Texts: Text A: The Accounting

Text B: Errors in Bookkeeping

 

Text A

The Accounting

 

The Accounting cycle can be imagined as a circle^[7] that repeats again and again throughout the life of a business. The cycle starts when a transaction occurs. Every time a transaction is made it is recorded in the journal, in other words, it is entered.

Each record is called an entry. In the double entry system each transaction is recorded twice –as a credit to one account and a debit to another. How did this double entry system appear? In Roman times the money lender^[8] sat at one side of a table, gave money to his customer with his right hand and wrote the value of the cash that was paid out on the right side. When the cash was repaid it was put on the left. With time these operations were recorded in the journals in two columns: for debits and credits.

Credits usually go on the right; debits usually go on the left.

Every entry in the journal is transferred to a ledger, or a book of accounts. When is transferred from the journal to the ledger it posted. The ledger accounts may be kept in different forms, from sheets in manila folders^[9] to computer disk files. Each account is given an account title such as “Cash”, “ Payroll Account ”, “Account receivable”, and an account number. All the account titles together with their numbers are listed on a special page which is called the chart of accounts.

Usually at the end of each accounting period the bookkeeper has to verify the accounts for accuracy. He has to make sure that every entry from the journal is posted to the ledger and that debits and credits in the ledger are in balance. This procedure is called a Trial Balance.

Text B

Errors in Bookkeeping

Several kinds of errors are common in bookkeeping: numbers may be reversed in writing (for example, 65 instead of 56) or a digit is moved over one place (for example, 10,000 instead of 1,000). The bookkeeper can reverse the entry with incorrect information and reenter the entry correctly.

It should be remembered that locating an error later takes much time. It is easier^[10] to check work in the process than “to hunt”^[11] for an error later on. This will save time and effort. So the bookkeeper must try to avoid any errors.

If the trial balance does not balance, its columns are to be checked and rechecked to make sure that all postings are made properly and the journal debits and credits are equal to each other.

WORDLIST

	accounting cycle [ǝ`kauntiŋ `saikl]	учётный цикл
	to imagine [i`mæʤin]	воображать, представлять себе
	throughout [θru:`aut]	всё время, на протяжении всего времени; на всём пространстве
	throughout the life of an asset throughout the country throughout the world	в течение всего срока   по всей стране во всём мире
	to occur [ǝ`kǝ:]	происходить, случаться
	to appear [ǝ`piǝ]	появится
	to repay [ri`pei]	вернуть сумму, выплатить
	ledger [`leʤǝ] syn. book of accounts	бухгалтерская книга
	to post	делать проводку
	account title	наименование счёта
	payroll account	счёт заработной платы
	number	(порядковый) номер
	account number	номер счёта
	chart of accounts [`tʃa:t ǝv ǝ`kaunts]	план бухгалтерского учёта
	accounting period [ǝ`kauntiŋ `piǝriǝd]	отчётный период
	to verify [`verifai]	проверять, контролировать
	accuracy [`ækjurǝsi]	правильность, точность
	to make sure	убедиться, удостовериться
	balance [`bælǝns] to draw up the balance to be in balance	баланс подводить/сводить баланс балансироваться, равняться
	trial balance [traiǝl]	пробный/проверочный баланс
	error	ошибка
	To reverse [ri`vǝ:s]	1. менять порядок, менять местами 2. сторнировать
	digit	цифра
	to move over	отодвигать
	place	разряд
	correct	правильный, верный
	incorrect	неправильный, неверный
	correctly	правильно, верно
	should [ʃud]	следует, нужно, должно
	locating	нахождение, обнаружение
	later	позднее
	effort [efǝt]	усилие
	to avoid smth	избегать чего-л.
	posting	проводка

WORK ON THE TEXTS

Text A

Ex. 1. Найдите в тексте соответствие русским фразам.

1. Цикл начинается, когда совершается сделка.
2. По системе двойной записи каждая сделка регистрируется дважды – пр кредиту и по дебету.
3. Ростовщик в древнем Риме выдавал деньги клиенту правой рукой и записывал выданную сумму справа.
4. Когда долг возвращали, сумма записывалась слева.
5. Со временем эти операции записывались в журналах в двух колонках: как дебет и кредит.
6. Счёта в бухгалтерской книге могут содержаться в разных формах.
7. Каждому счёту присваивается наименование счёта и номер счёта.
8. Все названия счетов со своими номерами указываются на особой странице, которая называется планом счетов.
9. В конце отчётного периода бухгалтер должен проверить правильность счетов.
10. … удостовериться в том, что каждая запись перенесена из журнала в бухгалтерскую книгу.

 

Ex. 2. Найдите в тексте предложения, в которых говорится, что

1. Transactions are always registered in journals.
2. The double entry system means that each transaction is registered twice.
3. The bookkeeping procedure goes back to Roman times.
4. Account titles and their numbers are listed in the chart of accounts.
5. All accounts must be checked to make sure that they are accurate.

 

Ex. 3. Выразите согласие или несогласие.

1. Not every transaction is recorded in journals.
2. Some of the entries are posted to the ledger.
3. Ledger accounts are kept in different forms.
4. 4 some of the accounts are given names and numbers.
5. A special page with account titles and account numbers is called a chart of accounts.
6. Debits should not be equal to credits.
7. It is not necessary to make sure if the debits and credits in the ledger are in balance.

 

Ex. 4. Проверьте, как вы поняли текст. Ответьте на вопросы.

1. How can the accounting cycle be imagine?
2. When does the accounting cycle begin?
3. What is a bookkeeping entry?
4. What is the idea of the double entry system?
5. Where is every entry posted to form the journal?
6. What is a chart of accounts?
7. What is done at the end of each accounting period?
8. What is a trial balance?

 

Text B

Ex. 5. Найдите в тексте соответствие русским фразам.

1. Некоторые ошибки являются типичными в бухучёте.
2. Могут быть ошибки, когда при написании переставляются цифры.
3. Цифра передвигается на один разряд.
4. Бухгалтер может сторнировать проводку.
5. … и вновь внести правильную запись.
6. Следует помнить.
7. … обнаружение ошибки в дальнейшем отнимает много сил и времени.
8. Экономить время и усилия.
9. Избегать любых ошибок.
10. Если пробный баланс не сводится.
11. … колонки пробного баланса должны проверяться и перепроверяться.
12. … удостовериться в правильности каждой проводки.
13. … дебет равняется кредиту.

 

Ex. 6. Найдите в тексте предложения, в которых говорится, что

1. In accounting some mistakes are typical.
2. Finding an error in bookkeeping takes a lot of time.
3. The bookkeeper must be careful not to make mistakes.
4. In case there is no balance in trial balance columns each ledger posting must be checked.