Регистры бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры являются, по существу, носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Учетный регистр - это специальные формы, предназначенные для учетных записей.

Записать операцию на счетах - это значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

Таким образом, по внешнему виду регистры подразделяются на карточки, сводные листы и книги. По содержанию учетные регистры подразделяются на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Карточки предназначены для аналитического учета товарно-материальных ценностей по местам хранения (карточки учета материалов), основных средств (инвентарные карточки), различных расчетов и др. Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как вся карточка заполнена, записи продолжают вестись на новом бланке той же карточки, с присвоением ему очередного порядкового номера страницы. Карточки открываются на год. Открытие карточки регистрируется в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время карточки являются одним из самых распространенных видов регистров, применяемых организациями.

Сводные листы – учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета или выполняют роль комбинированных регистров. К сводным листам относятся ведомости, журналы-ордера и др. Формат и графление сводных листов в зависимости от их назначения могут быть различными. Сводные листы обязательно имеют соответствующее название (например, журнал - ордер, ведомость и др.), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), и таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи. Они хранятся в особых папках - регистраторах и заводятся, как правило, на месяц, квартал.

Книги представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. В организации обязательно ведутся Кассовая книга, Главная книга – регистр синтетического учета.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.

Записи в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

По видам записей (по назначению) учетные регистры бывают хронологическими, систематическими и комбинированными.

Хронологические регистры предназначены для хронологической записи операций, то есть по порядку их совершения без какой-либо группировки и систематизации. Эти регистры выполняют контрольные функции при проверке полноты отражения операций.

Систематические регистры используются для систематической записи операций. В этих регистрах операции группируются по определенным признакам (регистры для ведения бухгалтерских счетов). Примером систематического регистра является Главная книга.

Комбинированные регистры сочетают в себе признаки хронологических и систематических регистров.

Выбор того или иного вида учетного регистра обуславливается требованиями оптимальной организации учетного процесса на конкретном участке работы. Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формирования данных для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно». Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым - в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму. Исправление ошибки также должно быть подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком "минус"). После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в текущий архив организации.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Налоговым законодательством установлено, что к разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу сведений, представляющих собой производственную или коммерческую тайну налогоплательщика, ставших известными должностному лицу налогового органа, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей.

По уголовному законодательству Российской Федерации незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, являются преступлением в сфере экономической деятельности и влекут уголовную ответственность.