Значение ПК в работе секретаря. Правила работы за компьютером.

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Персональный компьютер (ПК) стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

• составление и редактирование документов;

• регистрацию и контроль исполнения документов;

• хранение и поиск документов, другой полезной информации;

• прием и передачу документов по каналам связи;

• архивное хранение документов;

Рекомендуемое положение во время работы за компьютером:

• стул-кресло должен иметь возможность индивидуальной регулировки;

• расстояние до экрана - 60-70 см;

• пользователь должен смотреть на экран сверху вниз под углом 10° от горизонтальной линии;

Идеальная высота сиденья - когда ступни ног полностью касаются пола, а угол сгиба коленей при этом составляет примерно 90°.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер..

Памятка секретарю

-Старайтесь сидеть за компьютером на 2,5 см выше, чем на обычном стуле.

- Расположите монитор прямо перед собой. Верхняя треть экрана - на уровне глаз, чтобы при работе угол наклона шеи был естественным.

-Настройте высоту спинки стула таким образом, чтобы она соприкасалась с местом наибольшего изгиба спины.

- Уши должны располагаться точно в плоскости плеч.

-Плечи должны располагаться точно над бедрами.

-Когда вы смотрите вниз, голова должна находиться точно над шеей, а не наклоняться вперед.

-Опирайтесь обеими ступнями о пол или подставку для ног. Под столом должно быть достаточно просторно, чтобы вы свободно могли вытягивать ноги.

- Руки должны удобно располагаться по сторонам.

-Локти должны быть согнуты и находиться примерно в 3 см от корпуса

-Запястья должны принять нейтральное положение (ни подняты, ни опущены).

-Сядьте так, чтобы край стула не давил под колени.

Правильная осанка во время работы максимально разгружает мышцы и позволяет работать дольше, меньше уставая.

суммарное время непосредственной работы на персональном компьютере не должно превышать 6 ч за смену.

На протяжении рабочего дня следует устраивать перерывы продолжительностью 10-20 мин. Работа без перерыва за монитором компьютера не должна превышать 45- 60 мин.

 

Условия труда секретаря.

 

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно-гигиенические нормы труда.Нормативные показатели:

-Температура воздуха,0 С:

летом - 22-25

зимой - 18-21

-Относительная влажность воздуха, 40-60%

-Уровень шума, дБ, не более 40-65

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами, как:

температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Оптимальной для человека является температура 19-20, учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей, находящихся в помещении.

Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным.

Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах: 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условии труда и планировании рабочего дня.