Историки об Елизавете Петровне: Елизавета попала между двумя встречными культурными течениями, воспитывалась среди новых европейских веяний и преданий...
Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...
Топ:
Оснащения врачебно-сестринской бригады.
Устройство и оснащение процедурного кабинета: Решающая роль в обеспечении правильного лечения пациентов отводится процедурной медсестре...
Интересное:
Мероприятия для защиты от морозного пучения грунтов: Инженерная защита от морозного (криогенного) пучения грунтов необходима для легких малоэтажных зданий и других сооружений...
Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы...
Аура как энергетическое поле: многослойную ауру человека можно представить себе подобным...
Дисциплины:
2017-08-23 | 1577 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Для повышения эффективности работ по описанию бизнес-процессов нужно выбрать правильные методы и источники информации о существующей деятельности. Основными методами сбора и источниками информации являются:
рабочие семинары;
интервью;
вопросники и анкеты;
документы, существующие в организации.
Рабочие семинары
Самым эффективным методом сбора информации о бизнес-процессе является рабочий семинар. На семинаре собираются основные участники бизнес-процесса и совместно разрабатывают процессные схемы. Качество и скорость получаемых результатов при таком способе описания процесса являются наиболее высокими. Основным недостатком метода являются большие трудозатраты со стороны экспертов предметных областей и сложность их сбора в одно время в одном месте.
Интервью
Вторым по эффективности является метод последовательного интервьюирования экспертов предметных областей. Наиболее ценную и реальную информацию о том, как происходит бизнес-процесс, можно собрать только при личной встрече, когда аналитик, разрабатывающий процессные схемы, последовательно беседует с экспертами предметных областей, участвующими в бизнес-процессе. При проведении индивидуальных встреч, задавая ситуационно правильные вопросы, всегда можно выяснить достоверную информацию. Недостатком данного метода является большая продолжительность процесса сбора информации и большие трудозатраты аналитика, занимающегося описанием. При проведении интервьюирования рекомендуется использовать следующие правила (рис. 25):
правильно сделайте выбор собеседника;
создайте дружелюбную располагающую к общению атмосферу;
поддерживайте и развивайте контакт с собеседником, в том числе посредством невербального общения, стимулируйте собеседника говорить на требуемую тему;
|
задавайте открытые вопросы — когда? как? кто? что? почему? где? и активно слушайте;
не перебивайте собеседника лишними вопросами;
удерживайте нужный логический уровень общения;
делайте записи;
подведите итоги, уточните сведения;
поблагодарите собеседника.
Отдельного комментария требует правило удержания нужного логического уровня. Часто при интервьюировании сотрудники склоны предоставлять достаточно абстрактную либо достаточно детальную информацию о своей деятельности. В первом случае интервьюируемый предоставляет информацию на высоком логическом уровне и этот уровень нужно понизить, задавая вопрос типа «Каким образом выполняется эта работа?». Во втором случае интервьюируемый предоставляет информацию на низком логическом уровне и этот уровень нужно повысить, задавая вопрос типа «Зачем или для каких целей выполняется эта работа?».
Рис. 25. Правила проведения интервью Вопросники и анкеты. Документы организации
Более дешевым методом сбора информации о существующих в компании бизнес- процессах является использование вопросников и анкет (рис. 24). С их помощью можно массово и быстро собрать информацию по всей компании. К сожалению, качество собранной информации при таком методе будет низким, потому что анкетируемые склонны в анкетах, с одной стороны, преувеличивать, с другой стороны - не сообщать определенную информацию и в общем случае формально относятся к заполнению анкет. При применении данного метода аналитику, занимающемуся сбором информации о бизнес-процессах, приходится индивидуально встречаться с большим количеством анкетируемых с целью уточнения полученной информации и доработки анкет. Чаще всего предметом доработки является составление приложения с пояснением терминов бизнес- процессов, которые применяются в анкете.
Код бизнес-процесса: | |
Название бизнес-процесса: |
|
Рис. 26. Пример анкеты для сбора информации при описании бизнес-процесса
Документы, существующие в организации.
Последним источником информации о бизнес-процессах являются документы, имеющиеся в компании. В большинстве компаний имеются документы, регламентирующие их деятельность: Положения о бизнес-процессах, Положения о подразделениях и Должностные инструкции. В случае если регламенты устарели, а также фрагментарны, все равно рекомендуется их собрать. Многие элементы бизнес-процессов можно понять, изучив формы используемых в компании документов и отчетов. Все перечисленные документы перед началом работ по описанию бизнес-процессов рекомендуется собрать, структурировать и в дальнейшем использовать как один из источников информации.
Таблица 9. Определения и пояснения терминов к анкете для описания бинес-процесса
Термин | Определение | Пример |
Бизнес-процесс | Последовательность операций и процедур, вызванная определенным событием и | Поступление |
приводящая к определенному результату | ТМЦ на склад | |
Операция бизнес-процесса | Операция процесса представляет собой элементарную бизнес-функцию. Бизнес-процесс, как правило, состоит из нескольких шагов- операций. Если бизнес-процесс начался, все шаги-операции должны быть завершены, а цели достигнуты. | Проверка целостности поступившей партии |
Код бизнес- процесса | Уникальный код процесса, определенный в общем реестре бизнес-процессов | FIN_8 |
Владелец бизнес-процесса | Руководитель, отвечающий за выполнение всего бизнес-процесса | Директор по финансам |
Подразделение / должность | Наименование подразделения / должности, выполняющее большую часть шагов процесса | Финансовый отдел / Начальник финансового отела |
Код подразделения / должности | Уникальный код подразделения / должности, определенный в общем реестре структурных звеньев (подразделений и должностей) | ORG_4 |
Ответственный за выполнение | Должность или роль (обобщающая должность), ответственная за выполнение данного шага процесса | Менеджер по закупкам |
Участники бизнес-процесса | Подразделения, должности или роли (обобщающая должность), участвующие в выполнении данного шага процесса | Отдел продаж / менеджер по продажам |
|
|
Адаптации растений и животных к жизни в горах: Большое значение для жизни организмов в горах имеют степень расчленения, крутизна и экспозиционные различия склонов...
Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Особенности сооружения опор в сложных условиях: Сооружение ВЛ в районах с суровыми климатическими и тяжелыми геологическими условиями...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!