Управление корпоративной информацией: сегодняшняя повестка дня для совета директоров

Приведем пункты «Сегодняшней повестки дня для совета директоров», сформулированные с учетом отмеченных факторов[317],[318].

Совет директоров должен убедиться в том, что его собственная деятельность осуществляется таким образом, что члены совета:

● уверены в том, что информация, которую они используют для разработки стратегии и принятия решений, достаточна и необходима для их целей;

● имеют возможность получать доступ и запрашивать всю информацию и подтверждающие данные, необходимые в качестве основы для их решений, и уверены, что эта информация предоставляется объективно;

● уверены в том, что практика использования ими информации, как на коллективном, так и на индивидуальном уровне соответствует применимым законам, нормативным актам и признанным этическим стандартам (национальным и международным);

● решительно настроены поддерживать осведомленность о новых разработках в области управления информацией, ресурсах и инструментах. Этого можно достичь, возложив ответственность за управление информацией на конкретного директора или старшего менеджера, который отчитывается об управлении информацией непосредственно на уровне совета.

Если приведенные выше принципы соблюдаются в работе совета директоров, то это естественным образом обусловливает его ответственность за стратегию и политику в области работы с информацией.

1. Совету нужно выработать информационно-центричное видение бизнеса. Для реализации такого видения ему необходимо обеспечить разработку и регулярный пересмотр стратегии организации в области работы с информацией (information strategy). Стратегия должна быть направлена на увеличение ценности, которую можно извлечь из корпоративных информационных активов и направить на поддержание текущей и будущей бизнес-стратегии. Она откроет для организации новые возможности, основанные на использовании данных, и будет способствовать капитализации разработок в информационной среде. Сегодня компаниям необходимо быть среди лидеров. Анализ данных должен предупреждать о конкурентных угрозах и выявлять потенциальные направления роста и инновационной деятельности.

2. Совету необходимо рассмотреть и принять политику в области работы с информацией (information policy), охватывающую все аспекты управления ею, критически важные для деятельности организации.

– Идентификация. Организация должна уметь идентифицировать информационные активы и проводить различие между теми, что представляют ценность и важность, и теми, что этого не делают. Совету директоров следует отдавать себе отчет в том, что ценность информации может меняться по мере того, как меняется бизнес-среда.

– Ценность. Политика должна способствовать выявлению возможностей получения организацией выгоды (за счет правовой защиты, лицензирования, повторного использования, объединения, публикации или приобретения информационных активов).

– Руководство данными (data governance)[319]. Политика работы с информацией должна включать частные политики (и предусматривать внедрение соответствующих процедур), направленные на надлежащее (в соответствии с применимыми правовыми, нормативными, операционными и этическими нормами и стандартами) использование информации. Cюда же относится и контроль за соблюдением требований по защите информации (включая информацию, принадлежащую другим лицам) от кражи, потери, несанкционированного доступа, злоупотреблений и неправильного использования.

– Качество и полнота. Политика должна определять, каким образом организация будет обеспечивать уровни качества и полноты данных, необходимых ей для достижения своих целей на каждом уровне ответственности. В частности, целесообразно предусмотреть введение корпоративных стандартов данных, способствующих эффективной передаче знаний и информации. Кроме того, следует уделять внимание выработке корпоративной информационной архитектуры, которая обеспечит доступность и интеграцию данных.

– Лучшие практики. Политику необходимо направить на применение передовых практик в области управления данными, документами и записями. Этот аспект включает определение ролей и обязанностей по созданию, сбору, организации, хранению, предоставлению доступа, использованию и защите информации. Нужно предусмотреть комплекс мер по обучению сотрудников соответствующим навыкам, в том числе и подходам к применению информационных активов. В рассматриваемых практиках так или иначе следует задействовать каждого сотрудника.

– Культура. Политика должна способствовать формированию организационной культуры, которая станет стимулировать сотрудников шире использовать имеющиеся информационные активы (а также вводить в действие новые) и выявлять возможности, основанные на интеграции информации и беспрепятственном обмене идеями[320].

3. Бóльшую часть повседневных обязанностей по управлению информацией нужно делегировать сотрудникам по всей организации, при этом их выполнение следует подкрепить четкой операционной структурой (operational framework) зон ответственности руководителей, команд и отдельных работников, прозрачной на всех уровнях и утвержденной советом директоров. Она будет залогом эффективного руководства данными и выполнения бизнес-планов (дорожных карт), определяющих инициативы в области управления информацией.

4. Совет директоров должен быть уверен, что информационная политика соответствует целям организации, т. е. иметь возможность определять, каким образом будет оцениваться ее соблюдение.

На рисунке 7.7 схематически отражена рамочная модель управления корпоративной информацией. Она демонстрирует, каким образом основные описанные элементы сочетаются между собой.

Бизнес-стратегия определяет видение и стратегию организации в области работы с информацией. Выделенные в виде опорных колонн базовые компоненты согласованно взаимодействуют, обеспечивая реализацию видения и стратегии. Эффективность реализации оценивается с помощью метрик. Частные политики, процессы, процедуры и стандарты, поддерживающие политику работы с информацией, опираются на информационную архитектуру, формируемую в соответствии с дата-центричным подходом. Вместе все эти составляющие содействуют развитию информационно-центричной культуры и обусловливают существенное повышение конкурентоспособности организации за счет эффективного использования ее информационных активов.

* Ward S., Carter D. Information as an asset – Today’s Board Agenda: The value of rediscovering gold // Business Information Review, 2019, 36 (2): 53–59. DOI: 10.1177/0266382119844639 – URL: https://www.researchgate.net/publication/332763457_Information_as_an_asset_-_Today’s_Board_Agenda_The_value_of_rediscovering_gold.