Табличный процессор Ехсеl. Интерфейс программы. Рабочая книга и рабочие листы Ехсеl. Работа с листами. Приемы выделения строк, столбцов, диапазонов.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах.

Excel – табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. В отличие от текстового процессора Word, предназначенного для оформления текстовых документов, Excel специализирован для выполнения вычислений с табличными данными. Excel имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.

С другой стороны, Excel – это среда, ориентированная на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров и других специалистов, обрабатывающих табличные данные.

Основные возможности Excel:

- редактирование и форматирование текстовых, числовых данных и формул;

- проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

- автоматизация итоговых вычислений;

- использование функций различных категорий;

- решение задач путем подбора значений параметров, табулирования функций;

- обработка результатов экспериментов;

- подготовка табличных документов;

- построение диаграмм и графиков по имеющимся данным;

- интеграция программ Microsoft Office

- установка защиты;

- создание сводных таблиц;

- построение сводных диаграмм;

- консолидирование данных из разных таблиц;

- структурирование и отбор данных.

Автозаполнение - автоматическое заполнение ячеек формулами или числами.

Адрес ячейки - состоит из номера столбца и строки.

Диаграмма - графическое представление данных. С помощью форматирования имеется возможность представления диаграммы в самых различных видах.

Легенда – специальное окно, содержащее для каждого ряда данных ключ и поле название ряда.

Ряд данных – группа элементов данных, соответствующая одному блоку ячеек рабочего листа, не обязательно смежных.

Оси диаграммы – предназначены для обрамления области построения диаграммы, нанесения разметки (шкал), которым соответствуют основные значения элементов данных и категорий.

Диапазон ячеек - адреса ячеек в виде ряда, указывающих выбранной функции данные для расчета.

Копирование - копирование в EXCEL предполагает самые различные операции - копирование содержимого ячейки, её формата, формулы, результата, примечания.

Мастер - программа для комфортной работы, позволяющие за несколько шагов, на которых необходимо произвести некий выбор или ввести информацию, создать необходимый объект или выполнить определенный расчет.

Надстройки - это специальные средства, расширяющие возможности программы Excel.

Рабочая книга - документ Excel и состоит из набора рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц.

Рабочий лист - рабочий лист состоит из строк и столбцов. Пересечение строк и столбцов образуются ячейки таблицы.

Ссылки - адреса ячеек, используемые в формулах. Ссылки бывают относительные и абсолютные.

Относительные ссылки – при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Абсолютные ссылки – при копировании адреса ссылок не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная.

Формулы - вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций.

Палитра формул – диалоговое окно, содержащее значение, которое получится, если немедленно закончить ввод формулы.

Строка формул состоит из поля адреса, управляющих кнопок и поля содержимого ячейки. При активизации ячейки таблицы в этих полях появляется соответствующая информация. Управляющие кнопки выполняют: отмену редактирования ячейки (кнопка с крестом); принятие редактирования (кнопка с галочкой – соответствует нажатию Enter); вызов Мастера функций (кнопка "="). Редактировать содержимое ячейки можно непосредственно в самой ячейке или в поле содержимого ячейки. В первом случае надо выполнить двойной щелчок по ячейке или нажать клавишу F2, во втором – активизировать ячейку и щелкнуть в поле содержимого строки формул.

Указатель ячейки– рамка, выделяющая ячейку.

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют

фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Запись базы данных – строка списка.

Поле базы данных – столбец списка.

Сортировка данных в списке – упорядочение данных.

Фильтрация данных в списке – выбор данных по заданному критерию (условию).

Структурирование таблицы – группирование строк и столбцов.

Сводная таблица – обеспечивает различные способы объединения информации.

Консолидация – объединение данных, представленных в областях-источниках.

Консолидация по расположению данных – все источники имеют одинаковое расположение данных источников.

Консолидация по категориям – области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Запустить Excel можно одним из следующих способов:

1. Через пункт Программы Главного меню.

2. С помощью документа Excel, при открытии которого запускается программа.

3. Щелкнуть на значке Excel на рабочем столе.

После запуска программы на экране появляется окно, основными элементами которого являются: строка заголовка, панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки, строка состояния, заголовки строк и столбцов, строка формул, ярлычки листов (Рисунок 1). Excel имеет стандартный интерфейс Windows. Строка меню отличается от меню в Word заменой пункта "Таблица" на пункт "Данные", предназначенный для выполнения операций сортировки, фильтрации и некоторых других над табличными данными.

На панели форматирования следует отметить кнопку "Объединить и поместить в

центре", а также "Денежный формат" и "Процентный формат".

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно

нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Оформление таблицы

Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.

Перед выполнением команды в Excel следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Это справедливо и для команд форматирования. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.

 

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена, например: A1 или DE234. Обозначение ячейки выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например A1:C15. Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов (текст, число или формула), а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка A1) и содержащую все заполненные ячейки. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа "=" (знак равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом.

Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левому краю ячейки, а числа - по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат —› Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять видом рамок, задавать фоновый цвет.

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в сроке формул. Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию можно легко выполнить "в уме". Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.