочевидных вещей. Большинство из нас постоянно находятся в этом информационном поле (как говорится, меньше всего рыба обращает внимание на воду). Тем не менее большинство людей не осознают мыслительный процесс как таковой. Может показаться, что концепция интел­лектуального труда касается только «белых воротничков». В прошлом веке, когда она только зарождалась, так и было, однако любой человек, поднявшийся над гранью обычного выживания, уже имеет отношение к этой группе людей. Любой родитель, выбирающий, на какие занятия отдать ребенка или какое электронное устройство ему подарить, тоже попадает в зону действия этой концепции.

 

12. См. исследование проф. Баумейстера: Roy F. Baumeister and E. J. Masicampo. Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals // Journal of Personality and Social Psychology 101, no. 4 (2011): 667–683.

 

13. Этой теме (и многим другим) посвящена замечательная книга Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength Роя Баумейстера и Джона Тирнея (Penguin, 2011).

 

14. Пинбол — тип аркадной игры, в которой игрок набирает игровые очки, манипулируя одним или более металлическими шариками на игровом поле. Прим. ред.

 

15. Однако если вы решили организовать празднование в ресторане какого-то успешного события вашего лучшего друга, сложность этого мероприятия и детали, накопившиеся у вас в голове, заслуживают хотя бы того, чтобы набросать их на салфетке!

 

16. MBA, МБА (англ. master of business administration) — магистр бизнес-администрирования, квалификационная степень в менеджменте. Прим. ред.

 

17. Термин ввел Д. Норман, преподаватель и основатель одной из ведущих компаний в области дизайна Nielsen Norman Group, автор книг. Прим. ред.

 

18. Вы можете планировать проекты, не требующие немедленных действий, например представлять дом своей мечты. Отсутствие необходимости определять следующее конкретное действие автоматически переносит такой проект в разряд «Когда-нибудь / может быть»... и для подобных проектов это вполне нормально.

 

19. После работы можно завершить несложные дела, которые вы, скорее всего, не будете делать в течение рабочего дня: рассортировать большую кипу бумаг, навести порядок в ящиках стола, поискать место для предстоящего отпуска или упорядочить чеки.

 

20. Во многих странах сложно найти обычные недорогие папки для простой, но необходимой системы хранения, за которую я выступаю. Возможно, вам придется проявить смекалку, чтобы найти подходящий вариант.

 

21. После первого издания книги «Как привести дела в порядок» возник целый ряд программ на основе методологии GTD. Большинство из них представляют собой просто цифровые и мобильные программы для составления списков и управления ими с различными средствами оптимизации, соединения и графическими видами.

 

22. Очень удобное время для этого — день накануне Рождества или рабочий день накануне любого другого праздника. У большинства людей уже предпраздничное настроение, так что это идеальная возможность совместить приятное с полезным.

 

23. Если раньше вы уже пользовались какими-то версиями методологии GTD, у вас уже организованы списки проектов и действий, но их содержание устарело, лучше вернуть их в корзину «Входящие» и начать все заново. Не стоит начинать использовать новую версию системы с устаревшими материалами.

 

24. Обсессивно-компульсивное накопление — это другое явление; мы не имеем дела с этим состоянием в рамках этой методологии и моего опыта.

 

25. Многие мои клиенты (даже те, кто преимущественно пользуется техническими устройствами) по достоинству оценили метод записывания идей на отдельных листах бумаги и сделали его частью своего процесса управления задачами. Ваши мысли стоят того, чтобы уделить им должное внимание!

 

26. LIFO (last in — first out) — учет в обратном порядке, алгоритм «последним пришел — первым обслужен». FIFO (first in — first out) — простая очередность в порядке поступления, алгоритм «первым пришел — первым обслужен». Прим. перев.

 

27. Идеальное место для этой категории — один из ваших дополнительных канцелярских лотков. Временно используйте его для того, чтобы собрать все, что вы систематизируете, позже. Впоследствии вы сможете хранить там документы по текущим проектам и физические напоминания о следующих действиях.

 

28. Еще один прорыв в технологии персональной продуктивности (в некоторой степени определенный популярностью методологии GTD) — развитие напоминаний, основанных на местоположении человека. При подключенном сервисе GPS-навигации мобильное устройство способно определить ваше местоположение — в строительном магазине, дома, в городе — и напомнить о действиях, связанных с этой средой. В принципе, это имеет смысл. Однако на практике мы всегда имеем дело с многочисленными вариантами и оцениваем всю совокупность наших задач с разных точек зрения. Так что эта функция не более чем приятное дополнение к списку задач, который мы держим под контролем, как часть общей системы. Пока еще слишком оптимистично полагать, что применение этой технологии поможет абсолютно не беспокоиться о делах и при этом не упускать ничего из виду.

