Факторы проектирования коммуникационных систем

При проектировании коммуникационных систем следует учитывать ряд факторов.

1. Ограничения. Управление информационными потоками не может осуществляться без ограничений. В качестве таких ограничений прежде всего принимаются во внимание следующие:

- учет защищенности информации (например, авторские права на идеи, программное обеспечение и прочие права по защите интеллектуальной собственности, секретность и т.д.);

- учет индивидуальной защиты информации (например, данные, касающиеся определенных лиц, и т.д.);

- учет допустимости связей (например, недопустимость обсуждения цен с конкурентами и т.д.);

- учет допустимых средств связи (например, наблюдение или под-слушивание посторонними лицами);

- защита информационной структуры (например, защита систем обработки данных от несанкционированного доступа);

- учет предельной пропускной способности техники связи или парт-неров по связи (например, скорость передачи, количество каналов или оконечных устройств, время доступа, емкость памяти, быстродействие оперативной памяти).

2. Возможные формы коммуникативных процессов. Для управления коммуникациями имеются разнообразные конструкторские возможности, которые могут подразделяться следующим образом:

- стратегические, т.е. относящиеся к структуре информационной системы;

- тактические, касающиеся поддержания информации в рабочем состоянии.

3. Ситуация с коммуникацией: где и при каких условиях должна осу-ществляться связь внутри организации (внутренняя) и вне организации (внешняя). К условиям связи относятся: окружение (например, присутствие других лиц), повод, плановость, степень свободы партнеров по связи (стесненная или нестесненная, разрешенная или неразрешенная, формальная или неформальная связь) и др.

4. Время и продолжительность коммуникации: когда, как часто и как долго осуществляется связь между участниками процесса принятия решения.

5. Партнеры по коммуникациям или абоненты связи: кто с кем кон-тактирует в процессе принятия решения (пол, возраст, ранг, должность, роль; руководители фирм, штабные службы, головное подразделение, отдел, служба, команды, консультанты). Устанавливается также характер партнеров по связи, причем в качестве типов рассматриваются связи «человек — человек», «человек — машина», «машина — машина», а также другие виды комбинаций.

6. Количество партнеров по коммуникациям. Выделяются двусторон-няя и многосторонняя коммуникации, что оказывает влияние на ог-раничения, формы, время и продолжительность коммуникации.

7. Условия коммуникации. Как связаны участники (абоненты) ком-муникации:

- по направлению (одно- или двунаправленная; на передачу или на прием);

- по частоте (регулярно или эпизодически);

- непосредственно (прямая или непрямая);

- по ступенчатости (одно- или многоступенчатая);

- по иерархическому направлению (горизонтальное или вертикальное);

- по объединению в сеть.

Надежность и своевременность информационных услуг определяется конфигурацией сети:

- при структуре «солнце» вся информация проходит через центр, который имеет кратчайший путь соединения с остальными участниками;

- при «круге» каждого из партнеров можно достичь только по обходным путям;

- «колесо» является соединением «солнца» и «круга»;

- при «звездной» структуре каждый участник имеет возможность коммуникации (например, телефон) с каждым другим участником;

- при «цепи» существует особенно большая опасность нарушения коммуникации между первым и последним абонентами из-за большого расстояния между ними.

8. Предмет, содержание и объект коммуникации: по какому вопросу осуществляется коммуникация (факт, мнение, передача опыта; инициатива, идея, проблема; ожидание, желание, цель; решение, инструкция, рекомендация; заявление, пояснение, контрольная информация). Проблема управления информацией состоит в фильтрации или фальсификации содержания информации, обусловленных интересами источника данных, необходимости предотвратить эти действия.

9. Средства и способы коммуникации (технология). Технология ком-муникации охватывает методы и средства подготовки, накопления (за-поминания), обработки, передачи и использования информации, а также создания информационных систем и их применения. Устройства передачи и приема информации: телефон, телефакс, внутренняя радиотелефонная связь; устройства для создания носителей информации: диктофоны, фотокопировальные установки; устройства для передачи сигналов: курьерские услуги, пересылка по почте, проводные и беспроводные линии связи и др. Компьютерные сети являются универсальной технологией коммуникации.

10. Личное общение в различных формах (разговор наедине, групповая беседа, разговор на конференции) отличается от тех методов, ко-торые применяются с использованием коммуникативной среды - и большинстве случаев на определенные расстояния (телекоммуникация с использованием носителей печатной информации, акустических, аудиовизуальных или электронных сред), с более сильным воздействием передающего на принимающего информацию. Это необходимо учитывать при разработке и реализации управленческого решения: чем важнее решение, тем большую важность имеет личное общение.

Характеристика различных типов коммуникаций приведена в табл. 9.1.

Опыт внедрения новых информационных технологий в управление показывает, что для эффективной организации информационной деятельности целесообразно создавать специальные службы управления информационными ресурсами для выполнения следующих функций:

1) обеспечивать централизованное управление информационными ресурсами;

2) создавать условия для принятия более качественных решений за счет повышения качества и уменьшения количества информации;

3) учитывать эффект от использования информации в подразделениях организации;

4) обеспечивать информационные связи с внешними организациями;

5) разрабатывать и внедрять стандарты информационного обеспечения, документооборота, различных информационных услуг;

6) ставить информационное обеспечение организации на плановую основу;

7) обеспечивать подготовку и обучение специалистов для работы по новым информационным технологиям, в том числе обучение управляющих всех уровней;

8) внедрять новые технические и программные средства и соответ-ственно перестраивать информационную деятельность организации 27

 

Таблица 2.1

Характеристики различных типов коммуникаций Типы коммуникаций	Характеристика коммуникаций
Внутриличностная	Коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. Индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей стороной
Межличностная	Коммуникация с другим человеком. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи — обычно взгляд или звук, а обратной связью — ответ каждого участника этой коммуникации
В малой группе	Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое число людей собирается вместе с какой-то целью. Каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и может взаимодействовать с другими. Каналы связи более структурированны, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же
Общественная	В общественной коммуникации выступающий (посылающий) передает послание аудитории (при-нимающему). Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук, жесты). Возможности обратной связи ограничены. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс- конференциях
Типы коммуникаций	Характеристика коммуникаций