Процесс управления запросами.

Успешные проекты являются достаточно гибкими, чтобы отвечать на внешние изменения и обновляться в соответствии с ними, чтобы при выходе продукта или услуги проекта на рынок они появлялись там своевременно и а подходящем им месте.

Запросов на изменение, являющихся результатом нечеткого понимания заинтересованными лицами задач и целей проекта, легче всего избежать. Четкая передача информации об общих задачах и целях проекта обеспечит устойчивое положение проекта. Обеспечение того, что соответствующие заинтересованные лица проверяют требования к проекту и соответствующие лица, принимающие решение, одобряют их, также поможет избежать появления запросов на изменение, которые происходят из нечеткого понимания задач, целей и требований проекта. Неважно, насколько старателен руководитель проекта в своих коммуникациях и требованиях к процессу сбора, он также должен иметь дело с запросами на изменение, которые не имеют другого назначения, кроме как прояснить неправильные представления заинтересованного лица. Запросы на изменение подобны небольшим экономическим моделям и должны содержать такие элементы, которые содержит экономическая модель. Элементы, интересующие нас, - это ожидаемая выгода от изменения. Запрос на изменение, четко описывающий выгоду, которая будет получена от выполнения изменения, такую как, к примеру, упрощение процесса онлайн - покупки, превращение продукта в более привлекательный для целевых потребителей, или изменение функции, направленное на изменение процесса круговорота, - это запрос на изменение, которые могут повысить эффективность (стоимость) проекта. Запрос на изменение этого типа должен перейти на следующий этап в вашем процессе управления изменениями. Изменение может быть выгодно и для самого проекта. Например, изменение, которое может сократить объем работ, необходимый для выработки предоставляемого результата, или изменение, которое позволит группе завершить работу над проектом раньше планируемого срока.

Запросы на изменение могут не включать в себя подробные описания выгод, которые они несут с собой. Эксперт в предметной области, который обнаруживает необходимость соответствовать новым требованиям рынка или обнаруживает возможность сэкономить деньги или время, может не иметь достаточного опыта для формулирования экономического обоснования. Косвенная выгода для организации или проекта может быть скрыта в техническом описании запрошенного изменения. Ваш процесс управления изменениями должен включать в себя предоставление инициатору запроса контактной информации, которую нужно предоставить с запросом на изменение, и для всех инициаторов запроса нужно подготовить ответы на вопросы об их запросах. Посетите, позвоните или напишите по электронной почте инициатору запроса и попросите его более подробно объяснить экономическое обоснование. Задайте ему наводящие вопросы, такие как "Каким новым требованиям рынка должно соответствовать это изменение?", "Как это изменение сэкономит время на выполнение проекта?", или "Сколько денег сэкономит это изменение для проекта?". Избегайте задавать такие вопросы, как "Как это изменение улучшит систему?", или "Как это изменение повысит качество?". Эти вопросы положат начало обсуждению того, почему их решение лучше, чем то, которое было выбрано изначально.

Описание выгод изменения может быть выпрошено у инициатора запроса. Но если он не может четко сформулировать выгоду запрашиваемого изменения после нескольких наводящих вопросов, или он пытается свести разговор к обсуждению того, чем его решение лучше того, которое планировалось изначально, заканчивайте разговор: вы получили необходимую вам информацию – выгоды от этого изменения не будет.

План управления изменениями должен предоставлять метод отбрасывания запросов на изменение, не сопровождаемых экономическим обоснованием, перед этапом их оценки. Человек, ответственный за управление изменениями проекта, должен быть на первой линии обороны. Этот человек может быть руководителем проекта, или кем-либо из проектной группы, кому назначена эта роль. Один из лучших опытов в управлении изменениями проекта был получен, когда назначили члена группы, ответственного за управление изменениями проекта. Этот человек был заинтересован в приобретении опыта управления проектами и имел достаточную силу характера, чтобы взять на себя эту роль и не быть при этом подавленным заинтересованными лицами. Он внес вклад в определение процесса и удивительно хорошо ограничил число изменений, которые нужно было оценить.