Этапы развития делопроизводства.

Этапы развития делопроизводства.

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское). Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному (15-18 в). Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату.В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов, закладывались основы организации учета и хранения документов; тогда же впервые появился термин «архив», изменилась и форма документа, столбец был заменен тетрадью.27 февраля 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный регламент государственных коллегий, которым вводилась система делопроизводства, получившая название «коллежская». Изданием Генерального регламента закреплялось самостоятельное подразделение, ответственное за делопроизводственную деятельность, - канцелярия. Центральной фигурой канцелярии становился секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, доклад их на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами.

 

Требования к организации рабочего места секретаря.

 

Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности — неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом «приемной».

Рабочее место секретаря располагается рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

Слово «организация» произошло от лат. organizo, т.е. соединение частей в одно целое и упорядочение их.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами груда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Согласно рекомендациям НИИ труда для рациональной организации рабочих мест необходимо:

-выбрать габариты и форму мебели;

-обеспечить удобное положение корпуса сотрудника при работе, создающее хорошее зрительное восприятие и свободное положение;

-оборудовать рабочее место соответствующей организационной техникой, средствами механизации;

- разместить мебель и сотрудников с учетом последовательности выполняемых работ;

В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

• не держать на рабочем месте ничего лишнего;

• все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой - слева; все, чем пользуются чаще, располагается ближе (ручка, бумага), чем пользуются реже - дальше (дела с документами, картотека);

• документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется класть так, чтобы их можно было легко читать брать и удобно ими пользоваться.

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Основными принадлежностями рабочего стола секретаря являются:

набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.д.;

• визитница

• степлер, дестеплер, дырокол.

•

Условия труда секретаря.

 

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно-гигиенические нормы труда.Нормативные показатели:

-Температура воздуха,0 С:

летом - 22-25

зимой - 18-21

-Относительная влажность воздуха, 40-60%

-Уровень шума, дБ, не более 40-65

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами, как:

температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Оптимальной для человека является температура 19-20, учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей, находящихся в помещении.

Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным.

Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах: 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условии труда и планировании рабочего дня.

 

Примерная схема рабочего дня секретаря.

 

1.Первая половина рабочего дня:

1.1.Прийти на работу за 15 мин до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

1.2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

1.2.1.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать ее.

1.2.2.Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

1.2.3.По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Проработать корреспонденцию. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основное фломастером или маркером.

1.3.Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

1.4.Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

1.5.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях.

1.6.Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

1.7.Работать с посетителями, вести телефонные переговоры (в течение всего дня).

1.8.Подшить исполненные документы в дела.

1.9.Выполнить работы на компьютере.

1.10.Организовать копирование документов в соответствии с указаниями руководителя.

 

2.Вторая половина рабочего дня:

2.1.Продолжить работу с посетителями и по телефону.

2.2.Собрать и подготовить для подписи исполненные документы.

2.3.Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

2.4.Обработать и отравить исходящие документы адресатам.

2.5.Наметить мероприятия на следующий день.

 

3.Конец рабочего дня:

3.1.Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

3.2.Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

3.3.Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

3.4.Использовать компьютер для планирования рабочего дня.

Правила приема и передачи телефонограммы. Примерный образец бланка телефонограмм.

 

Зачастую секретарю приходиться принимать и отправлять телефонограммы. Для правильной передачи телефонограммы необходимо быть знакомым со след.правилами передачи телефонограммы:

1.снять телефонную трубку;

2.набрать номер, представиться и изложить цель звонка;

3.дать время на подготовку к принятию телефонограммы;

4.медленно, с интонацией (произносить текст со знаками препинания и по буквам) прочесть текст телефонограммы;

5.спросить, нужно ли повторить текст;

6.спросить, кто принял (Ф.И.О., должность), а если у вас спросят, кто передал, то назвать свою Ф.И.О., должность;

7.время передачи поставить самостоятельно;

8.поблагодарить и попрощаться.

Исходящая телефонограмма оформляется на общем бланке организации и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

-наименование учреждения, наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

-дата;

-индекс, место издания или составления;

- адресат;

-заголовок, если документ печатается на формате А4;

-текст; подпись.

В текст телефонограммы включается информация с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших документ, а также номеров телефонов, даты и времени передачи - приема телефонограммы.

Заголовок телефонограммы должен начинаться с имени существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об».Для записи входящей телефонограммы необходимо иметь специальный бланк, в который записывается текст, затем он оформляется начисто и передается руководителю для принятия решения.

Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Она должна быть по возможности составлена из простых предложений.

 

Виды приёма посетителей.

 

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление об учреждении складывается именно при организации приема. Секретарь учреждения отвечает за организацию приема всех обратившихся. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

прием командированных работников; прием делегаций; прием сотрудников по текущим вопросам;

прием сотрудников по личным вопросам; прием посетителей других организаций.

Прежде всего следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с организацией, учреждением. Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время. Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя.

К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список всех работников организации.