 

29. Под «повесткой встречи» я подразумеваю вопросы, которые необходимо обсудить с кем-то или во время встречи.

 

30. В этом случае предпочтение лучше отдать электронным спискам (а также отдельным листам бумаги в разных папках), так как они позволяют легко переносить пункты списка из одной категории в другую по мере того, как меняется ситуация, при этом вам не нужно ничего переписывать или переделывать.

 

31. В этом подходе есть свои риски, если вы не следите за этими «Счетами на оплату» или «Квитанциями на обработку». Чтобы не думать об этих документах, недостаточно просто системно их хранить — вы должны быть уверены, что в состоянии своевременно с ними разбираться.

 

32. Если все сообщения, с которыми вам нужно разобраться, помещаются в пределах одного экрана, возможно, достаточно оставить все как есть. Однако если их число таково, что вам приходится пользоваться прокруткой, имеет смысл упорядочить их вне зоны входящих сообщений.

 

33. Некоторые приложения электронной почты позволяют перемещать или связывать электронные сообщения со списком задач или аналогичной областью. Нужно разобраться с этой функцией, чтобы этот процесс проходил эффективно и без сбоев.

 

34. Когда я пишу это, я мучительно пытаюсь организовать свой переезд из Калифорнии в Европу. Несколько месяцев в моем списке проектов значился пункт: «Переехать в Амстердам». На прошлой неделе, когда настала необходимость действий по самым разным аспектам, я разбил этот один проект на 15 составляющих, которые теперь должен контролировать каждую неделю, начиная от «Открыть счета в голландском банке» до «Решить вопрос с хранением картин в Санта-Барбаре».

 

35. Развитие технологий будет способствовать дальнейшей автоматизации рабочего процесса; CRM-системы и другие приложения программируются, чтобы производить напоминания о действиях, и т. д. Теоретически это должно снизить персональную необходимость отслеживания подобных вопросов. На практике каждый человек должен контролировать весь спектр работ, за который он отвечает, и управлять им в рамках собственной комплексной системы. Кроме того, иногда ситуация меняется так быстро или является настолько тонкой, что ее нельзя доверить даже самым продвинутым технологиям.

 

36. Я не прочь вкусно пообедать и потому собираю информацию о тех ресторанах по всему миру, которые мне было бы интересно посетить (учитывая как личный опыт, так и рекомендации). Я храню эту информацию в электронном приложении, и мне достаточно зайти, например, в следующие папки: «Места — Лондон — Рестораны», чтобы увидеть нужный мне список. Всего лишь одной теме — ресторанам, которые я хотел бы посетить, — посвящены сотни папок и подпапок в моем компьютере.

 

37. Если вы пользуетесь календарем с возможностью доступа к нему других лиц, очевидно, вы должны более внимательно относиться к подобного рода напоминаниям. В электронных календарях, как правило, есть функция настройки «личной» информации, которую вы можете использовать для напоминаний, не предназначенных для посторонних глаз.

 

38. Ее также можно назвать системой управления «отложенными», «перенесенными», «постоянными» или «последующими» задачами.

 

39. Альфред Норт Уайтхед (1861–1947) — британский математик, логик, философ. Прим. ред.

 

40. Наглядно и ярко значимость этой функции (и того, какими могут быть последствия, если не уделять ей должного внимания) описал Атул Гаванде (Atul Gawande) в своей книге The Checklist Manifesto: How to Get Things Right (Metropolitan Books, 2009). (Чек-лист: как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям. М.: Альпина Паблишер, 2014.)

 

41. Это особенно важно при ведении совместного календаря, когда у других людей есть возможность добавлять туда события. Для вас может оказаться неприятным сюрпризом неожиданное напоминание о встрече, которую назначил кто-то другой!

 

42. Гибкое программирование технологически заключается в том, что применяются специальные программоносители, позволяющие производить быструю смену программы управления без каких-либо переналадок самой машины. Прим. ред.

 

43. Есть множество способов бросить все. Вы можете игнорировать окружающий мир и его реалии и довериться мирозданию. В какой-то момент я так и поступил и приобрел серьезный опыт. Но такого опыта я не пожелал бы никому. Я попытался освободиться от всех своих связей, хотя и не собирался сводить счеты с жизнью (но был н<