1.увидев посетителя, отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего: «Добрый день! Чем могу быть полезна? Представьтесь, пожалуйста. 'Назначена ли Вам встреча?»;

2.установить причину посещения;

3.определить, сможет ли справиться с этим вопросом кто- либо из заместителей руководителя или других сотрудников фирмы, и направить посетителя к ним;

4.предупредить руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;

5.иметь на рабочем месте схему организации или список местных телефонов;

6.быть радушной и гостеприимной. В случае какой-либо задержки предложить посетителю чай, кофе, тоник или свежие газеты и журналы;

7.поддерживать приятную беседу с посетителем, не касаясь вопросов коммерческой деятельности фирмы. Если подобные вопросы возникнут, сослаться на неосведомленность;

8.иметь под рукой список лиц, к которым можно обратиться в случае обострения ситуации с посетителем;

9.быть внимательной и наблюдательной. Обращайте внимание, с чем клиент вошел и с чем вышел: Не оставил ли что- либо после посещения. Во избежание недоразумений оповестите охрану, если обнаружите что-либо подозрительное;

10.не оставлять включенным компьютер с повернутым монитором к посетителю;

11.не оставлять на рабочем столе документов, доступных посетителям, даже если их содержание вам кажется не конфиденциальным;

12.регистрировать посетителей в специальном журнале

 

Подготовьтесь заранее.

На Западе очень популярна система резюме, или C.V. ("curriculum vitae"), где в краткой форме перечислены ваши анкетные данные и все то, чем вы занимались до последнего момента. В нашей стране под C.V. часто подразумевают более подробное жизнеописание, хотя на Западе эта форма уже изжила себя.

Резюме, как правило, посылается по почте (или по факсу). Но его можно занести и лично, а заодно и произвести "рекогносцировку местности", то есть оценить степень солидности фирмы по месторасположению офиса и его интерьеру. Резюме анализируется работодателем в ваше отсутствие. Ему должно быть понятно, чего вы хотите, что умеете и чего стоите. Постарайтесь вложить в эту страничку текста всю свою индивидуальность, подчеркнув все положительные моменты. Именно по резюме отбирают кандидатуры для личного собеседования. Помните, что краткость - сестра таланта. Если фирма завалена предложениями, руководитель, экономя время, может просто не прочесть резюме, выходящее за объем одной страницы. В нашей стране форма резюме обычно используется в инофирмах. Профессионалы, занимающиеся подбором персонала для русских предприятий, считают, что она не очень эффективна. В России люди часто меняют работу, переходя из одной области в другую, никак не связанную с предыдущей. Сухие факты биографии вряд ли могут дать реальное представление о человеке, логике его действий, возможностях и реальном опыте. Тем не менее имеет смысл составить свое резюме, размножив его в нескольких экземплярах, и всегда держать под рукой. Если в объявлении требуется прислать именно резюме, у вас будет возможность сделать это без промедления. Скорость отправки тоже имеет значение. Если это рабочее место - лакомый кусок, вам нужно обогнать своих конкурентов.

Как составлять резюме

Составление резюме и жизнеописания - хорошая возможность взглянуть на себя со стороны, взвесить свои плюсы и минусы, выяснить, на что вы реально можете претендовать.

Жизнеописание

Составляя свое жизнеописание, вы начинаете его так же. как и резюме, но даете более развернутую информацию. В конце отдельной строкой можно сообщить о ваших человеческих качествах и интересах.Когда пишете о трудовой деятельности, то в обратном порядке - так же, как в резюме, указываете даты и места работы. Только тщательно расшифровывайте информацию. Сообщите, чем занималась данная организация, в каком отделе вы работали, что входило в ваши служебные обязанности, за какое направление вы несли ответственность. Все это дает хороший портрет специалиста. Перечислите все, что можно отнести к вашим персональным достижениям.

Пункт «Образование» вы расписываете так же, как в резюме, но более подробно, включив в него все дополнительные курсы, специализаций и факультативы, на которых когда-либо учились. Нужно указать, при каких учебных заведениях они были организованы и какие навыки вы там получили. Вы можете написать, какими дипломами и сертификатами подтверждены ваши знания. Чем больше умеет человек делать, тем шире его кругозор и больший интерес он представляет для работодателя. Если одновременно со средней школой вы закончили музыкальную, смело пишите об этом, даже если ваше умение играть вам может никогда не пригодится.

 

 

Примерный вариант резюме

НАДЕЖДА РОБЕРТОВНА ЧАЙКИНА

Ул. Русаковская 27, кв25 Москва, Россия, 107113. 264-1205

Дата рождения; 24.02.1970

Цель: соискание позиции ответственного секретаря редакции журнала Cosmopolitan

Образование:

1993—настоящее время

Московский государственный институт международных отношений — аспирантура по специальности "Международные отношения и средства массовой информации"

1986-1992

Московский государственный университет — диплом по специальности "Славянские языки и литература"

Трудовая деятельность:

1991 — настоящее время

Московский государственный институт международных отношений. Преподаватель английского языка.

 

Октябрь 1994- настоящее время

АО "Инициатива". Секретарь Генерального директора

 

Июнь 1992—октябрь 1994

Компания Wellcome Foundation Ltd. Переводчик

Специальные знания

Свободное владение английским языком

Опыт работы с компьютерными программами Microsoft Word и Excel for Windows

Скорость печатания: английский язык – 100 зн./мин.

русский язык – 120 зн./мин.

Закончила курсы стенографии и делопроизводства.

 

Семейное положение

Замужем, имею сына.

 

29. Основные правила составления и оформления рекомендательного и сопроводительного писем.

 

Рекомендательное письмо представляет собой характеристику соискателя на определенную вакансию, предназначенную для потенциального работодателя от имени третьего лица, как правило, представляющего организацию (предприятие, учреждение), в котором ранее работал или учился рекомендуемый (рекомендуемая).

Основное функциональное назначение рекомендательного письма, как и резюме, состоит в информировании будущего работодателя о наиболее важных деловых качествах соискателя и пробуждении профессионального интереса к личности последнего.

Содержание рекомендательного письма должно быть объективным, точным, немногословным. В нем отражаются наиболее важные профессиональные и личные качества рекомендуемого. В этом состоит основное отличие рекомендательного письма от характеристики.

Структура этого документа в целом соответствует типовой структуре делового письма и, как правило, включает обращение, вводную часть, основную часть, а также заключительную формулу вежливости. Кроме того, рекомендательное письмо может иметь и приложения. Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление

Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.

Основная часть

В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Возьмите две-три основные характеристики.

Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения.

Заключение
Упомяните о дальнейших планах сотрудника.Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.

В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения. Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись.

Стиль изложения рекомендательного письма должен быть спокойным, доброжелательным, лаконичным. Оформление документа производится преимущественно на фирменном бланке предприятия.

Примеры часто употребляемых фраз для рекомендательных писем

А. Основные формулировки:

Рекомендую (рекомендуем)... Вам (к Вашему сведению...)

Настоящим письмом рекомендую (рекомендуем, рекомендуется) в

качестве соискателя вакансии... (в качестве кандидата на позицию...) Я с удовольствием рекомендую... руководству Вашей организации... (Вашему предприятию...)

Мы с большим удовольствием рекомендуем господина... (наших

сотрудников...)

Я знаю господина (госпожу) как... работника и... человека...

добросовестного и квалифицированного...

усердного и инициативного...

дисциплинированного и ответственного...

умелого и грамотного...

порядочного и скромного-

честного и отзывчивого...

приветливого и доброжелательного... приятного во всех отношениях...

За время работы (стажировки, производственной практики)... он проявил себя...

с самой лучшей стороны... наилучшим образом... эффективным работником... способным руководителем... знающим специалистом... пунктуальным исполнителем... незаменимым сотрудником... самым подобающим образом...

Характеристика прилагается.... Отзыв высылается... Заключение представляется...

Служебная характеристика будет предоставлена с получением от Вас запроса...

 

Б. Дополнительные формулировки:

Буду обязан за содействие в...

Спасибо за внимание к...

Я буду рад, если предлагаемая кандидатура...

Мне будет приятно узнать, что в лице рекомендуемого Вы нашли...

Мы надеемся, что рекомендуемый окажется полезен...

Мы полагаем, что такой работник, как..., может рассчитывать на место в

Вашем коррективе...

Мы думаем, что это одна из лучших кандидатур... Я не удивлюсь, если рекомендуемый уже в самое ближайшее время.

 

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо (англ. covering letter) — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.).

Сопроводительное письмо – это хороший способ продемонстрировать потенциальному работодателю свое стремление работать на него и показать себя незаменимым работником.

Направляют сопроводительное письмо потенциальному работодателю обычно вместе с резюме. Основная задача сопроводительного письма – пояснить некоторые аспекты резюме и показать ценность кандидата..

Сопроводительное письмо необходимо, если в вашем резюме есть факты, которые, возможно, говорят не в вашу пользу и которые нельзя скрыть. В таком случае следует разъяснить «скользкие моменты» вашей трудовой биографии и сообщить читателю письма, почему у вас вызывает интерес предлагаемая им работа. Сопроводительное письмо должно доказать работодателю, что несмотря ни на что вы идеально подходите на эту вакансию.

 

Структура сопроводительного письма:

 

1.Вступление. Объясните, почему вы обращаетесь к данному лицу или организации.Полезно вставить пару лестных слов о конкретных успехах и достижениях данного лица или организации.

2.Основная часть. Кратко изложите свои возможности и достигнутые результаты, подтверждающие вашу пригодность для работы.

3.Заключение. Укажите программу дальнейших действий (приход в компанию или звонок).

 

Этапы развития делопроизводства.

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское). Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному (15-18 в). Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату.В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов, закладывались основы организации учета и хранения документов; тогда же впервые появился термин «архив», изменилась и форма документа, столбец был заменен тетрадью.27 февраля 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный регламент государственных коллегий, которым вводилась система делопроизводства, получившая название «коллежская». Изданием Генерального регламента закреплялось самостоятельное подразделение, ответственное за делопроизводственную деятельность, - канцелярия. Центральной фигурой канцелярии становился секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, доклад их на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами.